Bloque II · Tema 8

Procesadores de texto: Word 365

«Procesadores de texto: Word 365. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración del documento. Gestión de ficheros. Personalización del entorno de trabajo.»

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Tema 8. Procesadores de texto: Word 365

Bloque II. Actividad Administrativa y Ofimática. Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado (C2).

Enunciado oficial (Anexo I, BOE-A-2025-26262): «Procesadores de texto: Word 365. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración del documento. Gestión de ficheros. Personalización del entorno de trabajo.»

Autoría	Equipo de contenidos TestMiOpo
Revisión jurídica	Pendiente de revisor colegiado
Última revisión	27 de julio de 2026
Software de referencia	Microsoft Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español, sobre Windows 11. Todo lo que se describe aquí se refiere a esa versión, no a Word para la web ni a Word para Mac, que tienen menos funciones y otra distribución de comandos
Norma de referencia	Resolución de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262), anexo I, punto 2.2, que fija Windows 11 y Microsoft 365 en versión de escritorio como entorno de la segunda parte del ejercicio. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE-A-2015-10565), artículos 26 y 27, sobre emisión de documentos y copias por las Administraciones Públicas
Convocatoria de referencia	Resolución de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262)

1. Mapa del tema

                  TEMA II.8. PROCESADORES DE TEXTO: WORD 365
                                     │
  ┌───────────────┬──────────────────┼──────────────────┬────────────────────┐
  │               │                  │                  │                    │
EL ENTORNO   GESTIÓN DE          CREACIÓN Y        ESTRUCTURA          UTILIDADES
DE TRABAJO   FICHEROS            EDICIÓN           DEL DOCUMENTO       AVANZADAS
  │               │                  │                  │                    │
  ├─ cinta de     ├─ nuevo,          ├─ selección       ├─ ESTILOS           ├─ COMBINAR
  │  opciones     │  abrir,          │  ratón,          │  rápidos           │  CORRESPON-
  │  pestañas     │  guardar,        │  teclado,        │  modificar         │  DENCIA
  │  grupos       │  guardar como    │  bloque          │  crear             │  documento
  │  iniciadores  │                  │  vertical        │  conjunto          │  principal
  │  de cuadro    ├─ FORMATOS        │                  │  de estilos        │  origen de
  │  de diálogo   │  .docx nativo    ├─ PORTAPAPELES    │                    │  datos
  │               │  .dotx plantilla │  de Windows      ├─ temas             │  campos
  ├─ barra de     │  .docm macros    │  de Office       │  fuentes,          │  vista previa
  │  herramientas │  .doc heredado   │  24 elementos    │  colores,          │  finalizar
  │  de acceso    │  .pdf, .odt      │                  │  efectos           │
  │  rápido       │  .rtf, .txt      ├─ pegado especial │                    ├─ REVISIÓN
  │  y su         │                  │  mantener        ├─ CONFIGURAR        │  ortografía
  │  personali-   ├─ OneDrive        │  formato,        │  PÁGINA            │  y gramática
  │  zación       │  Autoguardado    │  combinar,       │  márgenes          │  control de
  │               │  historial de    │  solo texto      │  orientación       │  cambios
  ├─ barra de     │  versiones       │                  │  tamaño            │  comentarios
  │  estado       │                  ├─ BUSCAR Y        │  columnas          │  comparar y
  │               ├─ Autorrecupera-  │  REEMPLAZAR      │  saltos de página  │  combinar
  ├─ VISTAS       │  ción            │  formato         │  saltos de sección │
  │  Diseño de    │                  │  especiales      │  encabezado y pie  ├─ PROTECCIÓN
  │  impresión    ├─ propiedades     │  COMODINES       │  por sección       │  restringir
  │  Modo lectura │  e Inspector de  │                  │  numeración        │  edición
  │  Diseño web   │  documento       ├─ FORMATO DE      │                    │  contraseña
  │  Esquema      │                  │  FUENTE          ├─ TABLAS            │  marcar como
  │  Borrador     └─ imprimir        │                  │  crear             │  final
  │                                  ├─ FORMATO DE      │  filas y columnas  │
  ├─ zoom                            │  PÁRRAFO         │  combinar/dividir  ├─ ACCESIBILIDAD
  │                                  │  alineación      │  bordes y sombreado│  comprobador
  └─ OPCIONES DE WORD                │  sangrías        │  repetir título    │  texto
     General, Mostrar,               │  interlineado    │  convertir texto   │  alternativo
     Revisión, Guardar,              │  espaciado       │  ordenar, fórmulas │
     Idioma, Accesibilidad,          │  TABULACIONES    │                    └─ ATAJOS DE
     Avanzadas, Personalizar         │                  ├─ REFERENCIAS          TECLADO
     cinta, Acceso rápido,           └─ LISTAS          │  tabla de contenido
     Complementos,                      viñetas         │  notas al pie y al final
     Centro de confianza                numeradas       │  citas y bibliografía
                                        multinivel      │  títulos y ref. cruzadas
                                                        │  índice
                                                        └─ ILUSTRACIONES
                                                           imágenes, formas,
                                                           SmartArt, ajuste de texto

2. Introducción y enfoque de estudio

Word es, con Access, Outlook e Internet, uno de los cuatro temas que más preguntas dan de todo el programa. La medición sobre los seis cuestionarios oficiales analizados le atribuye 5,67 preguntas por ejercicio, la cifra más alta del temario, empatada con los temas II.10, II.11 y II.12. Cada una de esas preguntas vale un punto entero, mientras que una pregunta del Bloque I vale 0,833. Traducido a la única moneda que importa el día del examen: este tema decide alrededor de cinco puntos y medio sobre cien, más que cualquier tema jurídico.

La segunda cosa que conviene entender antes de empezar es qué tipo de conocimiento se pregunta. No se pregunta si el opositor sabe redactar un escrito bonito. Se pregunta dónde está cada comando, qué pestaña lo contiene, qué hace exactamente una opción y qué la distingue de otra parecida. Son preguntas de precisión sobre una interfaz concreta. Quien haya usado Word veinte años para escribir cartas sin abrir nunca el cuadro de diálogo Párrafo suspende este tema, y quien no haya tocado Word en su vida pero se estudie la cinta de opciones pestaña por pestaña lo aprueba.

Hay un tercer rasgo que separa este tema de los del Bloque I: aquí no existe un texto consolidado del BOE contra el que contrastar cada dato. El objeto de estudio es un producto comercial vivo, que Microsoft actualiza cada mes. Por eso este manual describe la versión de escritorio de Word para Microsoft 365 en español, lo declara expresamente y, cuando la interfaz es volátil, explica la función en lugar de dibujar la pantalla. Los cambios de aspecto son constantes; el comportamiento de un salto de sección o de un estilo lleva veinte años siendo el mismo.

Cómo estudiarlo con orden. El desarrollo sigue el enunciado oficial, pero el orden de estudio recomendado es otro. Empiece por el epígrafe 4.2, la anatomía de la ventana, porque sin el vocabulario de cinta, pestaña, grupo, iniciador de cuadro de diálogo y barra de estado no se entiende ninguna pregunta. Siga por los epígrafes 4.9 y 4.10, estilos y configuración de página, que son el corazón conceptual del tema y de donde salen las preguntas que más discriminan. Después el epígrafe 4.14, combinación de correspondencia, que es materia clásica y con vida propia. Deje para el final la parte que se memoriza sin comprender: formatos de archivo, atajos y nombres de cuadros de diálogo.

Dos avisos de método. El primero: instale o abra Word y haga cada operación una vez mientras lee. Un tema de ofimática leído sin tocar el teclado se olvida en una semana. El segundo, y es la advertencia más útil de todo el tema: los atajos de teclado con letra cambian según el idioma de la interfaz. La documentación en español del fabricante está traducida solo en parte y llega a contradecirse a sí misma, de manera que una lista copiada de cualquier sitio tiene bastantes probabilidades de estar mezclando combinaciones de la versión inglesa con las de la española. El epígrafe 4.18 explica el problema, da las combinaciones que sí están confirmadas y, sobre todo, enseña un procedimiento para comprobar en la propia instalación cuál es la combinación real de cada comando. Ese procedimiento vale más que cualquier lista.

Reparto de materia dentro del manual. Este tema es el propietario del procesador de textos y de la tabla maestra de atajos de teclado de Microsoft 365. Los conceptos de archivo, carpeta, extensión, ruta y compresión pertenecen al tema II.7, y allí se estudian. La hoja de cálculo es del tema II.9, la base de datos del II.10 y el correo electrónico del II.11, de modo que aquí se explica cómo Word usa un origen de datos de Excel o de Access para combinar correspondencia, no cómo se construye ese origen. La firma electrónica, el registro y el documento administrativo electrónico son de los temas II.3 y II.4. La protección de datos, del tema I.12.

3. Qué se pregunta de este tema

De dónde salen estas cifras. De ANALISIS-FRECUENCIA.md, recuento propio de TestMiOpo sobre los seis cuestionarios oficiales del ejercicio único publicados por la Comisión Permanente de Selección, de febrero de 2022 a mayo de 2026, con sus 480 preguntas clasificadas una a una (n = 6 ejercicios). Es medición, no impresión. No se reproduce el enunciado literal de ninguna pregunta oficial.

La aritmética que reordena el estudio. El ejercicio es único y tiene dos partes que se realizan de forma conjunta. La primera reparte 50 puntos entre 60 preguntas, de las cuales solo 30 son de temario jurídico y las otras 30 son psicotécnicas. La segunda reparte 50 puntos entre 50 preguntas, todas del Bloque II. En consecuencia, el Bloque II vale 50 de los 100 puntos y solo tiene doce temas, mientras los dieciséis temas del Bloque I se juegan unos 25 puntos. Cada pregunta de la segunda parte vale un punto entero; cada pregunta del temario jurídico vale 0,833.

Dato de la convocatoria (BOE-A-2025-26262, anexo I)	Contenido
Ejercicio	Único, con dos partes obligatorias y eliminatorias realizadas conjuntamente
Primera parte	Máximo 60 preguntas: 30 del Bloque I y 30 psicotécnicas, más 5 de reserva
Segunda parte	Máximo 50 preguntas del Bloque II, más 5 de reserva
Tiempo	90 minutos para el ejercicio completo
Penalización	Cada error descuenta un tercio de un acierto; los blancos no penalizan
Calificación	De 0 a 50 puntos cada parte, con un mínimo de 25 en cada una
Ofimática de referencia	Windows 11 y Microsoft 365 en versión de escritorio

Lo que mide el recuento para este tema. Treinta y cuatro preguntas en seis ejercicios, media de 5,67 por ejercicio, rango de 4 a 9. La etiqueta de confianza es medido, sin advertencia de inestabilidad: el tema ha dado como mínimo cuatro preguntas en todos y cada uno de los ejercicios de la serie. Es la clase de tema que nunca falla.

Ejercicio	Fecha	Preguntas del tema II.8
OEP 2019, ordinario	12 de febrero de 2022	5
OEP 2019, extraordinario	marzo de 2022	9
OEP 2021 y 2022	17 de septiembre de 2023	6
OEP 2023 y 2024, modelo A	14 de diciembre de 2024	5
OEP 2023 y 2024, extraordinario	7 de febrero de 2025	5
Convocatoria 2025, modelo A	23 de mayo de 2026	4
Total		34

Los cuatro temas empatados en el primer puesto. Word, Access, Outlook e Internet suman 5,67 preguntas de media cada uno. Entre los cuatro se llevan 136 de las 300 preguntas medidas del Bloque II, es decir, algo más del 45 por ciento de la segunda parte del ejercicio.

Tema	Preguntas medidas	Media	Rango	Confianza
II.8, Word 365	34	5,67	4 a 9	medido
II.10, Access 365	34	5,67	4 a 7	medido
II.11, Outlook 365	34	5,67	4 a 8	medido
II.12, Internet y navegadores	34	5,67	3 a 9	medido
II.7, Explorador y herramientas	31	5,17	1 a 7	medido, inestable
II.9, Excel 365	31	5,17	4 a 6	medido

Una lectura honesta de la tendencia. La serie muestra un descenso suave: nueve preguntas en marzo de 2022 y cuatro en mayo de 2026. Con seis observaciones no hay base estadística para afirmar que el tema esté perdiendo peso, y ese descenso es compatible con la simple variación entre convocatorias. Lo que sí puede afirmarse es el suelo: cuatro preguntas es el mínimo observado en toda la serie. Quien planifique su estudio sobre la hipótesis de que Word puede caer a una o dos preguntas está apostando contra los seis ejercicios disponibles.

Dónde se concentran las preguntas dentro del tema. El análisis de frecuencia clasifica las preguntas por tema, no por epígrafe, de manera que el reparto interno es inferencia declarada, no medición. La inferencia se apoya en la lectura de los enunciados y coincide con lo que cualquier preparador observa: los bloques que más aparecen son la localización de comandos en la cinta de opciones, la configuración de página con sus saltos de sección, los estilos, las tablas y la combinación de correspondencia. Los atajos de teclado aparecen de forma recurrente, y por eso el epígrafe 4.18 se ocupa de ellos con el cuidado que merece un contenido donde es fácil memorizar un dato falso.

Bloque del tema	Peso estimado dentro del tema	Etiqueta
Interfaz, cinta, pestañas y localización de comandos	alto	inferido
Configuración de página, secciones, encabezados y pies	alto	inferido
Estilos, temas y estructura del documento	alto	inferido
Tablas	medio alto	inferido
Combinación de correspondencia	medio alto	inferido
Gestión de ficheros y formatos	medio	inferido
Referencias, notas, índices y tabla de contenido	medio	inferido
Revisión, control de cambios y protección	medio	inferido
Atajos de teclado	recurrente	inferido

Rendimiento. En el ranking de los 28 temas por puntos esperados frente a páginas de estudio, este tema ocupa el cuarto puesto, con 5,67 puntos esperados por ejercicio y 16,2 puntos por cada 100 páginas de estudio. Solo lo superan Outlook, Internet y el tema del Explorador de archivos, que dan lo mismo o casi lo mismo con menos materia. La conclusión práctica: Word es rentable, pero es largo. No se despacha en una tarde y conviene repartirlo en varias sesiones cortas con el programa abierto.

4. Desarrollo

4.1. Qué es un procesador de textos y qué es Word 365

Un procesador de textos es un programa de aplicación destinado a crear, editar, dar formato, almacenar e imprimir documentos compuestos principalmente de texto. Su antecedente inmediato fue la máquina de escribir, y la diferencia entre ambos aclara el concepto: en la máquina de escribir el acto de escribir y el de imprimir son el mismo, mientras que el procesador separa el documento (un archivo que puede modificarse indefinidamente) de su representación en papel o en pantalla. De esa separación nace todo lo demás: el formato aplicado a posteriori, la corrección sin repetir la página, la reutilización de un documento como plantilla y la impresión de cien cartas idénticas con cien nombres distintos.

Conviene distinguir el procesador de textos de otras dos categorías con las que se confunde. Un editor de texto plano, como el Bloc de notas, guarda únicamente caracteres, sin información de formato: el archivo .txt no sabe qué es la negrita. Un programa de autoedición o maquetación profesional, como Adobe InDesign o Microsoft Publisher, está pensado para el control milimétrico de la composición de una página impresa. Word queda en medio, y esa posición explica sus funciones: manda el flujo del texto, no la posición absoluta de los elementos.

Word 365 dentro de Microsoft 365. El nombre correcto del producto de referencia es Word para Microsoft 365. Microsoft 365 es un servicio por suscripción que incluye las aplicaciones de escritorio (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher, OneNote, según el plan), almacenamiento en OneDrive y servicios en línea. La diferencia con las versiones perpetuas (Word 2016, 2019, 2021, 2024), que se compran una vez y se quedan como están, es que la versión por suscripción recibe funciones nuevas de forma continua. Esa es la razón por la que un temario que describa pantallas al píxel envejece mal, y también la razón por la que la convocatoria habla de Microsoft 365 y no de una versión numerada.

Las tres formas de usar Word y por qué importa la distinción. La versión de escritorio es la aplicación instalada en el equipo, y es la que el programa oficial toma como referencia. Word para la web es la versión que se ejecuta en el navegador, gratuita con una cuenta Microsoft, con menos funciones: no tiene, por ejemplo, combinación de correspondencia completa ni todas las opciones de referencias. Word para dispositivos móviles es una tercera aplicación, con la interfaz reorganizada. Cuando el examen pregunta por Word, pregunta por la versión de escritorio en español. Una respuesta correcta para Word en la web puede ser falsa para el escritorio, y a la inversa.

El documento como objeto jurídico. En una oficina pública, el archivo de Word rara vez es un fin en sí mismo. Suele ser el borrador que después se convierte en documento administrativo electrónico, se firma y se registra. Esa cadena tiene consecuencias que se estudian en los temas II.3 y II.4 y en el epígrafe 5 de este tema: el documento válido no es el .docx, sino el documento firmado electrónicamente, y los metadatos que el .docx arrastra pueden contener datos personales que nadie ha querido publicar. Saber usar Word incluye saber qué hay que limpiar antes de que un documento salga de la oficina.

4.2. La ventana de Word y sus elementos

La ventana de Word tiene una anatomía estable que conviene nombrar con precisión, porque las preguntas usan esos nombres.

La barra de título ocupa el borde superior y muestra el nombre del documento y el de la aplicación. En Microsoft 365 incluye además el cuadro de búsqueda y, cuando el archivo está en la nube, el interruptor de Autoguardado y los botones de uso compartido y comentarios.

La barra de herramientas de acceso rápido es una pequeña barra de botones independiente de la cinta, pensada para los comandos que se usan constantemente. Puede mostrarse encima o debajo de la cinta de opciones y se personaliza con su propio menú desplegable, que ofrece una lista de comandos frecuentes y la opción Más comandos, que abre la página correspondiente de las Opciones de Word. Desde ahí se agrega cualquier comando de Word, incluidos los que no están en la cinta. Un detalle que se pregunta: cualquier botón de la cinta puede agregarse a la barra de acceso rápido con el botón derecho del ratón sobre él y la opción de agregar a la barra de herramientas de acceso rápido, sin pasar por las Opciones.

La cinta de opciones es la banda de comandos que sustituyó a los menús y barras de herramientas clásicos a partir de Word 2007. Su estructura tiene tres niveles y hay que saberlos nombrar:

1. Las pestañas o fichas agrupan los comandos por tipo de tarea. Las permanentes son Archivo, Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar, Vista y Ayuda. La pestaña Desarrollador existe pero está oculta de forma predeterminada y se activa desde Opciones de Word, Personalizar cinta de opciones.

2. Los grupos dividen cada pestaña en bloques temáticos. En la pestaña Inicio, por ejemplo, están los grupos Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición.

3. Los comandos son los botones, listas y galerías que ejecutan las acciones.

El iniciador de cuadro de diálogo es la pequeña flecha diagonal que aparece en la esquina inferior derecha de algunos grupos. Al pulsarla se abre el cuadro de diálogo completo del grupo, con todas las opciones que no caben en la cinta. Es un elemento que se pregunta mucho porque tiene nombre propio y porque no todos los grupos lo tienen: el grupo Fuente y el grupo Párrafo lo tienen, el grupo Estilos abre con él el panel de estilos, y otros grupos carecen de él. La regla que hay que retener: si un grupo tiene esa flecha, hay más opciones detrás de las visibles.

Las pestañas contextuales aparecen y desaparecen según lo que esté seleccionado. Al hacer clic dentro de una tabla se muestran las pestañas de herramientas de tabla, Diseño de tabla y Presentación; al seleccionar una imagen aparece la pestaña Formato de imagen; al trabajar en un encabezado, la pestaña de encabezado y pie de página. Que un comando no esté visible no significa que no exista: significa que su pestaña contextual no está activa porque no hay seleccionado un objeto del tipo adecuado.

La pestaña Archivo merece mención aparte porque no es una pestaña más. Al pulsarla se abandona el documento y se entra en la vista Backstage, una pantalla completa con las páginas Inicio, Nuevo, Abrir, Información, Guardar, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Transformar, Cerrar, Cuenta, Comentarios y Opciones. La vista Backstage se ocupa del archivo como un todo (crearlo, abrirlo, guardarlo, protegerlo, imprimirlo, inspeccionarlo), mientras que las demás pestañas se ocupan del contenido. Se sale de ella con la flecha de retroceso o con la tecla Esc.

[[CAPTURA: fig-II08-01]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español, sobre Windows 11

Qué mostrar: la ventana completa de Word con un documento abierto y la pestaña Inicio activa

Resaltar: la barra de herramientas de acceso rápido, el nombre de la pestaña activa, el rótulo de un grupo y la flecha del iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente

Pie: Figura II.8.1. Anatomía de la cinta de opciones: pestañas, grupos e iniciadores de cuadro de diálogo

Las Sugerencias de teclas. Al pulsar la tecla Alt, Word superpone letras y números sobre las pestañas y comandos de la cinta. Pulsando esas letras se navega por la cinta sin ratón: Alt seguido de H abre la pestaña Inicio, Alt seguido de N la pestaña Insertar, Alt seguido de P la pestaña Disposición, Alt seguido de S la pestaña Referencias, Alt seguido de M la pestaña Correspondencia, Alt seguido de R la pestaña Revisar, Alt seguido de W la pestaña Vista, Alt seguido de G la pestaña Diseño y Alt seguido de F la vista Backstage. Estas secuencias están documentadas por el fabricante y no dependen de la letra del idioma, porque se corresponden con la posición de la pestaña, no con su nombre en español. Obsérvese la notación: una coma significa pulsar en orden, un signo más significa pulsar a la vez.

Contraer y mostrar la cinta. La cinta puede ocultarse para ganar espacio de trabajo. La combinación Ctrl+F1 la contrae y la vuelve a mostrar. También hay un menú de opciones de presentación de la cinta que permite mostrar solo las pestañas, mostrar siempre la cinta completa o pasar a pantalla completa. Un doble clic sobre el nombre de la pestaña activa produce el mismo efecto de contraer y expandir.

La barra de estado ocupa el borde inferior de la ventana y es una fuente clásica de preguntas, porque casi nadie la mira. De forma predeterminada muestra el número de página actual y el total, el número de palabras, el idioma de revisión y los botones de vista y de zoom. Y aquí está la clave: la barra de estado se personaliza haciendo clic con el botón derecho sobre ella, lo que despliega una lista con todo lo que puede mostrar, entre otras cosas el número de sección, el número de línea, la posición vertical de la página, el recuento de caracteres, el estado de la revisión ortográfica y si el control de cambios está activo. Quien necesite saber en qué sección está el cursor, algo esencial al trabajar con encabezados distintos, activa ahí el indicador de sección.

Las vistas del documento están en la pestaña Vista, grupo Vistas, y también en los botones del extremo derecho de la barra de estado. Son cinco:

Vista	Qué muestra	Para qué sirve
Diseño de impresión	El documento tal como se imprimirá, con márgenes, encabezados, pies y saltos de página reales	Vista predeterminada y la que se usa para casi todo
Modo de lectura	El texto adaptado a la pantalla en columnas, sin cinta de opciones ni reglas	Leer, no editar
Diseño web	El documento como si fuera una página web, sin paginación	Ver cómo quedaría publicado en la web
Esquema	Los párrafos organizados por su nivel de título, con posibilidad de contraer, expandir y mover bloques enteros	Reorganizar la estructura de un documento largo
Borrador	Solo el texto, sin imágenes flotantes, sin encabezados ni pies, con los saltos de sección visibles como líneas rotuladas	Escribir deprisa y depurar saltos

Tres combinaciones cambian de vista y no dependen del idioma: Ctrl+Alt+P para Diseño de impresión, Ctrl+Alt+O para Esquema y Ctrl+Alt+N para Borrador.

La regla y las líneas de cuadrícula se activan con casillas de verificación del grupo Mostrar de la pestaña Vista. La regla horizontal no es decorativa: en ella se ven y se arrastran las sangrías del párrafo y las tabulaciones, y en su extremo izquierdo está el selector de tipo de tabulación que se explica en el epígrafe 4.7.

El zoom. Se controla con el deslizador de la esquina inferior derecha, con los botones de más y menos, o desde la pestaña Vista, grupo Zoom, que abre un cuadro de diálogo con porcentajes predefinidos y opciones para ajustar el ancho de página, el ancho del texto o mostrar varias páginas a la vez. El zoom no modifica el documento, solo la escala a la que se ve en pantalla. Un documento visto al 200 por ciento se imprime exactamente igual que visto al 50 por ciento. También se puede hacer zoom con Ctrl y la rueda del ratón.

El panel de navegación se activa desde la pestaña Vista, grupo Mostrar. Tiene tres fichas: Títulos, que muestra el esquema del documento construido con los estilos de título y permite saltar y reordenar apartados arrastrándolos; Páginas, con miniaturas; y Resultados, que muestra las coincidencias de la búsqueda.

4.3. Personalización del entorno de trabajo

El enunciado oficial cita expresamente la personalización del entorno, de modo que es materia con nombre propio y no un apéndice.

Las Opciones de Word se abren desde Archivo, Opciones, y agrupan toda la configuración de la aplicación en un cuadro de diálogo con estas páginas:

Página	Qué se configura en ella
General	Nombre de usuario e iniciales, tema de Office, opciones de inicio, minibarra de herramientas
Mostrar	Qué marcas de formato se ven siempre en pantalla y qué se imprime (colores de fondo, propiedades, campos)
Revisión	Corrección ortográfica y gramatical, y el botón que abre Opciones de Autocorrección
Guardar	Formato predeterminado de guardado, minutos de Autorrecuperación, ubicación de los archivos y opciones de caché de documentos
Idioma	Idiomas de edición, de revisión y de la interfaz
Accesibilidad	Comportamiento del texto alternativo, comprobación automática de accesibilidad y ajustes de contraste
Avanzadas	La página más larga: edición, cortar y pegar, mostrar contenido, imprimir, guardar, compatibilidad y presentación
Personalizar cinta de opciones	Crear pestañas y grupos propios, mostrar la pestaña Desarrollador, restablecer
Barra de herramientas de acceso rápido	Agregar y quitar comandos, cambiar su orden, situarla encima o debajo de la cinta
Complementos	Gestión de los complementos instalados
Centro de confianza	Configuración de macros, vista protegida, documentos confiables y privacidad

Personalizar la cinta. En esa página, el panel izquierdo lista los comandos disponibles (con un desplegable que permite ver los comandos más usados, todos los comandos, los comandos que no están en la cinta, macros o pestañas) y el panel derecho la estructura actual de la cinta. Dos reglas que se preguntan: no se pueden agregar comandos a un grupo predefinido de Word, hay que crear antes un grupo nuevo; y las pestañas y grupos propios pueden renombrarse y reordenarse, mientras que los predefinidos solo pueden ocultarse desmarcando su casilla. El botón Restablecer devuelve la cinta a su estado original, y los botones de importar y exportar guardan la personalización en un archivo con extensión .exportedUI que puede llevarse a otro equipo.

Personalizar la barra de acceso rápido. Funciona igual, con dos diferencias: admite cualquier comando sin necesidad de crear grupos, y permite guardar personalizaciones distintas para el documento actual en lugar de para todos los documentos, mediante el desplegable de la esquina superior derecha del cuadro.

Opciones de Autocorrección. Están en Revisión, Opciones de Autocorrección, y son responsables de comportamientos que desconciertan a quien no sabe que existen: la primera letra de cada oración en mayúscula, la corrección de dos mayúsculas iniciales seguidas, la sustitución de comillas rectas por comillas tipográficas, la conversión automática de direcciones de internet en hipervínculos y la creación automática de listas con viñetas al empezar un párrafo con un guion. Todo eso se desactiva ahí, en las fichas Autocorrección, Autoformato mientras escribe y Autoformato.

El tema de Office (Colorido, Gris oscuro, Negro, Blanco o el uso de la configuración del sistema) se elige en Opciones, General. Es un ajuste de apariencia de la aplicación y no tiene nada que ver con los temas del documento del epígrafe 4.9, que sí afectan al contenido y viajan con el archivo. La confusión entre ambos es una trampa habitual.

[[CAPTURA: fig-II08-02]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el cuadro de diálogo Opciones de Word abierto en la página Personalizar cinta de opciones, con los dos paneles visibles

Resaltar: el desplegable de comandos disponibles, el botón Nueva pestaña y el botón Nuevo grupo

Pie: Figura II.8.2. Personalización de la cinta de opciones. Los comandos propios solo pueden añadirse a grupos creados por el usuario

4.4. Gestión de ficheros

4.4.1. Crear, abrir y cerrar

Un documento nuevo se crea desde Archivo, Nuevo, que ofrece el documento en blanco y una galería de plantillas locales y en línea, con un cuadro de búsqueda. Los documentos recientes se recuperan desde Archivo, Inicio o Archivo, Abrir, donde la lista de archivos recientes admite anclar un archivo para que no desaparezca de ella. Desde Abrir se llega también a OneDrive, a los sitios de SharePoint, al equipo local y al cuadro de diálogo Abrir clásico de Windows.

La vista protegida. Los archivos que proceden de internet, del correo electrónico o de ubicaciones consideradas no seguras se abren en modo de solo lectura, con una barra amarilla que advierte del origen y ofrece el botón Habilitar edición. No es un capricho: es la barrera que impide que un documento con macros maliciosas se ejecute con solo abrirlo. Su configuración está en el Centro de confianza. En un puesto de la Administración, habilitar la edición de un documento de origen desconocido sin comprobarlo antes es exactamente la conducta que el Esquema Nacional de Seguridad trata de evitar.

4.4.2. Guardar y formatos de archivo

Guardar por primera vez lleva siempre a Guardar como, que pide nombre, ubicación y tipo de archivo. Los formatos que hay que conocer:

Extensión	Formato	Notas
.docx	Documento de Word, formato predeterminado desde 2007	Basado en Office Open XML: es un contenedor comprimido con archivos XML dentro. No admite macros
.docm	Documento de Word habilitado para macros	Mismo formato, pero permite guardar macros de VBA
.dotx	Plantilla de Word	Documento modelo del que nacen documentos nuevos. Al abrirlo desde Nuevo se crea una copia y la plantilla queda intacta
.dotm	Plantilla habilitada para macros	La plantilla global Normal.dotm es la base de los documentos en blanco
.doc	Documento de Word 97-2003	Formato binario heredado. Abrirlo activa el Modo de compatibilidad
.dot	Plantilla de Word 97-2003	Formato heredado de plantilla
.pdf	Formato de documento portátil	Conserva la apariencia y dificulta la edición. Word puede crearlo y también abrirlo para convertirlo
.odt	Texto de OpenDocument	Formato abierto normalizado, el de LibreOffice Writer
.rtf	Formato de texto enriquecido	Formato de intercambio con algo de formato
.txt	Texto sin formato	Solo caracteres. Se pierde todo el formato
.mhtml	Página web de un solo archivo	Empaqueta texto e imágenes en un archivo
.xps	Especificación de papel XML	Alternativa de Microsoft al PDF

Tres precisiones que se preguntan. La primera: el formato .docx no admite macros; un documento con macros debe guardarse como .docm, y si se guarda como .docx las macros se pierden. La segunda: la diferencia entre documento y plantilla no está en el contenido sino en el comportamiento; al abrir una plantilla desde Nuevo, Word crea un documento nuevo basado en ella, mientras que al hacer doble clic sobre el archivo de plantilla en el Explorador ocurre lo mismo, y para editar la plantilla en sí hay que abrirla expresamente desde Word. La tercera: el Modo de compatibilidad aparece en la barra de título cuando se trabaja con un documento en formato antiguo, y desactiva las funciones que ese formato no soporta; se sale de él con Archivo, Información, Convertir.

Exportar a PDF. Se hace desde Archivo, Exportar, Crear documento PDF/XPS, o desde Guardar como eligiendo el tipo PDF. El cuadro ofrece optimizar para publicación en línea e impresión o para tamaño mínimo, y un botón Opciones donde se elige el intervalo de páginas, si se incluyen las marcas de revisión, si se crean marcadores a partir de los títulos y si se etiqueta la estructura del documento para accesibilidad. Esa última casilla importa: un PDF sin etiquetas de estructura es un PDF que un lector de pantalla no sabe recorrer, y publicarlo en una sede electrónica genera un problema de accesibilidad.

[[CAPTURA: fig-II08-03]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el cuadro de diálogo Guardar como con la lista desplegable de tipo de archivo abierta

Resaltar: las entradas Documento de Word (.docx), Plantilla de Word (.dotx), Documento habilitado para macros (.docm) y PDF

Pie: Figura II.8.3. Los formatos de guardado. El tipo elegido determina qué conserva el archivo y qué pierde

4.4.3. Autoguardado, OneDrive, versiones y Autorrecuperación

Aquí se concentran cuatro conceptos que el opositor suele mezclar y que el examen distingue bien.

Autoguardado es el interruptor de la barra de título. Guarda los cambios de forma continua y automática, sin intervención del usuario. Solo funciona si el archivo está almacenado en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint. Con un archivo guardado en el disco local el interruptor aparece desactivado y no puede encenderse. Con Autoguardado activo, el comando Guardar como se transforma en Guardar una copia, precisamente porque ya no hay nada que guardar manualmente.

El historial de versiones es la consecuencia natural de lo anterior. Los archivos alojados en OneDrive o SharePoint conservan versiones anteriores, accesibles desde Archivo, Información, Historial de versiones, o pulsando el nombre del archivo en la barra de título. Permite ver una versión antigua y restaurarla. Un archivo local no tiene historial de versiones.

La Autorrecuperación es otra cosa distinta, y es la que existe desde hace décadas. En Opciones, Guardar, la casilla de guardar información de Autorrecuperación cada cierto número de minutos hace que Word escriba periódicamente un archivo de recuperación en una carpeta propia. Ese archivo no es el documento: es una red de seguridad que Word ofrece al reiniciarse tras un cierre inesperado, mostrando el panel de recuperación de documentos. La casilla contigua, conservar la última versión autorrecuperada al cerrar sin guardar, es la que permite rescatar un documento cerrado por error mediante Archivo, Información, Administrar documento, Recuperar documentos sin guardar. La trampa clásica: la Autorrecuperación no sustituye a guardar, y confiar en ella para no pulsar nunca Guardar es perder trabajo tarde o temprano.

Guardar una copia frente a Guardar como. Con Autoguardado activo el comando cambia de nombre, y el efecto es el mismo que el clásico Guardar como: se crea un archivo nuevo y el trabajo continúa sobre él, mientras el original queda como estaba en el momento de la copia.

4.4.4. Propiedades del documento e Inspector de documento

Desde Archivo, Información se ven las propiedades: tamaño, número de páginas y palabras, tiempo de edición, título, etiquetas, comentarios, autor y fechas de creación y última modificación. Ese conjunto de datos es lo que se llama metadatos, y viaja dentro del archivo aunque no se vea en el texto.

El Inspector de documento (Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento) revisa el archivo en busca de contenido oculto y ofrece eliminarlo: comentarios, revisiones, versiones, anotaciones, propiedades del documento e información personal, encabezados y pies, texto oculto, datos XML personalizados, contenido invisible y objetos incrustados. En una oficina pública es una herramienta de cumplimiento normativo, no un adorno. Publicar un documento sin inspeccionarlo puede difundir el nombre de quien lo redactó, los comentarios internos del expediente o párrafos borrados que siguen dentro del archivo como cambios no aceptados. Ese es el punto en el que la ofimática se cruza con la protección de datos, y el epígrafe 5 recoge la doctrina aplicable.

El mismo menú Comprobar si hay problemas incluye Comprobar accesibilidad, que se trata en el epígrafe 4.17, y Comprobar compatibilidad, que informa de qué funciones se perderían al guardar en un formato de versión anterior.

4.5. Selección, edición, portapapeles y búsqueda

4.5.1. Seleccionar

Antes de dar formato hay que seleccionar, y las formas de seleccionar son materia de examen porque son numerosas y precisas.

Para seleccionar	Con el ratón	Con el teclado
Una palabra	Doble clic sobre ella	Ctrl+Mayús+flecha derecha o izquierda
Una oración	Ctrl y clic dentro de ella
Un párrafo	Triple clic dentro de él, o doble clic en el margen izquierdo	Ctrl+Mayús+flecha abajo desde su inicio
Una línea	Un clic en el margen izquierdo, en la zona de selección	Mayús+Fin desde el principio de la línea
Todo el documento	Triple clic en el margen izquierdo	Combinación de seleccionar todo (véase el epígrafe 4.18)
Un bloque vertical	Alt y arrastrar	Ctrl+Mayús+F8 y las teclas de dirección
Fragmentos no contiguos	Ctrl y arrastrar sobre cada fragmento

Tres notas útiles. La zona de selección es la franja invisible del margen izquierdo donde el puntero cambia a una flecha inclinada hacia la derecha: un clic selecciona la línea, dos el párrafo y tres el documento entero. La selección de bloque vertical con Alt sirve para quitar una columna de números pegada de otro sitio. Y la selección múltiple con Ctrl permite aplicar la misma negrita a diez palabras dispersas de una sola vez.

El modo de selección extendida se activa con F8 y merece un párrafo propio porque es antiguo y muy preguntado: cada pulsación sucesiva de F8 amplía la selección de forma escalonada a la palabra, la oración, el párrafo, la sección y el documento completo; Mayús+F8 la reduce en el mismo orden, y Esc abandona el modo.

4.5.2. El portapapeles y el pegado especial

Hay que distinguir dos portapapeles. El portapapeles de Windows guarda un solo elemento, el último que se ha cortado o copiado. El portapapeles de Office es un panel de tareas propio de las aplicaciones de Microsoft 365 que almacena hasta 24 elementos; se abre con el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, permite pegar cualquiera de ellos o todos a la vez y vaciarlos. Cuando se copia un elemento número veinticinco, el primero se elimina. Ese número, 24, es un dato que se pregunta.

Las tres operaciones básicas comparten combinaciones que son iguales en cualquier idioma de la interfaz: Ctrl+X corta, Ctrl+C copia y Ctrl+V pega. Cortar elimina el original; copiar lo conserva.

Las opciones de pegado. Al pegar, Word muestra un botón de opciones de pegado junto al texto pegado, y el desplegable Pegar de la cinta ofrece lo mismo antes de pegar:

Opción	Qué hace
Mantener formato de origen	Conserva el formato que el texto tenía en su procedencia
Combinar formato	Adapta el texto al formato del párrafo de destino conservando lo esencial del énfasis
Mantener solo texto	Descarta todo el formato y pega caracteres limpios
Imagen	Pega el contenido como imagen, ya no editable como texto

Mantener solo texto es la opción más útil de la oficina real, porque es la que evita que un párrafo copiado de una web arrastre su fuente, su color y su interlineado al documento. Tiene atajo propio, Ctrl+Mayús+V, que funciona igual en todas las versiones de idioma.

El Pegado especial es un cuadro de diálogo distinto y más potente, que se abre desde el desplegable Pegar, Pegado especial. Ofrece pegar el contenido del portapapeles como documento de Word, texto con formato RTF, texto sin formato, imagen, metarchivo u objeto de la aplicación de origen. Su opción decisiva es el botón de radio Pegar vínculo, que no pega una copia sino un enlace al origen: si cambia el origen, cambia lo pegado. Es la forma correcta de traer una tabla de Excel que se va a actualizar. Al pegar vinculado, Word inserta un campo, y los campos se actualizan con F9.

El Copiar formato, la brocha del grupo Portapapeles, copia el formato de lo seleccionado y lo aplica a lo siguiente que se seleccione. Un clic sobre la brocha lo aplica una vez; un doble clic lo deja fijado hasta que se pulsa Esc o se vuelve a hacer clic en la brocha. Ese doble clic es una pregunta de examen recurrente.

4.5.3. Deshacer, rehacer y repetir

Ctrl+Z deshace la última acción y Ctrl+Y la rehace. Ambos botones están en la barra de acceso rápido, y el de deshacer tiene una flecha desplegable que muestra la pila de acciones para deshacer varias de golpe. Un matiz que se pregunta: cuando no hay nada que rehacer, el botón se convierte en Repetir, que vuelve a aplicar la última acción a la nueva selección.

4.5.4. Buscar y reemplazar

El cuadro de búsqueda de la esquina superior derecha y el panel de navegación resuelven las búsquedas sencillas. La herramienta seria es el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, con sus tres fichas: Buscar, Reemplazar e Ir a. Se abre desde el grupo Edición de la pestaña Inicio.

El botón Más despliega las opciones que convierten esta herramienta en algo mucho más potente que un buscador de palabras:

Coincidir mayúsculas y minúsculas, para distinguir Ley de ley.
Solo palabras completas, para que la búsqueda de la palabra vía no encuentre víacrucis ni desvío.
Usar caracteres comodín, que activa el lenguaje de patrones que se explica enseguida.
Suena como y todas las formas de la palabra, dependientes del idioma.
Los menús Formato y Especial, que están en la base de las preguntas más finas: Formato permite buscar por fuente, párrafo, estilo o idioma, con independencia del texto; Especial inserta códigos de elementos que no son caracteres visibles, como la marca de párrafo, el salto de línea manual, el salto de página, el tabulador, el guion opcional o el campo.

Dos aplicaciones prácticas que aparecen en examen. La primera: se puede buscar formato sin texto, dejando el cuadro Buscar vacío y eligiendo solo un formato, lo que permite, por ejemplo, sustituir toda la negrita del documento por cursiva de una sola pasada. La segunda: la búsqueda de marcas de párrafo permite limpiar un texto pegado de un PDF que viene con un salto al final de cada línea, reemplazando dos marcas de párrafo por una.

Los caracteres comodín. Al marcar la casilla Usar caracteres comodín, el cuadro Buscar deja de interpretar el texto literalmente y pasa a leerlo como un patrón. Los operadores están documentados por el fabricante y no dependen del idioma de la interfaz:

Comodín	Significado	Ejemplo
?	Un solo carácter cualquiera	s?l encuentra sal, sol y sil
*	Cualquier cadena de caracteres	s*o encuentra saldo y suelo
[ ]	Uno de los caracteres indicados	c[ao]sa encuentra casa y cosa
[-]	Un carácter cualquiera del intervalo, en orden ascendente	[a-c]asa encuentra basa y casa
[!]	Cualquier carácter salvo los indicados	m[!a]sa no encuentra masa
{n}	Exactamente n repeticiones del elemento anterior	ca{2}sa encuentra caasa
{n,}	Al menos n repeticiones	ca{1,}sa encuentra casa y caasa
{n,m}	Entre n y m repeticiones	10{1,3} encuentra 10, 100 y 1000
@	Una o más repeticiones del elemento anterior	ca@sa encuentra casa y caasa
<	Principio de palabra	<(pre) encuentra prever pero no comprender
>	Final de palabra	(ción)> encuentra resolución
( )	Agrupa una expresión y la numera	Véase el ejemplo siguiente
\	Anula el valor de comodín del carácter siguiente	\? busca un signo de interrogación real

La combinación de paréntesis y referencias numeradas resuelve un problema de oficina muy concreto: invertir el orden de dos elementos en una lista entera. Si en el cuadro Buscar se escribe una expresión con dos grupos entre paréntesis separados por una coma y en Reemplazar se escriben las referencias \2 y \1 en orden inverso, Word intercambia ambos grupos en todas las coincidencias. Con eso se convierte una lista de «apellidos, nombre» en una de «nombre apellidos» sin tocar una sola línea a mano.

Una advertencia que evita errores: con los comodines activados, las opciones de coincidir mayúsculas y de solo palabras completas dejan de estar disponibles, porque el propio patrón se encarga de eso.

La ficha Ir a salta a una página, sección, línea, marcador, comentario, nota al pie, campo, tabla, gráfico, ecuación u objeto concreto, y admite saltos relativos escribiendo un signo más o menos seguido de un número.

[[CAPTURA: fig-II08-04]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar en la ficha Reemplazar, con el botón Más ya pulsado y todas las opciones de búsqueda visibles

Resaltar: la casilla Usar caracteres comodín y los botones Formato y Especial

Pie: Figura II.8.4. Buscar y reemplazar con todas sus opciones. Los comodines y la búsqueda por formato son lo que distingue esta herramienta de un simple buscador de palabras

4.6. Formato de fuente

El formato de carácter, o formato de fuente, es el que se aplica a letras sueltas, palabras o fragmentos, con independencia del párrafo que los contiene. Sus comandos están en el grupo Fuente de la pestaña Inicio, y el iniciador de ese grupo abre el cuadro de diálogo Fuente, con dos fichas.

La ficha Fuente contiene el tipo de letra, el estilo (normal, cursiva, negrita, negrita cursiva), el tamaño en puntos, el color de fuente, el estilo y color de subrayado y los efectos: tachado, doble tachado, superíndice, subíndice, versales, mayúsculas y oculto. Los conceptos que se preguntan:

La unidad de tamaño es el punto tipográfico, y la lista desplegable ofrece valores predefinidos, pero puede escribirse cualquier valor intermedio, incluso con decimales.
Versales y mayúsculas no son lo mismo. El efecto Mayúsculas muestra todo el texto en mayúsculas del mismo tamaño. El efecto Versales muestra las minúsculas como mayúsculas de menor tamaño y respeta las mayúsculas reales. Ninguno de los dos cambia el texto realmente escrito: son formato, y al quitarlo reaparece el texto original.
El texto oculto existe, no se ve ni se imprime de forma predeterminada, y se muestra en pantalla al activar la visualización de marcas de formato. Es una fuente de problemas cuando se envía un documento sin inspeccionarlo.
La opción Predeterminar del cuadro de diálogo cambia la fuente por defecto, y al pulsarla Word pregunta si el cambio afecta solo a este documento o a todos los documentos basados en la plantilla Normal.

La ficha Avanzado contiene el espaciado entre caracteres (expandido o comprimido), la escala horizontal, la posición (elevado o disminuido) y el ajuste de espacio entre pares de caracteres, llamado interletraje o kerning. Es la ficha que casi nadie abre y que por eso aparece en las preguntas difíciles.

Otras herramientas del mismo grupo en la cinta:

Cambiar mayúsculas y minúsculas transforma el texto realmente, a diferencia de los efectos: ofrece tipo oración, minúsculas, MAYÚSCULAS, poner en mayúsculas cada palabra y alternar mayúsculas y minúsculas. Su atajo, Mayús+F3, recorre las opciones principales de forma cíclica y no depende del idioma.
Resaltado de texto, que simula un rotulador fluorescente. No confundir con el color de fuente ni con el sombreado de párrafo.
Borrar todo el formato, la goma que devuelve la selección al estilo Normal.
Efectos de texto, con sombras, reflejos, iluminados y contornos.

[[CAPTURA: fig-II08-05]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el cuadro de diálogo Fuente abierto en la ficha Fuente, con un texto seleccionado detrás

Resaltar: los efectos Versales y Mayúsculas, el desplegable de estilo de subrayado y el botón Predeterminar

Pie: Figura II.8.5. El cuadro de diálogo Fuente. Versales y Mayúsculas son efectos de formato y no alteran el texto escrito

4.7. Formato de párrafo

El párrafo es la unidad de formato más importante de Word y el concepto que más rendimiento da en el examen. Un párrafo es todo el texto comprendido entre dos marcas de párrafo, y la marca de párrafo se inserta al pulsar Entrar. Ese símbolo, que se ve activando las marcas de formato con Ctrl+Mayús+8, contiene el formato del párrafo entero. De ahí una consecuencia práctica que explica la mitad de los desastres de formato de una oficina: al borrar la marca de párrafo, el párrafo que queda adopta el formato del siguiente.

Los comandos están en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio y en el grupo Párrafo de la pestaña Disposición, y el cuadro de diálogo Párrafo tiene dos fichas.

Alineación. Cuatro posibilidades: izquierda, centrada, derecha y justificada. La justificada reparte el espacio sobrante entre las palabras para que ambos márgenes queden rectos, y por eso puede producir ríos de espacios en blanco en columnas estrechas.

Sangrías. La sangría es la distancia entre el margen de la página y el texto del párrafo. No confundir margen con sangría: el margen pertenece a la página y la sangría al párrafo. Hay cuatro tipos y todos se preguntan:

Sangría	Qué desplaza
Izquierda	Todo el párrafo respecto del margen izquierdo
Derecha	Todo el párrafo respecto del margen derecho
Primera línea	Solo la primera línea hacia la derecha
Francesa	Todas las líneas menos la primera, que queda saliente

La sangría francesa es la que se usa en bibliografías y en listas, y su nombre en el cuadro de diálogo aparece en el desplegable Especial. Las sangrías también se manipulan arrastrando los tres marcadores de la regla horizontal: el triángulo superior es la sangría de primera línea, el inferior la francesa y el rectángulo de debajo mueve las dos a la vez.

Espaciado e interlineado. Son dos cosas distintas y la confusión entre ambas es trampa de examen segura. El espaciado es el espacio en blanco que se deja antes y después del párrafo, y se mide en puntos. El interlineado es la separación entre las líneas dentro del mismo párrafo, y se elige entre sencillo, 1,5 líneas, doble, mínimo, exacto y múltiple. Las tres últimas admiten un valor numérico: Mínimo fija un mínimo que Word puede aumentar si hay caracteres grandes; Exacto lo fija de forma rígida, y si el valor es menor que el tamaño de la fuente, las letras aparecen cortadas; Múltiple multiplica el interlineado sencillo por el número indicado. El grupo Párrafo tiene además una casilla para no agregar espacio entre párrafos del mismo estilo.

Tres atajos de interlineado no dependen del idioma: Ctrl+1 aplica interlineado sencillo, Ctrl+2 doble y Ctrl+5 de 1,5 líneas. Obsérvese que Ctrl+5 no aplica interlineado quíntuple, que es el error que induce la lógica aparente.

La ficha Líneas y saltos de página del cuadro de diálogo Párrafo controla el comportamiento del párrafo cuando cae en el límite entre dos páginas:

Control de líneas viudas y huérfanas, activo de forma predeterminada, impide que quede una sola línea del párrafo suelta al principio o al final de una página.
Conservar con el siguiente mantiene el párrafo pegado al siguiente, y es lo que impide que un título quede al final de una página con su texto en la siguiente.
Conservar líneas juntas impide que el párrafo se parta entre dos páginas.
Salto de página anterior fuerza que el párrafo empiece siempre en página nueva.
Suprimir números de línea y no dividir con guiones completan la ficha.

Bordes y sombreado. El desplegable de bordes del grupo Párrafo aplica líneas a los lados del párrafo, y su última entrada abre el cuadro de diálogo Bordes y sombreado, con tres fichas: Bordes, para párrafos y texto; Borde de página, que aplica un marco a toda la página o a la sección; y Sombreado, que aplica un color de fondo. El desplegable Aplicar a determina si el borde afecta al párrafo o solo al texto seleccionado, y esa distinción se pregunta.

Las tabulaciones. Un tabulador es una parada predefinida a la que salta el cursor al pulsar la tecla Tab. De forma predeterminada Word coloca tabulaciones cada 1,25 centímetros, pero pueden fijarse paradas propias haciendo clic en la regla o desde el botón Tabulaciones del cuadro de diálogo Párrafo. Existen cinco tipos, y el tipo se elige en el selector situado en el extremo izquierdo de la regla, que va cambiando de icono con cada clic:

Tipo de tabulación	Comportamiento
Izquierda	El texto empieza en la marca y crece hacia la derecha
Centrada	El texto se centra respecto de la marca
Derecha	El texto termina en la marca y crece hacia la izquierda
Decimal	Los números se alinean por su coma decimal
Barra	No coloca texto: dibuja una línea vertical en esa posición

El cuadro de diálogo Tabulaciones permite además asociar un relleno a cada parada: puntos, guiones o subrayado. Es la técnica correcta para construir un índice manual o una línea de firma con puntos suspensivos. La incorrecta, y muy extendida, es escribir puntos con el teclado hasta llegar al final de la línea, lo que se desmonta al cambiar cualquier cosa.

La tabulación decimal merece una nota: alinea por la coma decimal en la configuración regional española, y es la única forma limpia de alinear una columna de importes en un documento que no tenga tabla.

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Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el cuadro de diálogo Párrafo abierto en la ficha Sangría y espacio, con la regla visible en la parte superior de la ventana

Resaltar: el desplegable Especial con la sangría francesa, los campos de espaciado anterior y posterior, el desplegable de interlineado y el selector de tabulación del extremo izquierdo de la regla

Pie: Figura II.8.6. Formato de párrafo. El espaciado separa párrafos; el interlineado separa las líneas dentro del párrafo

4.8. Listas con viñetas, numeradas y multinivel

Las listas son formato de párrafo, no texto escrito a mano, y esa es la idea que hay que sujetar. Sus tres botones están en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio.

Lista con viñetas. Cada párrafo comienza con un símbolo. El desplegable ofrece la biblioteca de viñetas y la opción Definir nueva viñeta, que permite usar un símbolo de cualquier fuente, una imagen o un carácter especial, y ajustar su alineación.

Lista numerada. Cada párrafo recibe un número o letra correlativos. El desplegable ofrece formatos (1. 2. 3., a) b) c), i. ii. iii., entre otros) y la opción Definir nuevo formato de número. Dos comandos aparecen en el menú contextual de una lista numerada y se preguntan: Reiniciar en 1, que empieza una numeración nueva, y Continuar numeración, que enlaza la lista con la anterior del documento. También existe la opción de establecer el valor de numeración en un número concreto.

Lista multinivel. Es la que asigna un formato distinto a cada nivel de sangría, del tipo 1., 1.1., 1.1.1. Se aumenta el nivel con la tecla Tab al principio del párrafo y se disminuye con Mayús+Tab. Su verdadera potencia aparece cuando se vincula cada nivel de la lista a un estilo de título, mediante la opción Definir nueva lista multinivel y el botón Más: hecho eso, todos los apartados con estilo Título 1 se numeran solos, los Título 2 heredan la numeración de su padre, y al mover un apartado la numeración se recalcula sola. Es la forma profesional de numerar un documento administrativo largo y la respuesta correcta a la pregunta de cómo conseguir una numeración que sobreviva a las reorganizaciones.

Una precisión útil: Word convierte automáticamente en lista un párrafo que empiece por un guion o por «1.» seguido de espacio, por obra del Autoformato mientras escribe. Ese comportamiento se desactiva en Opciones, Revisión, Opciones de Autocorrección.

4.9. Estilos, conjuntos de estilos y temas

Este es el epígrafe central del tema, y el que separa a quien sabe usar Word de quien lo maneja como una máquina de escribir cara.

Qué es un estilo. Un estilo es un conjunto de instrucciones de formato guardado bajo un nombre. En lugar de aplicar a un título la fuente Calibri Light, 16 puntos, color azul, espaciado anterior de 12 puntos y conservar con el siguiente, se le aplica el estilo Título 1, que contiene todo eso. La ventaja no es la comodidad, es otra y es decisiva: si más adelante se modifica el estilo, todos los párrafos que lo usan cambian a la vez.

Por qué importan tanto los estilos de título. Porque no son solo formato: asignan al párrafo un nivel de esquema, y ese nivel es el que alimenta cuatro funciones distintas del programa. La tabla de contenido automática se construye con ellos. El panel de navegación muestra su jerarquía y permite reordenar apartados arrastrándolos. La vista Esquema los contrae y expande. Y las listas multinivel pueden vincularse a ellos para numerarlos solos. Un documento sin estilos de título es un documento en el que ninguna de esas cuatro funciones sirve para nada. Esta es, con diferencia, la idea más rentable del tema.

Tipos de estilo. Word maneja cinco: de párrafo, que afectan al párrafo entero; de carácter, que afectan solo al texto seleccionado; vinculados, que actúan como uno u otro según haya o no selección; de tabla; y de lista. En el panel de estilos, un símbolo a la derecha del nombre indica el tipo: la marca de párrafo para los de párrafo, la letra a para los de carácter y ambas para los vinculados.

Dónde están. El grupo Estilos de la pestaña Inicio muestra la galería de estilos rápidos, con los más usados. El iniciador de ese grupo abre el panel de Estilos, que lista todos, con su atajo propio Ctrl+Alt+Mayús+S, independiente del idioma. En el pie del panel hay tres botones: Nuevo estilo, Inspector de estilo y Administrar estilos. El botón Opciones, arriba a la derecha, decide qué estilos se muestran (recomendados, en uso, en el documento actual o todos) y en qué orden.

Aplicar, modificar y crear.

Para aplicar, basta con hacer clic en el estilo de la galería con el cursor dentro del párrafo. Ctrl+Alt+1, Ctrl+Alt+2 y Ctrl+Alt+3 aplican los estilos Título 1, Título 2 y Título 3, y Ctrl+Mayús+N aplica el estilo Normal. Estas cuatro combinaciones no dependen del idioma.
Para modificar un estilo existente, se hace clic derecho sobre él en la galería o en el panel y se elige Modificar, lo que abre un cuadro con el formato, un botón Formato que da acceso a fuente, párrafo, tabulaciones, bordes, numeración y demás, y dos casillas capitales: Agregar a la galería de estilos y Solo en este documento o Documentos nuevos basados en esta plantilla. Marcar la segunda es lo que hace que el cambio afecte a todos los documentos futuros.
Otra vía de modificación, muy práctica: dar formato a un párrafo a mano, hacer clic derecho sobre el estilo en la galería y elegir Actualizar el estilo para que coincida con la selección.
Para crear un estilo nuevo se usa el botón Nuevo estilo del panel, donde se indica nombre, tipo, estilo en que se basa y estilo del párrafo siguiente. Ese último campo es el que hace que al pulsar Entrar después de un título el programa pase automáticamente al estilo de texto normal.

El Inspector de estilo y Mostrar formato. El Inspector muestra qué estilo de párrafo y qué formato manual tiene aplicado lo que está seleccionado, distinguiendo lo que viene del estilo de lo que se ha añadido a mano. Es la herramienta para diagnosticar un documento que se comporta de forma extraña. El panel Mostrar formato, con su atajo Mayús+F1, hace algo parecido con más detalle y permite comparar dos selecciones.

Conjuntos de estilos y temas. Aquí hay que distinguir con cuidado tres cosas que el examen mezcla a propósito:

Concepto	Dónde está	Qué cambia
Conjunto de estilos	Pestaña Diseño, galería de la izquierda	La definición de los estilos del documento (fuentes, tamaños y espaciados de los títulos y del texto normal), manteniendo los nombres de estilo
Tema del documento	Pestaña Diseño, botón Temas	El paquete completo de fuentes, colores y efectos que sirve de base a estilos, tablas y gráficos
Tema de Office	Archivo, Opciones, General	El color de la interfaz del programa. No afecta al documento ni viaja con él

Un tema del documento se compone de tres elementos que también pueden cambiarse por separado desde la pestaña Diseño: fuentes del tema (una fuente para títulos y otra para el cuerpo), colores del tema (una paleta que después aparece en todos los selectores de color como colores del tema) y efectos del tema. Los temas son comunes a Word, Excel y PowerPoint, de modo que un mismo tema unifica el aspecto de un informe, su hoja de cálculo y su presentación. La pestaña Diseño ofrece además el color de página, las marcas de agua y los bordes de página, y el botón Establecer como predeterminado, que fija el diseño actual para los documentos nuevos.

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Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el panel de tareas Estilos abierto a la derecha, con el menú contextual de un estilo desplegado sobre la galería de estilos rápidos

Resaltar: las opciones Modificar y Actualizar el estilo para que coincida con la selección, y los tres botones del pie del panel

Pie: Figura II.8.7. Los estilos. Modificar el estilo cambia de una vez todos los párrafos que lo usan

4.10. Configuración de página, secciones, encabezados y numeración

4.10.1. Configurar página

Los comandos están en el grupo Configurar página de la pestaña Disposición, y su iniciador abre el cuadro de diálogo Configurar página, con tres fichas: Márgenes, Papel y Diseño.

Márgenes. El desplegable ofrece configuraciones predefinidas (Normal, Estrecho, Moderado, Ancho y Reflejado) y la opción Márgenes personalizados, que abre la ficha correspondiente del cuadro de diálogo. Además de los cuatro márgenes, ahí se fija la encuadernación, un espacio adicional que se reserva en el lado por el que se va a encuadernar, y su posición. Los valores concretos de cada configuración predefinida dependen del tamaño de papel y de la configuración regional, de modo que conviene aprender los nombres y el procedimiento antes que los centímetros.

Orientación. Vertical u horizontal. Se aplica a la sección, no al documento entero, y por eso puede tenerse un informe vertical con una única página horizontal para una tabla ancha, siempre que esa página esté en su propia sección.

Tamaño de papel. La lista ofrece los tamaños normalizados, siendo A4 (21 por 29,7 centímetros) el habitual en España, y permite definir un tamaño personalizado. En la ficha Papel se elige también el origen del papel en la impresora.

Columnas. El botón Columnas ofrece uno, dos o tres, izquierda y derecha, y la opción Más columnas, que abre el cuadro de diálogo donde se fija el número exacto, el ancho y el espacio entre columnas, la casilla de columnas de igual ancho y la casilla de línea entre columnas. El desplegable Aplicar a decide si las columnas afectan a todo el documento, a la sección actual o de aquí en adelante. Para pasar el texto a la columna siguiente antes de que se llene se inserta un salto de columna, con Ctrl+Mayús+Entrar.

La ficha Diseño del cuadro Configurar página es la que menos se conoce y la que más preguntas finas produce: contiene el inicio de sección, la casilla de encabezados y pies diferentes en páginas pares e impares y diferentes en la primera página, la distancia del encabezado y del pie respecto del borde, la alineación vertical del texto en la página y los botones de Bordes y de Números de línea.

4.10.2. Saltos de página y saltos de sección

Un salto de página manual termina la página en curso y pasa a la siguiente sin cambiar nada más. Se inserta con Ctrl+Entrar, combinación válida en todos los idiomas, o desde Insertar, Salto de página. Es la solución correcta al problema de empezar un apartado en página nueva, frente a la solución incorrecta de pulsar Entrar muchas veces hasta que el texto salte, que se desmonta en cuanto se añade un párrafo más arriba.

Un salto de sección es otra cosa y de mucho más calado: divide el documento en partes que pueden tener configuración de página distinta. Todo lo que se configura por sección deja de ser común al documento: márgenes, orientación, tamaño de papel, columnas, encabezados y pies, numeración de páginas, bordes de página y numeración de líneas y notas. Hay cuatro tipos, todos en Disposición, Saltos:

Tipo de salto de sección	Dónde empieza la sección nueva
Página siguiente	En la página siguiente
Continuo	En el mismo punto de la misma página
Página par	En la siguiente página par
Página impar	En la siguiente página impar

El salto Continuo es el que permite tener en la misma página un párrafo a una columna y debajo un texto a dos columnas. Los saltos de página par e impar son los que se usan al maquetar documentos que se imprimen a doble cara y en los que cada capítulo debe empezar siempre en página derecha.

Dos advertencias prácticas. La primera: los saltos de sección se ven en la vista Borrador como una línea doble rotulada, y con las marcas de formato activadas en Diseño de impresión; buscarlos a ciegas es perder el tiempo. La segunda, y es la que arruina más documentos: la marca de salto de sección guarda la configuración de la sección que la precede, de modo que al borrarla esa sección adopta la configuración de la siguiente.

4.10.3. Encabezado, pie de página y numeración

El encabezado y el pie son áreas situadas dentro de los márgenes superior e inferior cuyo contenido se repite en todas las páginas de la sección. Se editan con doble clic en esa zona o desde Insertar, grupo Encabezado y pie de página, y al hacerlo aparece su pestaña contextual, que contiene lo esencial:

Primera página diferente, para que la portada no lleve encabezado.
Páginas pares e impares diferentes, para documentos a doble cara.
Vincular al anterior, el botón decisivo. Está activado de forma predeterminada, de manera que cada sección hereda el encabezado y el pie de la anterior. Para que una sección tenga encabezado propio hay que desactivarlo, y hay que hacerlo en esa sección, no en la anterior. Es el error más repetido de todo el tema y una pregunta clásica.
Elementos rápidos, que insertan campos como el nombre del archivo, su ruta, el autor o la fecha, y que se actualizan solos.
Los botones de ir al encabezado, ir al pie, siguiente y anterior, para moverse entre secciones sin salir del área.

Número de página. El botón Número de página ofrece insertarlo en la parte superior, inferior, en los márgenes o en la posición actual, con una galería de formatos. Su entrada más importante es Formato del número de página, que abre un cuadro pequeño donde se elige el formato del número (arábigo, romano, letras), si se incluye el número de capítulo, y sobre todo la pareja de opciones Continuar desde la sección anterior o Iniciar en, que es la que permite que la portada y el índice no cuenten y que la página 1 sea la primera del texto.

Una precisión que se pregunta: el número de página es un campo, no un texto escrito. Por eso se actualiza solo al añadir páginas, y por eso su aspecto se controla con el formato del campo y no reescribiéndolo.

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Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: un documento con el área de encabezado abierta en la segunda sección y la pestaña contextual de encabezado y pie de página activa, con las marcas de formato visibles

Resaltar: el botón Vincular al anterior, el rótulo Igual que el anterior sobre el encabezado y la marca de salto de sección en el cuerpo del documento

Pie: Figura II.8.8. Encabezados por sección. Mientras Vincular al anterior siga activo, la sección repite el encabezado de la anterior

4.11. Tablas

4.11.1. Crear una tabla

El botón Tabla de la pestaña Insertar ofrece cinco caminos:

1. La cuadrícula de casillas, que crea una tabla arrastrando el ratón sobre ella, con un máximo de 10 columnas por 8 filas desde la cuadrícula.

2. Insertar tabla, que abre un cuadro donde se indica el número exacto de columnas y filas y el comportamiento de autoajuste: ancho de columna fijo, autoajustar al contenido o autoajustar a la ventana.

3. Dibujar tabla, que convierte el puntero en un lápiz para trazar el contorno y las líneas interiores a mano.

4. Convertir texto en tabla, que se explica más abajo.

5. Hoja de cálculo de Excel y Tablas rápidas, que insertan respectivamente un objeto de Excel incrustado y una tabla de la galería con formato ya aplicado.

Al situar el cursor dentro de una tabla aparecen dos pestañas contextuales: Diseño de tabla, con los estilos de tabla, las opciones de estilo, el sombreado y los bordes; y Presentación, con las operaciones estructurales.

4.11.2. Seleccionar, insertar y eliminar

En el grupo Tabla de la pestaña Presentación, el botón Seleccionar permite elegir celda, columna, fila o tabla completa. Con el ratón: un clic en el borde izquierdo de una celda la selecciona; un clic sobre el borde superior de una columna, cuando el puntero es una flecha negra hacia abajo, selecciona la columna; un clic en el margen izquierdo de la fila la selecciona; y el pequeño controlador de movimiento de la esquina superior izquierda selecciona toda la tabla y sirve para arrastrarla.

El grupo Filas y columnas contiene Insertar arriba, Insertar debajo, Insertar a la izquierda e Insertar a la derecha, más el botón Eliminar, que despliega eliminar celdas, columnas, filas o la tabla entera. Dos comportamientos que se preguntan: al pulsar Tab en la última celda de la tabla se crea una fila nueva, y al eliminar con la tecla Suprimir sobre una selección de filas se borra el contenido pero no las filas, que solo desaparecen con el comando Eliminar.

4.11.3. Combinar, dividir y dimensionar

Combinar celdas convierte varias celdas contiguas seleccionadas en una sola.
Dividir celdas hace lo contrario y pide número de columnas y filas resultantes.
Dividir tabla parte la tabla en dos a partir de la fila donde esté el cursor, insertando un párrafo entre ambas.
Autoajustar ofrece ajustar al contenido, ajustar a la ventana o ancho de columna fijo.
Distribuir filas y Distribuir columnas igualan las dimensiones de las seleccionadas.
Los cuadros de alto y ancho fijan medidas exactas.

En el grupo Alineación hay nueve botones que combinan alineación horizontal y vertical dentro de la celda (superior izquierda, superior centro, superior derecha, y así hasta inferior derecha), además de Dirección del texto, que gira el texto de la celda 90 o 270 grados, y Márgenes de celda, que abre las opciones de tabla con el espacio interior de las celdas y la casilla de espacio entre celdas.

4.11.4. Propiedades de tabla, bordes, sombreado y fila de título

El cuadro de diálogo Propiedades de tabla tiene cinco fichas: Tabla, Fila, Columna, Celda y Texto alternativo. Sus opciones más preguntadas:

En la ficha Tabla, el ajuste del texto alrededor de la tabla (ninguno o alrededor) y el botón Posición.
En la ficha Fila, la casilla Repetir como fila de encabezado en cada página, que hace que la fila de títulos se repita automáticamente al principio de cada página cuando la tabla se parte. El mismo comando está en la cinta como Repetir filas de título. Solo funciona con saltos de página automáticos, no si se ha insertado un salto manual dentro de la tabla.
En la ficha Fila también está la casilla Permitir que las filas se dividan entre páginas, que si se desmarca mantiene cada fila entera en una sola página.
La ficha Texto alternativo es la que hace accesible la tabla para los lectores de pantalla.

Los bordes y el sombreado se aplican desde la pestaña Diseño de tabla o desde el cuadro Bordes y sombreado. Conviene recordar que las líneas grises finas que Word muestra cuando una tabla no tiene bordes son las líneas de división, que se ven en pantalla pero no se imprimen, y que se muestran u ocultan con el botón Ver líneas de cuadrícula.

Los estilos de tabla de la galería se combinan con las casillas del grupo Opciones de estilo de tabla: fila de encabezado, fila de totales, filas con bandas, primera columna, última columna y columnas con bandas.

4.11.5. Convertir texto en tabla y tabla en texto

Es materia clásica de examen porque tiene reglas exactas. Para convertir texto en tabla, el texto debe estar separado por un carácter que marque el paso de una celda a la siguiente: marcas de párrafo, tabulaciones, punto y coma u otro carácter elegido por el usuario. Seleccionado el texto, se usa Insertar, Tabla, Convertir texto en tabla, y en el cuadro se indica el número de columnas, el autoajuste y el separador de texto. Word calcula el número de columnas a partir del separador, y si el resultado no es el esperado suele ser porque alguna línea tiene un separador de más o de menos.

Para el camino inverso, con el cursor dentro de la tabla se usa Presentación, Datos, Convertir texto a, y se elige el carácter con el que se separarán las antiguas celdas.

4.11.6. Ordenar y calcular

El grupo Datos de la pestaña Presentación contiene tres comandos que se preguntan.

Ordenar abre un cuadro con hasta tres criterios sucesivos, cada uno con su tipo (texto, número o fecha) y su sentido ascendente o descendente, y con la casilla que indica si la lista tiene fila de encabezado, en cuyo caso esa fila no se ordena y sus rótulos aparecen como nombres de criterio. El mismo comando ordena párrafos normales fuera de una tabla, y eso sorprende a quien lo descubre en el examen.

Repetir filas de título, ya visto.

Fórmula abre un cuadro donde se escribe una expresión que comienza por el signo igual. En la versión española de Word, las funciones y los argumentos posicionales están traducidos: se escribe =SUMA(ARRIBA) para sumar las celdas situadas encima, y del mismo modo ABAJO, IZQUIERDA y DERECHA. Están disponibles, entre otras, las funciones SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MAX, MIN, PRODUCTO, REDONDEAR, ENTERO, ABS, RESTO, SIGNO, SI, Y, O, NO, VERDADERO, FALSO y DEFINIDO. El cuadro incluye además un desplegable de formato de número y otro para pegar funciones y marcadores.

Cuatro reglas sobre estas fórmulas, todas preguntables:

1. El resultado es un campo, y por tanto no se recalcula solo al cambiar los datos: hay que seleccionar la tabla y pulsar F9, o seleccionar todo el documento y pulsar F9 para actualizar todos los campos.

2. Las fórmulas con argumentos posicionales no incluyen los valores de las filas de encabezado.

3. Para evitar errores al sumar con argumentos posicionales conviene escribir un cero en las celdas vacías que entren en el cálculo.

4. Las celdas pueden referenciarse también con la notación A1, donde la primera columna es la A y la primera fila la 1, o con la notación RnCn, donde Rn es la fila y Cn la columna. La celda que contiene la fórmula nunca se incluye en su propio cálculo.

Word no es una hoja de cálculo, y el examen aprecia que se sepa: para cualquier cálculo que vaya más allá de una suma conviene incrustar o vincular una hoja de Excel, que es materia del tema II.9.

[[CAPTURA: fig-II08-09]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: una tabla de tres columnas con datos numéricos, el cursor en la celda de totales y el cuadro de diálogo Fórmula abierto

Resaltar: la expresión =SUMA(ARRIBA) en el cuadro Fórmula y el botón Repetir filas de título de la pestaña Presentación

Pie: Figura II.8.9. Cálculo en una tabla de Word. El resultado es un campo y se actualiza con F9

4.12. Imágenes, formas, SmartArt y ajuste del texto

El grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar reúne los objetos gráficos:

Imágenes, desde el dispositivo, desde imágenes de archivo o desde cuentas en línea.
Formas, la galería de líneas, rectángulos, flechas de bloque, formas de diagrama de flujo, llamadas y estrellas. Al dibujar una forma se puede mantener pulsada la tecla Mayús para conservar la proporción, obteniendo un círculo perfecto o una línea recta.
Iconos, biblioteca de pictogramas vectoriales.
SmartArt, que construye diagramas a partir de una lista de texto: listas, procesos, ciclos, jerarquías, relaciones, matrices y pirámides. El texto se escribe en el panel de texto que acompaña al gráfico, y el nivel de cada línea determina su posición en el diagrama. Es la herramienta correcta para un organigrama.
Gráfico, que abre una hoja de datos de Excel para construir un gráfico estadístico.
Captura, que inserta una imagen de otra ventana abierta o un recorte de pantalla.

El ajuste del texto es lo que más se pregunta de este epígrafe, porque es el concepto que gobierna la relación entre la imagen y el texto. Una imagen recién insertada se comporta en línea con el texto: es un carácter más, ocupa su sitio en el renglón y se desplaza con el texto. Los demás ajustes la convierten en un objeto flotante, anclado a un párrafo pero con posición propia:

Ajuste	Comportamiento
En línea con el texto	La imagen es un carácter más dentro del párrafo
Cuadrado	El texto rodea la imagen siguiendo su marco rectangular
Estrecho	El texto se ajusta al contorno real de la imagen
Transparente	Como el estrecho, y además rellena los huecos internos abiertos
Arriba y abajo	El texto queda encima y debajo, nunca a los lados
Detrás del texto	La imagen pasa a segundo plano, como una marca de agua
Delante del texto	La imagen tapa el texto

El menú de ajuste incluye además Modificar puntos de ajuste, que edita el contorno, Mover con el texto frente a Fijar posición en la página, y Más opciones de diseño, que abre el cuadro con las fichas de posición, ajuste y tamaño. El ancla, ese pequeño icono que aparece junto al párrafo al seleccionar una imagen flotante, indica a qué párrafo está vinculada: si se borra ese párrafo, la imagen desaparece con él.

La pestaña contextual Formato de imagen contiene las correcciones de brillo y contraste, el color, los efectos artísticos, los estilos de imagen, el borde, los efectos, Recortar, que oculta parte de la imagen sin borrarla, y Comprimir imágenes, que reduce la resolución para aligerar el archivo y permite eliminar definitivamente las zonas recortadas. Ese último detalle tiene interés jurídico: recortar una imagen no elimina la parte recortada del archivo, de modo que un documento con una fotografía recortada puede seguir conteniendo lo que se creía haber quitado. Para eliminarlo hay que comprimir la imagen marcando la casilla de eliminar las áreas recortadas.

El botón Texto alternativo de esa misma pestaña describe la imagen para quien no puede verla, y es requisito de accesibilidad, no una cortesía.

4.13. Referencias: tabla de contenido, notas, citas, títulos e índice

La pestaña Referencias agrupa las funciones que convierten un documento largo en un documento navegable.

4.13.1. Tabla de contenido

La tabla de contenido es el índice del principio del documento, con los apartados y su página. Word la construye automáticamente a partir de los estilos de título o de los niveles de esquema, y ese es el motivo por el que el epígrafe de estilos es tan importante.

Se inserta desde Referencias, Tabla de contenido, que ofrece dos tablas automáticas, una tabla manual y la opción Tabla de contenido personalizada, donde se decide si se muestran los números de página, si se alinean a la derecha, con qué carácter de relleno, con qué formato general y sobre todo cuántos niveles se recogen, que de forma predeterminada son tres. El botón Opciones de ese cuadro permite asociar niveles de tabla a estilos distintos de los de título, y el botón Modificar edita los estilos TDC 1, TDC 2 y siguientes, que son los que dan formato a las líneas de la tabla.

Tres comportamientos que se preguntan. La tabla es un campo: se actualiza con el botón Actualizar tabla o pulsando F9 sobre ella, y al hacerlo Word pregunta si actualizar solo los números de página o toda la tabla. Sus entradas son hipervínculos, de modo que con Ctrl y clic se salta al apartado. Y para incluir en la tabla un párrafo que no tiene estilo de título se usa el comando Agregar texto, que le asigna el nivel deseado.

4.13.2. Notas al pie y notas al final

Una nota al pie aparece al final de la página en que está la llamada; una nota al final aparece al final del documento o al final de cada sección. Se insertan con los botones del grupo Notas al pie, o con Ctrl+Alt+F y Ctrl+Alt+D respectivamente, combinaciones que no dependen del idioma.

El iniciador de ese grupo abre el cuadro de diálogo donde se configura la ubicación (al final de la página o debajo del texto para las notas al pie; al final del documento o de la sección para las notas al final), el formato del número (arábigos, romanos, letras, símbolos), el número inicial y la numeración continua, reiniciada en cada sección o en cada página. También se elige si los cambios se aplican a la sección o a todo el documento.

Un rasgo que se pregunta: la numeración de las notas es automática, de manera que al insertar una nota nueva en medio, todas las posteriores se renumeran solas. Y al borrar una nota, lo que se borra es la marca de referencia en el texto, no el texto de la nota al pie, que desaparece por sí solo al eliminar la llamada.

4.13.3. Citas y bibliografía

El grupo Citas y bibliografía sirve para gestionar fuentes bibliográficas. El flujo es sencillo: se elige un estilo de cita en el desplegable (APA, Chicago, IEEE, ISO 690 y MLA, entre otros), se usa Insertar cita, Agregar nueva fuente para rellenar la ficha de la obra (tipo, autor, título, año, editorial), y Word inserta la cita con el formato del estilo elegido. El botón Administrar fuentes abre una ventana con dos listas, la general del equipo y la del documento actual, y permite copiar fuentes entre ambas. Al final del trabajo, el botón Bibliografía inserta la lista completa, que es también un campo y se actualiza. Un cambio de estilo de cita reformatea todas las citas y la bibliografía de una vez.

4.13.4. Títulos y referencias cruzadas

Un título o rótulo, en el sentido de este grupo, es la leyenda numerada que acompaña a una imagen, una tabla o una ecuación. Se inserta con Referencias, Insertar título, y el cuadro permite elegir el rótulo (Ilustración, Tabla, Ecuación o uno nuevo creado por el usuario), su posición encima o debajo del objeto y el formato de numeración, incluyendo el número de capítulo. Como la numeración es automática, al insertar una figura nueva en medio del documento las siguientes se renumeran solas.

La referencia cruzada es la remisión que apunta a otro elemento del documento: un título, un marcador, una nota al pie, una figura o una tabla. El cuadro pide el tipo de elemento y qué se quiere mostrar (el texto completo, solo el número, la página, o las expresiones «más adelante» y «más atrás»), y la casilla de insertar como hipervínculo. Al ser un campo, la referencia se actualiza sola cuando cambia la numeración o la página del destino. Es la forma correcta de escribir «véase la figura 3» en un documento que va a seguir creciendo.

El botón Marcador, que está en la pestaña Insertar, crea puntos con nombre a los que se puede saltar y a los que pueden apuntar referencias cruzadas e hipervínculos internos.

4.13.5. Índice y tabla de ilustraciones

El índice, en el sentido estricto de Word, es la lista alfabética de términos con las páginas en que aparecen, que se coloca al final del documento. Su construcción tiene dos fases y hay que conocerlas: primero se marcan las entradas una a una, seleccionando la palabra y usando Referencias, Marcar entrada, cuyo atajo es Alt+Mayús+X; después se inserta el índice con el botón Insertar índice, que ofrece formato, número de columnas y alineación de los números de página. Las marcas de entrada se insertan en el texto como campos ocultos, visibles solo con las marcas de formato activadas.

La tabla de ilustraciones funciona igual que la tabla de contenido pero con los títulos de figuras o de tablas, y se inserta con el botón del grupo Títulos, eligiendo el rótulo correspondiente.

Existe además la tabla de autoridades, propia de escritos jurídicos, que recopila las citas de normas y sentencias marcadas previamente con Alt+Mayús+I.

Una idea que ordena todo el epígrafe: tabla de contenido, índice, tabla de ilustraciones, bibliografía, referencias cruzadas, números de página y títulos son campos. Todos se actualizan, ninguno se escribe a mano, y todos se recalculan seleccionando el documento y pulsando F9. Alt+F9 alterna entre ver el resultado y ver el código del campo, que es lo que hay que hacer para diagnosticar un índice que no sale como debe.

[[CAPTURA: fig-II08-10]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el cuadro de diálogo Tabla de contenido personalizada, con la vista previa de impresión a la izquierda

Resaltar: el desplegable de carácter de relleno, el selector Mostrar niveles con el valor 3 y el botón Opciones

Pie: Figura II.8.10. La tabla de contenido automática se construye con los estilos de título y recoge tres niveles de forma predeterminada

4.14. La combinación de correspondencia

Es la utilidad más característica de un procesador de textos en una oficina y materia clásica de examen. Consiste en producir muchos documentos personalizados a partir de un documento modelo y de una lista de datos.

4.14.1. Los tres elementos

1. El documento principal, que contiene el texto común a todos los destinatarios y los huecos donde irán los datos variables.

2. El origen de datos, que es la lista de destinatarios con sus campos. Puede ser una lista escrita en el propio Word, una hoja de Excel, una tabla o consulta de Access, una lista de contactos de Outlook, un archivo de texto delimitado o una base de datos.

3. El documento combinado, que es el resultado: un documento con tantas secciones o páginas como registros, o bien un lote de correos electrónicos enviados.

Los huecos se llaman campos de combinación y se muestran entre comillas angulares dobles. No son texto: son campos, y por eso pueden verse como código con Alt+F9.

4.14.2. El procedimiento, paso a paso

Todo está en la pestaña Correspondencia, cuyos grupos siguen el orden natural del trabajo, de izquierda a derecha. Existe además un asistente guiado, Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia, en el desplegable Iniciar combinación de correspondencia, que recorre el proceso en seis pasos dentro de un panel de tareas.

Paso 1. Elegir el tipo de documento. En Iniciar combinación de correspondencia se selecciona Cartas, Mensajes de correo electrónico, Sobres, Etiquetas, Directorio o Documento normal de Word. La elección condiciona lo que Word hará al final: las cartas generan un documento por registro, las etiquetas colocan varios registros por página y el directorio los concatena en un solo documento.

Paso 2. Seleccionar los destinatarios. El botón Seleccionar destinatarios ofrece escribir una lista nueva, usar una lista existente (con el cuadro de diálogo para localizar el archivo de Excel, Access o texto) o elegir de los contactos de Outlook.

Paso 3. Depurar la lista. El botón Editar lista de destinatarios abre una ventana con la lista completa y casillas de verificación para incluir o excluir registros, además de las herramientas de ordenar, filtrar, buscar duplicados, buscar destinatario y validar direcciones. Aquí se resuelve el caso práctico habitual: enviar la carta solo a los interesados de una provincia concreta se hace filtrando, no borrando filas del origen.

Paso 4. Redactar el documento e insertar los campos. Con el grupo Escribir e insertar campos se colocan:

Bloque de direcciones, que inserta un conjunto de campos de dirección con formato, configurable en su cuadro de diálogo.
Línea de saludo, que inserta el saludo con el nombre del destinatario y permite indicar qué poner cuando el nombre falta.
Insertar campo combinado, que inserta un campo suelto elegido de la lista de columnas del origen.
Reglas, que es el grupo de campos condicionales: Si..., entonces..., si no, Omitir registro si, Rellenar, Preguntar, Establecer marcador, Combinar registro número, Combinar secuencia y Siguiente registro. La regla condicional es la que permite que la carta escriba «estimado» o «estimada» según el campo de sexo.
Asignar campos, que relaciona los nombres de campo del origen con los que Word espera para el bloque de direcciones cuando no coinciden.
Resaltar campos de combinación, que los pinta en pantalla para localizarlos.

Paso 5. Vista previa. El botón Vista previa de resultados sustituye los campos por los datos del primer registro, y las flechas del grupo recorren los registros. El botón Comprobar errores ofrece simular la combinación e informar de los problemas sin generar nada, o completarla informando de los errores conforme se produzcan.

Paso 6. Finalizar. El botón Finalizar y combinar ofrece tres salidas:

Opción	Resultado
Editar documentos individuales	Genera un documento nuevo con todos los registros, que puede revisarse y modificarse uno a uno antes de imprimir
Imprimir documentos	Envía la combinación directamente a la impresora sin crear el documento intermedio
Enviar mensajes de correo electrónico	Genera y envía un correo por destinatario, pidiendo el campo que contiene la dirección, el asunto y el formato del mensaje

Al guardar el documento principal, este conserva la conexión con el origen de datos, de modo que al volver a abrirlo Word pregunta si se mantiene el vínculo. Es lo que permite repetir el envío el mes siguiente con la lista actualizada.

4.14.3. Sobres y etiquetas

El grupo Crear de la pestaña Correspondencia contiene Sobres y Etiquetas, que pueden usarse de forma aislada, para un solo destinatario, o combinados con un origen de datos para producir una tirada completa. El cuadro de etiquetas pide la marca y la referencia del producto, porque cada modelo comercial de hoja de etiquetas tiene su propia disposición.

4.14.4. Advertencias que se preguntan

La combinación no modifica el origen de datos: lo lee.
Si el origen es una hoja de Excel, la primera fila debe contener los nombres de los campos, y conviene que la hoja no tenga filas ni columnas vacías por encima de los datos.
Los formatos numéricos y de fecha del origen pueden llegar transformados. Se corrigen con modificadores del código de campo, visibles con Alt+F9.
El campo Siguiente registro es el que hace que en las etiquetas y en los directorios se coloque un registro detrás de otro en la misma página, en lugar de repetir el mismo.
La opción de enviar por correo electrónico exige un perfil de correo configurado en el equipo, materia del tema II.11.

[[CAPTURA: fig-II08-11]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: la pestaña Correspondencia completa, con un documento que muestra los campos de combinación entre comillas angulares dobles

Resaltar: los botones Seleccionar destinatarios, Insertar campo combinado, Reglas, Vista previa de resultados y Finalizar y combinar

Pie: Figura II.8.11. La pestaña Correspondencia. Sus grupos siguen el orden real del trabajo, de izquierda a derecha

[[CAPTURA: fig-II08-12]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: la ventana Destinatarios de combinar correspondencia con una lista de ejemplo sin datos personales reales

Resaltar: las casillas de inclusión de registros y los enlaces Ordenar, Filtrar y Buscar duplicados de la parte inferior

Pie: Figura II.8.12. Depuración de la lista de destinatarios. Para excluir registros se filtra, no se borran filas del origen

4.15. Revisión, trabajo con otros y protección del documento

4.15.1. Ortografía y gramática

El corrector se lanza con el botón Ortografía y gramática de la pestaña Revisar, cuya tecla es F7, igual en cualquier idioma. Abre el panel Editor, que muestra los problemas por categorías y ofrece las sugerencias, con los botones de omitir una vez, omitir todo y agregar al diccionario.

Conceptos que se preguntan:

El subrayado ondulado rojo señala ortografía y el azul problemas de gramática o de estilo. El subrayado no se imprime.
El idioma de revisión es una propiedad del texto, no del programa. Se fija seleccionando el texto y usando Revisar, Idioma, Establecer idioma de revisión, donde además está la casilla No revisar la ortografía ni la gramática, útil para bloques de código o citas en otro idioma. Un documento puede tener párrafos con idiomas distintos, y esa es la causa habitual de que el corrector marque como erróneo un texto perfectamente escrito.
El diccionario personalizado guarda las palabras agregadas, y se administra desde Opciones, Revisión, Diccionarios personalizados.
La revisión automática mientras se escribe puede desactivarse en Opciones, Revisión, y hacerse solo para el documento actual.
El grupo Revisión incluye también Sinónimos (Mayús+F7), Contar palabras, que abre el cuadro con páginas, palabras, caracteres con y sin espacios, párrafos y líneas, y el Lector inmersivo de la pestaña Vista, con sus ajustes de ancho de columna, color de página, espaciado y lectura en voz alta.

4.15.2. Comentarios

Un comentario es una anotación al margen que no forma parte del texto. Se inserta con Revisar, Nuevo comentario, o con Ctrl+Alt+M, combinación independiente del idioma. Los comentarios admiten respuestas encadenadas y pueden resolverse, lo que los deja visibles pero atenuados, o eliminarse. El botón Mostrar comentarios alterna entre la vista en línea y la vista en lista lateral.

La diferencia con el control de cambios hay que tenerla clara: el comentario opina sobre el texto, la marca de revisión modifica el texto.

4.15.3. Control de cambios

El control de cambios registra cada inserción, eliminación, desplazamiento y cambio de formato, con indicación de su autor y su fecha. Se activa y desactiva desde Revisar, Seguimiento, Control de cambios, o con Ctrl+Mayús+E, combinación documentada por el fabricante también para la versión española.

Sus elementos:

El desplegable Mostrar para revisión, con cuatro opciones que confunden a casi todo el mundo: Todas las revisiones muestra el documento con las marcas; Revisiones simples muestra el resultado final con una barra vertical en el margen indicando dónde hay cambios; Ninguna revisión muestra el documento como quedaría si se aceptara todo, sin marcas; y Original lo muestra como estaba antes. Ninguna de las cuatro modifica el documento: son formas de verlo. Esa es la trampa: un documento visto en modo Ninguna revisión sigue conteniendo todas las marcas, y enviarlo así entrega al destinatario todo el historial de la redacción.
Mostrar marcas, que decide qué tipos de cambio se ven, en línea o en globos, y de qué revisores.
El Panel de revisiones, que lista todos los cambios y comentarios en una ventana lateral o inferior, con su recuento.
El grupo Cambios, con Aceptar y Rechazar, cada uno con su desplegable para aceptar o rechazar solo el cambio actual, todos los mostrados o todos los del documento, y con las flechas Anterior y Siguiente.
Bloquear el control de cambios con contraseña, dentro del desplegable Control de cambios, impide que el destinatario lo desactive para hacer modificaciones sin dejar rastro.

4.15.4. Comparar y combinar

El botón Comparar de la pestaña Revisar tiene dos entradas que hay que distinguir, porque es pregunta típica:

Comparar toma dos documentos, el original y el revisado, y produce un tercer documento donde las diferencias aparecen como marcas de revisión. Es lo que se hace cuando alguien devuelve un documento modificado sin haber activado el control de cambios. En el cuadro puede elegirse qué elementos se comparan y si el resultado se muestra en un documento nuevo.
Combinar toma varios documentos revisados por personas distintas y funde sus marcas en uno solo, conservando la autoría de cada revisor.

4.15.5. Proteger el documento

Word ofrece varios niveles de protección, y el examen los distingue con cuidado. Casi todos están en Archivo, Información, Proteger documento:

Medida	Qué hace	Qué no hace
Marcar como final	Marca el documento como terminado, lo abre en solo lectura y desactiva la edición	No es seguridad: cualquiera puede pulsar Editar de todos modos
Cifrar con contraseña	Cifra el archivo. Sin la contraseña el documento no se abre	Si se pierde la contraseña, el documento no se recupera
Restringir edición	Abre el panel donde se limita el formato y el tipo de edición permitido	Sin contraseña de aplicación, la restricción es fácil de levantar
Restringir acceso	Gestión de derechos de información, con permisos por usuario, en entornos corporativos	Requiere la infraestructura correspondiente
Agregar una firma digital	Firma el documento con un certificado	Es distinta de la firma manuscrita insertada como imagen

El panel Restringir edición tiene tres secciones numeradas: restricciones de formato, que limitan los estilos utilizables; restricciones de edición, con un desplegable que permite elegir entre sin cambios (solo lectura), marcas de revisión, comentarios o relleno de formularios; y el botón Sí, aplicar la protección, que pide la contraseña. Dentro de las restricciones de edición pueden seleccionarse zonas concretas del documento y autorizar a determinados usuarios a editarlas. La opción de relleno de formularios es la que se usa para distribuir un impreso en el que solo se puedan escribir los campos.

Existe además la protección desde el cuadro de diálogo Guardar como, botón Herramientas, Opciones generales, donde se fija una contraseña de apertura y una contraseña de escritura. La primera impide abrir el archivo; la segunda permite abrirlo en solo lectura a quien no la conoce. La distinción entre ambas es pregunta clásica.

Una advertencia final que conecta este epígrafe con el 4.4.4 y con la jurisprudencia del epígrafe 5: antes de enviar un documento fuera de la oficina conviene aceptar o rechazar todas las marcas de revisión, eliminar los comentarios, ejecutar el Inspector de documento y comprobar la accesibilidad. Ese es el protocolo, y omitirlo es la causa más frecuente de las filtraciones involuntarias de información en documentos administrativos.

[[CAPTURA: fig-II08-13]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: un documento con control de cambios activo, marcas de inserción y eliminación visibles y un comentario abierto en el margen derecho

Resaltar: el botón Control de cambios activado, el desplegable Mostrar para revisión con sus cuatro opciones y los botones Aceptar y Rechazar

Pie: Figura II.8.13. Control de cambios. Las cuatro opciones de Mostrar para revisión cambian la vista, no el documento

[[CAPTURA: fig-II08-14]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el panel de tareas Restringir edición abierto a la derecha, con las tres secciones numeradas

Resaltar: el desplegable de restricciones de edición con la opción de relleno de formularios y el botón Sí, aplicar la protección

Pie: Figura II.8.14. Restringir edición. La protección se completa al aplicarla con contraseña

4.16. Imprimir

La página Imprimir de la vista Backstage reúne la vista preliminar y todas las opciones en una sola pantalla, y se abre con Ctrl+P, combinación válida en la versión española. Sus controles:

Copias e Impresora, con el enlace Propiedades de impresora, que abre el cuadro del fabricante del dispositivo.
Intervalo de páginas, con las opciones de imprimir todo el documento, la selección, la página actual o un intervalo escrito a mano. La sintaxis del intervalo se pregunta: los números sueltos se separan con punto y coma o coma según la configuración regional, y los intervalos con guion, de modo que una expresión del tipo 1;5-8;12 imprime la página 1, de la 5 a la 8 y la 12. Puede imprimirse también por secciones con la notación de página y sección.
El desplegable de imprimir en una cara o imprimir a doble cara, que distingue entre el volteo por el borde largo y por el borde corto, y ofrece la impresión manual a doble cara cuando la impresora no la hace sola.
Intercaladas frente a sin intercalar, que decide si se imprimen juegos completos o todas las copias de cada página seguidas.
La orientación, el tamaño de papel y los márgenes, repetidos aquí por comodidad.
Páginas por hoja, que imprime varias páginas reducidas en cada hoja, y la opción de escalar al tamaño del papel.
El enlace Configurar página, que abre el cuadro de diálogo completo.

En Opciones, Mostrar hay un bloque de opciones de impresión que decide si se imprimen los dibujos creados en Word, las propiedades del documento, el texto oculto y los campos actualizados. Y una casilla que salva documentos: actualizar los campos antes de imprimir.

4.17. Accesibilidad

La accesibilidad de los documentos públicos no es una recomendación estética: es una obligación derivada de la normativa de accesibilidad de los sitios web y aplicaciones para dispositivos móviles del sector público, y afecta a cualquier documento que se publique en una sede electrónica o se remita a un ciudadano.

El Comprobador de accesibilidad está en Revisar, Comprobar accesibilidad. Abre el panel Accesibilidad, que agrupa los hallazgos en Resultados de la inspección bajo tres categorías: Errores, que impiden el uso del contenido a personas con discapacidad; Advertencias, que lo dificultan; y Sugerencias, que lo mejoran. Al seleccionar un problema, el panel muestra los elementos afectados, la razón por la que debe corregirse y una lista de Acciones recomendadas que lo arregla sin salir del panel. La casilla de mantener el comprobador en ejecución mientras se trabaja hace que la barra de estado avise en tiempo real. La misma herramienta está disponible desde Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Comprobar accesibilidad.

Lo que el comprobador busca y hay que saber hacer bien:

Texto alternativo en imágenes, formas, SmartArt y tablas. Se escribe desde el botón Texto alternativo de la pestaña contextual del objeto o desde su menú contextual. Las imágenes puramente decorativas se marcan como decorativas en lugar de describirse.
Uso real de estilos de título, para que el lector de pantalla pueda navegar por la estructura. Un título en negrita de 16 puntos sin estilo de título no es un título para la tecnología de apoyo.
Tablas sencillas, con fila de encabezado declarada y sin celdas combinadas ni tablas anidadas, que rompen el orden de lectura.
Texto de los hipervínculos significativo, en lugar de repetir la dirección o escribir «haga clic aquí».
Contraste suficiente entre el texto y el fondo.
Nombres de hoja y de objetos descriptivos, y orden de lectura correcto de los objetos flotantes.
Evitar transmitir información solo mediante el color, y no usar espacios en blanco repetidos para maquetar.

Al exportar a PDF hay que dejar marcada la casilla de etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad, sin la cual el PDF resultante es un bloque opaco para un lector de pantalla.

La accesibilidad se relaciona con el tema II.1, que se ocupa de la atención a personas con discapacidad, y con el tema II.4, que trata de la administración electrónica. Aquí interesa la parte instrumental: dónde está la herramienta, qué categorías usa y qué corrige.

[[CAPTURA: fig-II08-15]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el panel Accesibilidad abierto a la derecha con resultados en las tres categorías y una imagen seleccionada en el documento

Resaltar: los apartados Errores, Advertencias y Sugerencias, y la lista de Acciones recomendadas desplegada

Pie: Figura II.8.15. El Comprobador de accesibilidad clasifica los hallazgos en errores, advertencias y sugerencias

4.18. Atajos de teclado

Este epígrafe hay que leerlo entero antes de memorizar nada, porque contiene una advertencia que evita aprender datos falsos.

El problema del idioma. Las combinaciones que usan una letra están asignadas en función del nombre del comando en el idioma de la interfaz. En la versión inglesa, la negrita es Ctrl+B, de bold; en la versión española es Ctrl+N, de negrita. Al comprobar la documentación del fabricante para preparar este tema se ha encontrado que la página en español de métodos abreviados de Word está traducida solo en parte y llega a contradecirse: asigna la misma combinación a dos comandos distintos en dos tablas de la misma página. Por eso este manual hace tres cosas: separa las combinaciones que no dependen del idioma, que son la mayoría y las más preguntadas; recoge solo las combinaciones con letra que ha podido confirmar en documentación en español del fabricante; y explica cómo comprobar cualquier otra en la propia instalación, que es lo único que da certeza.

Cómo comprobar una combinación en su propio Word. Dos procedimientos, ambos fiables:

1. Pasar el puntero sobre el botón de la cinta y esperar a que aparezca la información en pantalla. Si el comando tiene combinación asignada, aparece entre paréntesis junto al nombre.

2. Abrir Archivo, Opciones, Personalizar cinta de opciones y pulsar el botón Personalizar situado junto a Métodos abreviados de teclado. Se abre el cuadro Personalizar teclado, donde al elegir una categoría y un comando aparece en el recuadro Teclas activas la combinación que ese comando tiene asignada en esa instalación. Ese mismo cuadro permite asignar combinaciones propias y guardar el cambio en la plantilla Normal.dotm o solo en el documento actual.

Tabla A. Combinaciones que no dependen del idioma de la interfaz. Todas ellas figuran con el mismo valor en la documentación en inglés y en español del fabricante.

Combinación	Función
Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V	Cortar, copiar y pegar
Ctrl+Mayús+V	Pegar solo el texto, sin formato
Ctrl+Alt+C y Ctrl+Alt+V	Copiar y pegar el formato del texto seleccionado
Ctrl+Z y Ctrl+Y	Deshacer y rehacer
Ctrl+Entrar	Insertar un salto de página
Mayús+Entrar	Insertar un salto de línea dentro del mismo párrafo
Ctrl+Mayús+Entrar	Insertar un salto de columna
Ctrl+Mayús+barra espaciadora	Insertar un espacio de no separación
Ctrl+Mayús+8	Mostrar u ocultar las marcas de formato (sin usar el teclado numérico)
Mayús+F3	Cambiar entre mayúsculas, minúsculas y tipo título
Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+5	Interlineado sencillo, doble y de 1,5 líneas
Ctrl+Mayús+N	Aplicar el estilo Normal
Ctrl+Alt+1, Ctrl+Alt+2, Ctrl+Alt+3	Aplicar los estilos Título 1, Título 2 y Título 3
Ctrl+Alt+Mayús+S	Mostrar el panel de tareas Estilos
Mayús+F1	Mostrar el panel Mostrar formato
Ctrl+corchete de cierre y Ctrl+corchete de apertura	Aumentar y disminuir un punto el tamaño de fuente
Ctrl+barra espaciadora	Quitar el formato manual de carácter
F8 y Mayús+F8	Extender y reducir la selección
Ctrl+Mayús+F8 y teclas de dirección	Seleccionar un bloque vertical
Ctrl+flechas izquierda y derecha	Mover el cursor una palabra
Ctrl+flechas arriba y abajo	Mover el cursor un párrafo
Ctrl+Inicio y Ctrl+Fin	Ir al principio y al final del documento
Mayús+F5	Volver a la ubicación de la revisión anterior
Ctrl+Retroceso y Ctrl+Suprimir	Eliminar la palabra anterior o la siguiente
F7 y Mayús+F7	Ortografía y gramática, y sinónimos
Ctrl+Alt+M	Insertar un comentario
Ctrl+Mayús+E	Activar o desactivar el control de cambios
Ctrl+Alt+F y Ctrl+Alt+D	Insertar nota al pie y nota al final
Alt+Mayús+X	Marcar una entrada de índice
Alt+Mayús+O	Marcar una entrada de tabla de contenido
Alt+Mayús+I	Marcar una entrada de tabla de autoridades
F9	Actualizar los campos seleccionados
Alt+F9	Alternar entre todos los códigos de campo y sus resultados
Ctrl+F9	Insertar un campo vacío
F11 y Mayús+F11	Ir al campo siguiente y al anterior
Ctrl+F1	Contraer o mostrar la cinta de opciones
Ctrl+Alt+P, Ctrl+Alt+O, Ctrl+Alt+N	Vistas Diseño de impresión, Esquema y Borrador
Ctrl+Alt+S	Dividir la ventana del documento
Ctrl+Alt+I	Cambiar a vista previa de impresión
Tab y Mayús+Tab	En una tabla, ir a la celda siguiente y a la anterior
Alt+Inicio y Alt+Fin	Ir a la primera y a la última celda de la fila
Alt+Re Pág y Alt+Av Pág	Ir a la primera y a la última celda de la columna
Ctrl+Tab	Insertar un tabulador dentro de una celda de tabla
Alt	Mostrar las Sugerencias de teclas de la cinta
Esc	Cancelar el comando en curso

Tabla B. Combinaciones con letra confirmadas en la documentación en español del fabricante.

Combinación	Función
Ctrl+U	Crear un documento nuevo
Ctrl+A	Abrir un documento
Ctrl+G	Guardar el archivo
Ctrl+P	Imprimir
Ctrl+N	Aplicar formato de negrita
Ctrl+B	Mostrar el panel de navegación para buscar en el documento
Alt+Mayús+F	Insertar un campo de fecha
Alt+Mayús+H	Insertar un campo de hora
Alt+Mayús+P	Insertar un campo de página
Alt+Mayús+V	Insertar un campo de combinación de correspondencia
Alt+Mayús+K	Vista previa de la combinación de correspondencia
Alt+Mayús+N	Combinar el documento
Alt+Mayús+M	Imprimir el documento combinado
Alt+Mayús+E	Modificar el documento de datos de la combinación

Lo que este manual no afirma. Circulan listas que asignan combinaciones concretas a la cursiva, el subrayado, las cuatro alineaciones, el cuadro de diálogo Fuente, Reemplazar, Ir a y Seleccionar todo en la versión española. Esas asignaciones no han podido confirmarse en documentación del fabricante en español sin contradicciones, de modo que el manual no las da por buenas y remite al procedimiento de comprobación descrito al principio de este epígrafe. Es preferible una lista corta y cierta a una lista larga con datos inventados, y el opositor que compruebe esas combinaciones en su propia instalación las recordará mejor que si las memoriza de una tabla.

Cómo se preguntan los atajos. Casi siempre de tres maneras: preguntando qué hace una combinación concreta, preguntando cuál es la combinación de una función concreta, o presentando cuatro parejas de combinación y función para que se identifique la correcta o la incorrecta. Las combinaciones de la Tabla A, sobre todo las de saltos, marcas de formato, interlineado, estilos de título, notas al pie, comentarios, control de cambios y campos, son las que más aparecen.

[[CAPTURA: fig-II08-16]]

Aplicación: Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español

Qué mostrar: el cuadro de diálogo Personalizar teclado, abierto desde Opciones, Personalizar cinta de opciones, con una categoría y un comando seleccionados

Resaltar: el recuadro Teclas activas, el cuadro Nueva tecla de método abreviado y el desplegable Guardar cambios en

Pie: Figura II.8.16. Dónde se comprueba con certeza la combinación real de cada comando en la instalación propia

5. Jurisprudencia esencial

Un tema de procesador de textos parece ajeno al Derecho hasta que se recuerda qué se produce con él en una oficina pública: documentos administrativos. El documento es el objeto jurídico por excelencia de la actividad de la Administración, y los tribunales han tenido que responder a preguntas que afectan directamente a cómo se trabaja con Word: qué valor probatorio tiene un archivo, quién puede mirar dentro del ordenador donde se guarda y qué pasa con lo que el documento arrastra sin que se vea.

Las resoluciones que siguen se han comprobado una a una. Se citan por su doctrina y con su alcance exacto, que no siempre coincide con el que se les atribuye.

Una advertencia previa, y es la más importante de este epígrafe. No existe ninguna resolución del Tribunal Supremo cuya razón de decidir sea el valor probatorio de un documento de Word como tal. Quien afirme lo contrario está extrapolando. Lo que sí existe es una resolución sobre la fiabilidad probatoria de un archivo ofimático exportado, y de ella se extrae el principio aplicable.

STS 438/2018, de 3 de octubre (Sala Segunda, de lo Penal, recurso de casación 772/2017, ECLI:ES:TS:2018:3253). Frente a la alegación de que unos listados ofimáticos aportados como prueba no eran fiables, el Tribunal razonó que el elemento probatorio no es el archivo en sí, sino el sistema informático que registró automáticamente las operaciones; que el volcado al archivo fue un proceso automatizado sin intervención de las partes; y que la correspondencia entre el archivo y el sistema de origen quedó acreditada por prueba testifical sobre la inviolabilidad y la exactitud de ese sistema. La idea que hay que llevarse, y que vale igual para un documento de Word que para una hoja de cálculo, es esta: el archivo no se autentica a sí mismo. Su fuerza probatoria depende de la trazabilidad del sistema del que procede y de su corroboración por otros medios. Conviene citarla con precisión: es una sentencia penal sobre suficiencia de prueba de cargo, no doctrina general sobre el artículo 384 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, precepto cuyo número ni siquiera aparece en ella.

STC 173/2011, de 7 de noviembre (Sala Segunda, recurso de amparo 5928-2009). El ordenador personal es un ámbito protegido por el derecho a la intimidad del artículo 18.1 de la Constitución, porque en su disco se acumula información que pertenece al reducto último de la vida privada. Acceder a sus archivos es una injerencia que necesita justificación constitucional. Trasladado a este tema: la carpeta donde se guardan los documentos de trabajo no es un cajón cualquiera.

STC 170/2013, de 7 de octubre (Sala Primera, recurso de amparo 2907-2011). Cuando existe una prohibición previa y conocida de usar los medios informáticos para fines ajenos al trabajo, esa prohibición lleva implícita la facultad empresarial de supervisión, de modo que decae la expectativa razonable de confidencialidad. Es la resolución que explica por qué las normas escritas de uso del equipo importan tanto: determinan de antemano qué puede esperarse y qué no.

STS 225/2024, de 6 de febrero (Sala de lo Social, recurso 263/2022). Declaró la nulidad de una política empresarial de uso de los dispositivos digitales por haberse elaborado sin la participación de la representación de las personas trabajadoras, participación que exige el artículo 87.3 de la Ley Orgánica 3/2018. No basta con que exista una norma interna sobre el uso del ordenador: hay que haberla elaborado como manda la ley.

El marco normativo, que aquí pesa más que la jurisprudencia. La cuestión de qué es un documento administrativo válido y cómo se expide una copia auténtica no la resuelven los tribunales caso por caso, sino la ley. Los artículos 26 y 27 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, fijan que los documentos administrativos se emitirán por escrito a través de medios electrónicos y regulan el régimen de las copias auténticas. Un documento redactado en Word y guardado en el equipo local es, mientras no se incorpore al expediente electrónico por los cauces previstos, un borrador de trabajo. La diferencia entre un archivo y un documento administrativo no es informática, es jurídica.

Por qué esto se conecta con el epígrafe 4.15. El protocolo de aceptar o rechazar las marcas de revisión, eliminar los comentarios y ejecutar el Inspector de documento antes de enviar un archivo fuera de la oficina no es una recomendación de buenas maneras. Un documento de Word arrastra metadatos, autoría, historial de cambios y, si no se depura, texto que se creía eliminado. Enviarlo sin inspeccionar es la causa más frecuente de las filtraciones involuntarias de información en documentos administrativos, con las consecuencias que la normativa de protección de datos anuda a una brecha de seguridad. La materia de protección de datos se desarrolla en el tema I.12 y la de seguridad informática en el II.5; aquí basta con retener la conducta correcta.

6. Tabla resumen del tema

Concepto	Dato exacto
Versión de referencia	Word para Microsoft 365, versión de escritorio en español, sobre Windows 11
Formato predeterminado	.docx, basado en Office Open XML, contenedor comprimido con archivos XML dentro, sin macros
Formato con macros	.docm para documentos, .dotm para plantillas
Plantilla global	Normal.dotm, base de los documentos en blanco
Formato heredado	.doc y .dot, binarios, activan el Modo de compatibilidad
Formatos de intercambio	.pdf, .odt (OpenDocument), .rtf, .txt
Vista protegida	Se activa con archivos de internet, del correo o de ubicaciones no seguras. Solo lectura con barra amarilla y botón Habilitar edición. Se configura en el Centro de confianza
Tipos de salto de sección	Cuatro: página siguiente, continuo, página par y página impar
Qué se configura por sección	Márgenes, orientación, tamaño de papel, columnas, encabezados y pies, numeración de páginas, bordes de página, numeración de líneas y notas
Regla del salto de sección	La marca guarda la configuración de la sección que la precede. Al borrarla, esa sección adopta la configuración de la siguiente
Dónde se ven los saltos de sección	En la vista Borrador, como línea doble rotulada, y con las marcas de formato activadas
Fichas del cuadro Configurar página	Tres: Márgenes, Papel y Diseño
Qué contiene la ficha Diseño	Inicio de sección, encabezados y pies diferentes en pares e impares y en la primera página, distancia al borde, alineación vertical, Bordes y Números de línea
Márgenes predefinidos	Normal, Estrecho, Moderado, Ancho y Reflejado, más Márgenes personalizados
Encuadernación	Espacio adicional reservado en el lado por el que se encuaderna, se fija en la ficha Márgenes
Tamaño A4	21 por 29,7 centímetros
Elementos de la combinación de correspondencia	Tres: documento principal, origen de datos y documento combinado
Marca de los campos de combinación	Comillas angulares dobles. Se ven como código con Alt+F9
Orígenes de datos admitidos	Lista escrita en Word, hoja de Excel, tabla o consulta de Access, contactos de Outlook, texto delimitado o base de datos
Depuración de la lista	Editar lista de destinatarios permite incluir o excluir, ordenar, filtrar, buscar duplicados y buscar destinatario
Tipos de documento principal	Cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas, directorio y documento normal
Protección: marcar como final	Abre en solo lectura y desactiva la edición. No es seguridad: se puede pulsar Editar
Protección: cifrar con contraseña	Cifra el archivo. Sin contraseña no se abre y no se recupera
Contraseñas de Guardar como	Dos: de apertura, que impide abrir, y de escritura, que permite abrir en solo lectura
Restricciones de edición	Sin cambios (solo lectura), marcas de revisión, comentarios o relleno de formularios
Salto de página	Ctrl+Entrar, válido en todos los idiomas
Salto de línea sin cambiar de párrafo	Mayús+Entrar
Salto de columna	Ctrl+Mayús+Entrar
Marcas de formato	Ctrl+Mayús+8, sin usar el teclado numérico
Estilo Normal	Ctrl+Mayús+N
Estilos Título 1, 2 y 3	Ctrl+Alt+1, Ctrl+Alt+2, Ctrl+Alt+3
Panel Estilos	Ctrl+Alt+Mayús+S
Panel Mostrar formato	Mayús+F1
Interlineado sencillo, doble y de 1,5	Ctrl+1, Ctrl+2 y Ctrl+5
Quitar formato manual de carácter	Ctrl+barra espaciadora
Pegar solo texto	Ctrl+Mayús+V
Copiar y pegar formato	Ctrl+Alt+C y Ctrl+Alt+V
Cambiar mayúsculas y minúsculas	Mayús+F3
Control de cambios	Ctrl+Mayús+E
Insertar comentario	Ctrl+Alt+M
Nota al pie y nota al final	Ctrl+Alt+F y Ctrl+Alt+D
Marcar entrada de índice	Alt+Mayús+X
Selección de bloque vertical	Ctrl+Mayús+F8 y teclas de dirección
Volver a la revisión anterior	Mayús+F5
Cómo comprobar un atajo con certeza	Archivo, Opciones, Personalizar cinta de opciones, botón Personalizar, recuadro Teclas activas

7. Trampas de examen

1. Ctrl+Entrar inserta un salto de página, no un salto de sección. El salto de sección se inserta desde Disposición, Saltos, y no tiene atajo predeterminado. Confundirlos es la trampa más rentable del tema porque suena verosímil.

2. La marca de salto de sección guarda la configuración de la sección anterior, no de la siguiente. Por eso al borrar la marca la sección que la precedía adopta la configuración de la posterior. La respuesta que dice lo contrario es falsa y aparece con frecuencia.

3. La orientación de página se aplica a la sección, no al documento. Un informe vertical puede tener una página horizontal si esa página está en su propia sección. Cualquier opción que afirme que la orientación es siempre de todo el documento es incorrecta.

4. Marcar como final no protege nada. Abre el documento en solo lectura, pero cualquiera puede pulsar Editar de todos modos. La única medida que impide abrir el archivo es cifrar con contraseña.

5. La contraseña de apertura y la de escritura no son lo mismo. La de apertura impide abrir el archivo. La de escritura permite abrirlo en solo lectura a quien no la conoce. Las dos se fijan en Guardar como, Herramientas, Opciones generales.

6. El formato .docx no admite macros. Para guardar macros hace falta .docm en documentos y .dotm en plantillas. Una pregunta que ofrezca guardar una macro en .docx es falsa.

7. Abrir una plantilla desde Nuevo crea una copia y deja la plantilla intacta. Quien responda que se edita la plantilla original confunde abrir con crear a partir de.

8. La vista protegida no es un error ni un fallo del archivo. Es la barrera que impide que un documento de origen externo se ejecute al abrirlo. Habilitar la edición sin comprobar el origen es precisamente la conducta que se quiere evitar.

9. Ctrl+Mayús+8 muestra las marcas de formato, y el 8 no vale desde el teclado numérico. Es el detalle que distingue a quien lo ha usado de quien lo ha memorizado de una lista.

10. Los campos de combinación no son texto. Se muestran entre comillas angulares dobles y se ven como código con Alt+F9. Escribir a mano unas comillas angulares no crea un campo.

11. Para enviar la carta solo a una parte de la lista se filtra, no se borran filas del origen. El filtrado está en Editar lista de destinatarios. Borrar registros del archivo de origen es la respuesta incorrecta que parece práctica.

12. El tipo de documento principal decide el resultado final. Cartas generan un documento por registro, etiquetas colocan varios registros por página y directorio los concatena en un único documento. No es indiferente cuál se elija al empezar.

13. El interlineado de 1,5 líneas es Ctrl+5, no Ctrl+1,5 ni Ctrl+3. Ctrl+1 es sencillo y Ctrl+2 es doble. El 5 despista porque no sigue la lógica de los otros dos.

14. Mayús+Entrar no crea un párrafo nuevo. Inserta un salto de línea dentro del mismo párrafo, de modo que el texto conserva el formato de párrafo y no se separa a efectos de numeración ni de espaciado anterior y posterior.

15. Las combinaciones con letra dependen del idioma de la interfaz. En español la negrita es Ctrl+N, de negrita; en inglés es Ctrl+B, de bold. Una pregunta que dé por buena la combinación inglesa en una instalación en español es incorrecta.

16. Ctrl+Alt+F inserta una nota al pie y Ctrl+Alt+D una nota al final. Se intercambian con facilidad porque en español ambas empiezan por nota.

17. Los saltos de sección se ven en la vista Borrador. Buscarlos en Diseño de impresión sin activar las marcas de formato es perder el tiempo, y alguna pregunta juega con esa diferencia de vistas.

18. Restringir edición con la opción de relleno de formularios no bloquea el documento entero. Permite escribir en los campos del impreso y nada más. Es la opción correcta para distribuir un formulario, frente a sin cambios, que lo deja en solo lectura.

19. El PDF no es solo de salida. Word puede crear un PDF y también abrirlo para convertirlo en documento editable, con las pérdidas de maquetación que ello implique.

20. Ctrl+barra espaciadora quita el formato manual de carácter, no el estilo. Para volver al estilo Normal se usa Ctrl+Mayús+N. Son dos limpiezas distintas y se preguntan juntas.

8. Reglas mnemotécnicas

Los cuatro saltos de sección: PACI. Página siguiente, pAr, Continuo, Impar. Basta recordar que son cuatro y que dos de ellos, par e impar, existen para imprimir a doble cara.

Los tres elementos de la combinación: PODOCO. Principal, Orígen de Datos y Documento COmbinado. El orden de las letras es el orden del trabajo: primero el modelo, después la lista, al final el resultado.

Interlineados, la escalera 1, 2, 5. Ctrl+1 sencillo, Ctrl+2 doble y Ctrl+5 para el intermedio de 1,5. La forma de no olvidar el 5 es leerlo como el uno coma cinco al que le falta la coma.

Las dos contraseñas de Guardar como. La de Apertura Abre, la de Escritura Escribe. Quien no tiene la primera no entra; quien no tiene la segunda entra pero mira sin tocar.

Notas: al pie el Footer, al final el enD. Ctrl+Alt+F para la nota al pie y Ctrl+Alt+D para la nota al final. Las letras vienen del inglés y por eso no se intercambian.

Las tres fichas de Configurar página: MaPaDi. Márgenes, Papel y Diseño. La tercera es la que más preguntas finas produce y la que casi nadie abre.

Lo que viaja con el documento y hay que limpiar: MACO. Marcas de revisión, Autoría y metadatos, Comentarios, Otros datos ocultos. Es la lista del Inspector de documento antes de enviar nada fuera.

9. Aplicación práctica

Caso 1. Un informe con una página horizontal en medio. La unidad prepara un informe de veinte páginas en vertical, pero el anexo estadístico es una tabla ancha que no cabe. La solución incorrecta es cambiar la orientación, porque afecta al documento entero. El procedimiento correcto tiene tres pasos: situar el cursor al final de la página anterior al anexo e insertar un salto de sección de página siguiente desde Disposición, Saltos; situar el cursor al final del anexo e insertar otro salto de sección de página siguiente; y, con el cursor dentro de la sección intermedia, cambiar la orientación a horizontal. Al aplicar la orientación conviene comprobar en el desplegable Aplicar a que dice esta sección y no todo el documento. El resultado es un documento vertical con una sola página apaisada.

Caso 2. Numerar sin que la portada cuente. El documento empieza con una portada que no debe llevar número, y la numeración ha de arrancar en la primera página de contenido. Se inserta un salto de sección de página siguiente al final de la portada. En la segunda sección se abre el encabezado o el pie y se desactiva el botón Vincular al anterior, que es el paso que casi todo el mundo olvida y el que hace que la numeración de una sección deje de arrastrar la de la anterior. Después, en Número de página, Formato del número de página, se elige iniciar en 1. Si además la portada no debe mostrar ningún número, se marca la casilla de primera página diferente en la ficha Diseño del cuadro Configurar página.

Caso 3. Una notificación a doscientos interesados de una provincia. El registro dispone de un listado en Excel con todos los interesados de la comunidad autónoma y hay que notificar solo a los de una provincia. Se redacta el documento principal en Word y se elige Cartas en Iniciar combinación de correspondencia. En Seleccionar destinatarios se usa la lista existente y se localiza el archivo de Excel. En Editar lista de destinatarios se filtra por el campo de provincia, sin tocar el archivo de origen, que sigue sirviendo para futuros envíos. Se insertan el bloque de direcciones y la línea de saludo, se comprueba con Vista previa de resultados recorriendo varios registros y se finaliza. Antes de imprimir conviene revisar dos registros al azar, porque los errores de campo aparecen siempre en el primero y en el último de la lista.

Caso 4. Un impreso que solo se pueda rellenar. Se quiere distribuir un formulario en el que los interesados escriban sus datos sin poder alterar el texto de las preguntas. Se prepara el documento con los campos correspondientes y se abre Revisar, Restringir edición. En la sección de restricciones de edición se elige relleno de formularios y se pulsa Sí, aplicar la protección, que solicita una contraseña. Sin esa contraseña el documento no puede desprotegerse, y quien lo reciba podrá escribir en los campos y en ningún otro sitio. Conviene guardar la contraseña en el gestor de la unidad: si se pierde, el impreso queda inservible para futuras modificaciones.

Caso 5. Enviar un borrador revisado a otra unidad. El documento ha pasado por tres personas con control de cambios activado y lleva comentarios en el margen. Enviarlo tal cual dejaría a la vista quién propuso qué y qué se descartó. El protocolo es: revisar las marcas una a una y aceptarlas o rechazarlas, no limitarse a cambiar la vista a Sin marcas, que oculta pero no elimina; eliminar todos los comentarios desde Revisar, Comentarios, Eliminar todos los comentarios del documento; ejecutar Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento y eliminar lo que proceda; y comprobar la accesibilidad si el documento va a publicarse. Solo entonces se guarda la versión que sale de la unidad, preferiblemente con otro nombre para conservar el original con su historial.

10. Preguntas de test con respuesta explicada

Las setenta preguntas siguientes son de redacción propia del equipo de contenidos de TestMiOpo. No reproducen el enunciado ni las opciones de ningún cuestionario oficial ni de ningún banco de preguntas ajeno. Están construidas a partir de la documentación pública del fabricante y del programa oficial de la convocatoria.

1. El formato predeterminado de Word desde 2007 es:

a) .doc b) .docx c) .rtf d) .odt

Respuesta: b). El .docx es el formato predeterminado y está basado en Office Open XML: es un contenedor comprimido con archivos XML dentro. El .doc es el formato binario heredado.

2. Para guardar un documento que contiene macros hay que usar la extensión:

a) .docx b) .dotx c) .docm d) .txt

Respuesta: c). El .docx no admite macros. Para documentos con macros se usa .docm y para plantillas con macros .dotm.

3. La plantilla global sobre la que nacen los documentos en blanco se llama:

a) Normal.dotm b) Documento1.docx c) Base.dotx d) Word.dot

Respuesta: a). Normal.dotm es la plantilla global. Los cambios guardados en ella afectan a todos los documentos nuevos.

4. Al abrir una plantilla .dotx desde Archivo, Nuevo:

a) Se edita la plantilla original. b) Se crea una copia y la plantilla queda intacta. c) La plantilla se convierte en documento y se pierde. d) Se abre en solo lectura.

Respuesta: b). Ese es el sentido de una plantilla: se crea un documento nuevo a partir de ella sin alterarla.

5. El Modo de compatibilidad se activa al abrir:

a) Un .docx creado en otro equipo. b) Un archivo .doc de Word 97-2003. c) Un PDF. d) Un archivo en OneDrive.

Respuesta: b). Los formatos binarios heredados abren en Modo de compatibilidad, que desactiva funciones no disponibles en aquella versión.

6. La vista protegida se activa cuando el archivo procede de:

a) La carpeta Documentos. b) Internet, el correo o una ubicación no segura. c) Una unidad de red de la organización. d) OneDrive de la propia cuenta.

Respuesta: b). Es una barrera de seguridad: el archivo abre en solo lectura con una barra amarilla y el botón Habilitar edición.

7. La vista protegida se configura desde:

a) El Centro de confianza. b) Opciones de impresión. c) El panel Estilos. d) La pestaña Revisar.

Respuesta: a). El Centro de confianza reúne la configuración de seguridad, incluidas las ubicaciones de confianza y el comportamiento de la vista protegida.

8. El formato .odt corresponde a:

a) Un documento de Word con macros. b) Texto de OpenDocument, formato abierto normalizado. c) Una plantilla heredada. d) Texto sin formato.

Respuesta: b). Es el formato de OpenDocument, el que usa LibreOffice Writer.

9. Al guardar como .txt:

a) Se conserva todo el formato. b) Se conservan las imágenes. c) Se pierde todo el formato y quedan solo los caracteres. d) Se conserva la estructura de estilos.

Respuesta: c). El texto sin formato guarda únicamente caracteres.

10. Word puede abrir un PDF para:

a) Solo imprimirlo. b) Convertirlo en documento editable, con posibles pérdidas de maquetación. c) Nada, solo puede crearlos. d) Firmarlo digitalmente.

Respuesta: b). El PDF no es solo un formato de salida: Word lo abre y lo convierte, aunque la maquetación puede resentirse.

11. El atajo que inserta un salto de página es:

a) Mayús+Entrar b) Ctrl+Entrar c) Ctrl+Mayús+Entrar d) Alt+Entrar

Respuesta: b). Ctrl+Entrar es válido en todas las versiones de idioma. Mayús+Entrar inserta un salto de línea y Ctrl+Mayús+Entrar un salto de columna.

12. Mayús+Entrar inserta:

a) Un párrafo nuevo. b) Un salto de línea dentro del mismo párrafo. c) Un salto de sección. d) Un salto de página.

Respuesta: b). El texto continúa en el mismo párrafo, de modo que conserva su formato de párrafo, su numeración y su espaciado.

13. Los tipos de salto de sección son:

a) Dos. b) Tres. c) Cuatro. d) Seis.

Respuesta: c). Página siguiente, continuo, página par y página impar.

14. El salto de sección continuo permite:

a) Empezar siempre en página derecha. b) Tener en la misma página texto a una columna y debajo texto a dos. c) Numerar en romanos. d) Insertar una portada.

Respuesta: b). La sección nueva empieza en el mismo punto de la misma página.

15. La marca de salto de sección guarda la configuración de:

a) La sección que la sigue. b) La sección que la precede. c) Todo el documento. d) Ninguna, es solo una marca visual.

Respuesta: b). Por eso, al borrarla, la sección anterior adopta la configuración de la siguiente. Es la causa más frecuente de documentos desmontados.

16. La orientación de página se aplica:

a) Siempre a todo el documento. b) A la sección. c) Al párrafo. d) A la página concreta donde está el cursor.

Respuesta: b). Por eso un informe vertical puede llevar una página horizontal si esa página está en su propia sección.

17. Los saltos de sección se ven con claridad en la vista:

a) Diseño de impresión sin marcas. b) Borrador. c) Lectura. d) Diseño web.

Respuesta: b). En la vista Borrador aparecen como una línea doble rotulada. También se ven con las marcas de formato activadas.

18. El cuadro de diálogo Configurar página tiene las fichas:

a) Márgenes, Papel y Diseño. b) Página, Texto y Estilo. c) Márgenes, Columnas y Notas. d) Diseño, Formato y Revisión.

Respuesta: a). La ficha Diseño es la menos conocida y la que más preguntas finas produce.

19. La casilla de encabezados y pies diferentes en la primera página está en:

a) La ficha Márgenes. b) La ficha Papel. c) La ficha Diseño de Configurar página. d) La pestaña Insertar.

Respuesta: c). Junto con la de pares e impares, la distancia al borde y la alineación vertical.

20. La encuadernación, en Configurar página, es:

a) El margen superior. b) Un espacio adicional reservado en el lado por el que se encuaderna. c) El tipo de papel. d) La distancia del pie al borde.

Respuesta: b). Se fija en la ficha Márgenes, junto con su posición.

21. El tamaño de papel A4 mide:

a) 21 por 29,7 centímetros. b) 21,6 por 27,9. c) 20 por 30. d) 22 por 28.

Respuesta: a). Es el tamaño habitual en España.

22. El salto de columna se inserta con:

a) Ctrl+Entrar b) Mayús+Entrar c) Ctrl+Mayús+Entrar d) Alt+Mayús+Entrar

Respuesta: c). Pasa el texto a la columna siguiente antes de que se llene.

23. Para que la numeración de una sección deje de arrastrar la de la anterior hay que:

a) Borrar el encabezado. b) Desactivar Vincular al anterior. c) Cambiar la orientación. d) Insertar un salto de página.

Respuesta: b). Es el paso que casi todo el mundo olvida al numerar sin contar la portada.

24. Ctrl+Mayús+8 sirve para:

a) Aplicar negrita. b) Mostrar u ocultar las marcas de formato. c) Insertar una nota. d) Cambiar el interlineado.

Respuesta: b). Y el 8 no vale desde el teclado numérico.

25. El interlineado de 1,5 líneas se aplica con:

a) Ctrl+1 b) Ctrl+2 c) Ctrl+5 d) Ctrl+3

Respuesta: c). Ctrl+1 es sencillo y Ctrl+2 es doble.

26. Ctrl+barra espaciadora:

a) Inserta un espacio de no separación. b) Quita el formato manual de carácter. c) Aplica el estilo Normal. d) Borra la palabra siguiente.

Respuesta: b). Para volver al estilo Normal se usa Ctrl+Mayús+N, que es otra limpieza distinta.

27. El espacio de no separación se inserta con:

a) Ctrl+barra espaciadora b) Ctrl+Mayús+barra espaciadora c) Alt+barra espaciadora d) Mayús+barra espaciadora

Respuesta: b). Evita que dos elementos que deben ir juntos queden partidos al final de la línea.

28. Mayús+F3 sirve para:

a) Cambiar entre mayúsculas, minúsculas y tipo título. b) Repetir la última acción. c) Buscar. d) Abrir el panel Estilos.

Respuesta: a). Recorre las tres formas de forma cíclica.

29. Para pegar solo el texto, sin formato, se usa:

a) Ctrl+V b) Ctrl+Mayús+V c) Ctrl+Alt+V d) Ctrl+Mayús+C

Respuesta: b). Ctrl+Alt+C y Ctrl+Alt+V copian y pegan formato, que es otra cosa.

30. Los estilos Título 1, Título 2 y Título 3 se aplican con:

a) Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+3 b) Ctrl+Alt+1, Ctrl+Alt+2, Ctrl+Alt+3 c) Alt+1, Alt+2, Alt+3 d) F1, F2, F3

Respuesta: b). Ctrl+1, Ctrl+2 y Ctrl+5 son interlineados, no estilos.

31. El panel de tareas Estilos se muestra con:

a) Ctrl+Alt+Mayús+S b) Mayús+F1 c) Ctrl+E d) F7

Respuesta: a). Mayús+F1 abre el panel Mostrar formato, que es distinto.

32. El panel Mostrar formato, que detalla el formato aplicado al texto seleccionado, se abre con:

a) Ctrl+Mayús+F b) Mayús+F1 c) Alt+F1 d) Ctrl+D

Respuesta: b). Es la herramienta para averiguar por qué un párrafo se ve distinto de otro.

33. Aplicar el estilo Normal se consigue con:

a) Ctrl+Mayús+N b) Ctrl+N c) Ctrl+Alt+N d) Alt+N

Respuesta: a). En la versión española Ctrl+N aplica negrita, porque la combinación sigue el nombre del comando en el idioma de la interfaz.

34. En la versión española de Word, la negrita se aplica con:

a) Ctrl+B b) Ctrl+N c) Ctrl+G d) Ctrl+K

Respuesta: b). Ctrl+N, de negrita. Ctrl+B es la combinación de la versión inglesa, de bold.

35. La forma segura de comprobar qué combinación tiene asignada un comando en la propia instalación es:

a) Buscarla en internet. b) Archivo, Opciones, Personalizar cinta de opciones, botón Personalizar, recuadro Teclas activas. c) Preguntar al fabricante. d) Probar combinaciones al azar.

Respuesta: b). Ese cuadro muestra la combinación real y además permite asignar las propias.

36. Los elementos de una combinación de correspondencia son:

a) Dos. b) Tres. c) Cuatro. d) Cinco.

Respuesta: b). Documento principal, origen de datos y documento combinado.

37. Los campos de combinación se muestran en el documento:

a) Entre corchetes. b) Entre comillas angulares dobles. c) Subrayados. d) En rojo.

Respuesta: b). Y se pueden ver como código con Alt+F9, porque son campos y no texto.

38. No puede usarse como origen de datos de una combinación:

a) Una hoja de Excel. b) Una tabla de Access. c) Los contactos de Outlook. d) Una imagen JPG.

Respuesta: d). El origen es una lista de datos con campos, no un archivo de imagen.

39. Para enviar la carta solo a los interesados de una provincia, lo correcto es:

a) Borrar del archivo de origen las filas que no interesan. b) Filtrar en Editar lista de destinatarios. c) Crear un archivo nuevo a mano. d) Enviar a todos y descartar después.

Respuesta: b). El filtrado no toca el archivo de origen, que sigue sirviendo para envíos posteriores.

40. Si se elige Etiquetas como tipo de documento principal, el resultado es:

a) Un documento por registro. b) Varios registros por página. c) Un mensaje de correo por registro. d) Un único párrafo con todos los datos.

Respuesta: b). Las cartas generan un documento por registro y el directorio los concatena en uno solo.

41. Editar lista de destinatarios permite, entre otras cosas:

a) Solo ver la lista. b) Ordenar, filtrar, buscar duplicados y excluir registros. c) Cambiar el formato del documento. d) Imprimir sobres.

Respuesta: b). Es donde se depura la lista antes de combinar.

42. Marcar como final:

a) Cifra el documento. b) Lo abre en solo lectura y desactiva la edición, pero cualquiera puede pulsar Editar. c) Impide abrirlo sin contraseña. d) Elimina los metadatos.

Respuesta: b). No es una medida de seguridad, es un aviso de estado.

43. La única medida que impide abrir el archivo a quien no tenga la clave es:

a) Marcar como final. b) Restringir edición. c) Cifrar con contraseña. d) Control de cambios.

Respuesta: c). Y si se pierde la contraseña, el documento no se recupera.

44. La contraseña de escritura, en Guardar como, Herramientas, Opciones generales:

a) Impide abrir el archivo. b) Permite abrirlo en solo lectura a quien no la conoce. c) Cifra el contenido. d) Bloquea la impresión.

Respuesta: b). La que impide abrir es la contraseña de apertura.

45. Para distribuir un impreso en el que solo se puedan rellenar los campos se usa, en Restringir edición:

a) Sin cambios (solo lectura). b) Marcas de revisión. c) Comentarios. d) Relleno de formularios.

Respuesta: d). Es la opción pensada para formularios.

46. El control de cambios se activa o desactiva con:

a) Ctrl+Mayús+E b) Ctrl+E c) Ctrl+Alt+E d) Ctrl+R

Respuesta: a). Ctrl+E, en la versión española, centra el párrafo.

47. Cambiar el desplegable Mostrar para revisión a Sin marcas:

a) Acepta todos los cambios. b) Elimina los comentarios. c) Cambia solo la vista, sin alterar el documento. d) Rechaza los cambios.

Respuesta: c). Es la confusión que provoca que se envíen documentos con el historial intacto.

48. Antes de enviar un documento fuera de la oficina conviene:

a) Guardarlo en PDF y nada más. b) Aceptar o rechazar las marcas, eliminar los comentarios y ejecutar el Inspector de documento. c) Cambiar el nombre del archivo. d) Cambiar la fuente.

Respuesta: b). Es el protocolo que evita las filtraciones involuntarias de información.

49. Insertar un comentario tiene el atajo:

a) Ctrl+Alt+M b) Ctrl+M c) Ctrl+Mayús+M d) Alt+M

Respuesta: a).

50. La nota al pie y la nota al final se insertan, respectivamente, con:

a) Ctrl+Alt+D y Ctrl+Alt+F b) Ctrl+Alt+F y Ctrl+Alt+D c) Ctrl+F y Ctrl+D d) Alt+F y Alt+D

Respuesta: b). La F viene de footnote y la D de endnote.

51. Marcar una entrada de índice se hace con:

a) Alt+Mayús+X b) Ctrl+Mayús+I c) Alt+I d) Ctrl+Alt+X

Respuesta: a).

52. La tabla de contenido automática se construye a partir de:

a) El texto en negrita. b) Los estilos de título aplicados. c) Los párrafos centrados. d) Los marcadores manuales.

Respuesta: b). Por eso los estilos no son un capricho estético: sostienen la estructura del documento.

53. Para seleccionar un bloque vertical de texto se usa:

a) Ctrl+Mayús+F8 y las teclas de dirección. b) F8 dos veces. c) Ctrl+A. d) Mayús+F5.

Respuesta: a). F8 y Mayús+F8 extienden y reducen la selección normal.

54. Mayús+F5 lleva:

a) Al principio del documento. b) A la ubicación de la revisión anterior. c) Al final. d) A la página siguiente.

Respuesta: b). Es muy útil al reabrir un documento largo.

55. Ctrl+Inicio y Ctrl+Fin llevan:

a) Al principio y al final de la línea. b) Al principio y al final del documento. c) Al principio y al final del párrafo. d) A la página anterior y siguiente.

Respuesta: b). Sin Ctrl, Inicio y Fin actúan sobre la línea.

56. Ctrl+Retroceso borra:

a) El carácter anterior. b) La palabra anterior. c) El párrafo. d) La línea.

Respuesta: b). Y Ctrl+Suprimir borra la palabra siguiente.

57. La revisión ortográfica y gramatical se lanza con:

a) F7 b) F5 c) Mayús+F7 d) F9

Respuesta: a). Mayús+F7 abre los sinónimos.

58. El cuadro Imprimir de la vista Backstage se abre con:

a) Ctrl+I b) Ctrl+P c) Ctrl+Mayús+P d) Alt+P

Respuesta: b). Ctrl+P es válido en la versión española.

59. Aumentar un punto el tamaño de fuente se consigue con:

a) Ctrl+corchete de cierre. b) Ctrl+más. c) Ctrl+Mayús+A. d) Alt+flecha arriba.

Respuesta: a). Y Ctrl+corchete de apertura lo disminuye.

60. Deshacer y rehacer son, respectivamente:

a) Ctrl+Z y Ctrl+Y b) Ctrl+Y y Ctrl+Z c) Ctrl+Z y Ctrl+R d) Ctrl+D y Ctrl+R

Respuesta: a).

61. Un documento .docx es internamente:

a) Un archivo binario. b) Un contenedor comprimido con archivos XML. c) Un archivo de texto plano. d) Una imagen vectorial.

Respuesta: b). De ahí el nombre Office Open XML.

62. El comprobador de accesibilidad sirve para:

a) Reducir el tamaño del archivo. b) Detectar problemas que dificultan la lectura con productos de apoyo, como imágenes sin texto alternativo. c) Corregir la ortografía. d) Comprimir imágenes.

Respuesta: b). En un documento administrativo destinado a publicarse es un paso obligado.

63. El texto alternativo de una imagen:

a) Se imprime debajo de la imagen. b) Describe la imagen para quien usa un lector de pantalla. c) Es el pie de figura. d) Aparece al pasar el ratón por encima y nada más.

Respuesta: b). No es el pie de figura, que sí forma parte del texto visible.

64. El Inspector de documento se abre desde:

a) Revisar, Ortografía. b) Archivo, Información, Comprobar si hay problemas. c) Insertar, Objeto. d) Disposición, Saltos.

Respuesta: b). Desde ahí se localizan y eliminan metadatos, comentarios y otros datos ocultos.

65. Un estilo de párrafo, frente a uno de carácter:

a) Solo cambia la fuente. b) Afecta al párrafo completo, incluidos interlineado, sangría y espaciado. c) Solo se aplica a la primera palabra. d) No puede modificarse.

Respuesta: b). El de carácter afecta solo al texto seleccionado.

66. Modificar un estilo aplicado en todo el documento:

a) Obliga a repasar párrafo por párrafo. b) Actualiza automáticamente todos los párrafos que lo usan. c) Solo afecta a los párrafos nuevos. d) Rompe la tabla de contenido.

Respuesta: b). Es la razón principal para trabajar con estilos en documentos largos.

67. Para repetir la fila de encabezado de una tabla en todas las páginas se usa:

a) Un salto de página antes de la tabla. b) La opción Repetir filas de título, en Presentación de Herramientas de tabla. c) Copiar la fila a mano en cada página. d) Un encabezado de página.

Respuesta: b). Copiarla a mano se desmonta en cuanto la tabla crece.

68. El botón que muestra el panel de navegación para moverse por los títulos del documento está en la pestaña:

a) Vista b) Inicio c) Insertar d) Referencias

Respuesta: a). El panel de navegación se activa desde Vista y permite además reordenar bloques arrastrando títulos.

69. Ante un documento con un formato desordenado heredado de otro autor, la limpieza más eficaz consiste en:

a) Borrarlo y volver a escribirlo. b) Seleccionar todo, quitar el formato manual y reaplicar estilos. c) Cambiar la fuente predeterminada. d) Guardarlo en PDF.

Respuesta: b). Ctrl+barra espaciadora retira el formato manual de carácter y los estilos devuelven la coherencia.

70. La afirmación correcta sobre el archivo de Word y su valor como documento administrativo es:

a) Un .docx guardado en el equipo ya es un documento administrativo. b) El archivo se autentica a sí mismo. c) Mientras no se incorpore al expediente por los cauces previstos, es un borrador de trabajo. d) Basta con firmarlo con una imagen de firma manuscrita.

Respuesta: c). Los artículos 26 y 27 de la Ley 39/2015 regulan la emisión de documentos administrativos y las copias auténticas. La diferencia entre archivo y documento administrativo es jurídica, no informática.

11. Preguntas de estilo de examen redactadas por TestMiOpo

Diez preguntas más, redactadas con el tono y la longitud de enunciado que emplea la Comisión Permanente de Selección, para entrenar la lectura rápida bajo presión de tiempo. Son originales: no reproducen ninguna pregunta oficial.

1. En un documento de sesenta páginas, el opositor necesita que las veinte primeras se numeren en romanos y el resto en arábigos empezando de nuevo por el 1. Señale el procedimiento correcto.

a) Insertar un salto de página antes de la página veintiuno y cambiar el formato del número.

b) Insertar un salto de sección, desactivar Vincular al anterior en el pie de la segunda sección y fijar en cada una su formato de número e inicio.

c) Numerar a mano cada página con un cuadro de texto.

d) Crear dos documentos distintos y unirlos al imprimir.

Respuesta: b). La numeración es una propiedad de sección. Sin desactivar Vincular al anterior, la segunda sección seguiría arrastrando el formato de la primera.

2. Un documento recibido por correo electrónico se abre con una barra amarilla y no permite escribir. Señale la afirmación correcta.

a) El archivo está dañado y hay que solicitar otro.

b) Está en vista protegida por proceder de una ubicación no considerada seguridad, y se habilita la edición tras comprobar su origen.

c) Está cifrado con contraseña de escritura.

d) Está marcado como final por su autor.

Respuesta: b). La vista protegida se aplica a los archivos de internet, del correo y de ubicaciones no seguras. Habilitar la edición sin comprobar el origen es la conducta que se quiere evitar.

3. Se desea remitir a doscientos interesados una misma comunicación con sus datos personalizados, tomando la lista de un archivo de Excel del que solo interesan los registros de una provincia. Señale la secuencia correcta.

a) Copiar a mano cada carta y cambiar los datos.

b) Elegir Cartas, seleccionar la lista existente, filtrar en Editar lista de destinatarios e insertar los campos de combinación.

c) Borrar del archivo de Excel las filas que no interesan y combinar.

d) Convertir el Excel en PDF y adjuntarlo.

Respuesta: b). El filtrado deja intacto el archivo de origen, que seguirá sirviendo para envíos posteriores.

4. Señale cuál de las siguientes medidas impide que un tercero abra el documento.

a) Marcar como final. b) Restringir edición con relleno de formularios. c) Cifrar con contraseña. d) Activar el control de cambios.

Respuesta: c). Marcar como final solo avisa del estado y puede levantarse pulsando Editar.

5. En un informe con orientación vertical se necesita insertar una única página horizontal para una tabla ancha. Señale la afirmación correcta.

a) No es posible en un mismo documento.

b) Basta con cambiar la orientación estando el cursor en esa página.

c) Hay que aislar esa página entre dos saltos de sección y cambiar la orientación de la sección intermedia.

d) Hay que insertar la tabla como imagen girada.

Respuesta: c). La orientación se aplica a la sección, de modo que sin aislarla el cambio afectaría a todo el documento.

6. Señale la combinación que muestra u oculta las marcas de formato.

a) Ctrl+Mayús+8, sin usar el teclado numérico. b) Ctrl+8. c) Alt+Mayús+8. d) Ctrl+Mayús+F.

Respuesta: a). Es la herramienta básica para localizar saltos, tabulaciones y espacios sobrantes.

7. Un documento revisado por tres personas va a remitirse a otra unidad. Señale la actuación correcta antes de enviarlo.

a) Cambiar Mostrar para revisión a Sin marcas y enviar.

b) Aceptar o rechazar las marcas, eliminar los comentarios y ejecutar el Inspector de documento.

c) Guardarlo con otro nombre.

d) Convertirlo a formato .doc.

Respuesta: b). Cambiar la vista a Sin marcas oculta las revisiones pero no las elimina: viajan con el archivo.

8. Señale la afirmación correcta sobre los formatos de archivo de Word.

a) El .docx admite macros. b) El .dotx es una plantilla y el .docm un documento con macros. c) El .odt es el formato propio de Word. d) El .rtf conserva las macros.

Respuesta: b). El .docx no admite macros y el .odt es el formato de OpenDocument.

9. Al eliminar la marca de un salto de sección situada entre dos secciones con distinta orientación, ocurre que:

a) No cambia nada. b) La sección anterior adopta la configuración de la siguiente. c) La sección siguiente adopta la de la anterior. d) El documento se divide en dos archivos.

Respuesta: b). La marca guarda la configuración de la sección que la precede, de modo que al borrarla esa configuración desaparece.

10. Señale la afirmación correcta sobre un documento redactado en Word y guardado en el equipo local de la oficina.

a) Es ya un documento administrativo a todos los efectos.

b) Es un borrador de trabajo mientras no se incorpore al expediente por los cauces previstos en la normativa de procedimiento.

c) Tiene la misma validez que una copia auténtica.

d) Su validez depende del formato de archivo elegido.

Respuesta: b). Los artículos 26 y 27 de la Ley 39/2015 regulan la emisión de documentos administrativos y las copias auténticas. La diferencia entre archivo y documento administrativo es jurídica, no informática.

12. Fuentes oficiales citadas

Fuente	Referencia	Enlace
Convocatoria vigente del Cuerpo General Auxiliar, que fija el programa y el entorno ofimático	Resolución de 18 de diciembre de 2025, BOE-A-2025-26262	https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2025-26262
Emisión de documentos administrativos y copias auténticas, artículos 26 y 27	Ley 39/2015, de 1 de octubre, BOE-A-2015-10565	https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565
Cuestionarios oficiales y plantillas de respuestas usados en el análisis de frecuencia	Comisión Permanente de Selección, INAP	https://www.inap.es/es/seleccion/procesos-selectivos-de-cuerposescalas-generales/cuerpo-general-auxiliar-de-la-administracion-del-estado

La documentación del fabricante sobre funciones y métodos abreviados de Word se ha usado como referencia técnica del programa. Cuando su versión en español y su versión en inglés no coinciden, este manual lo advierte y remite al procedimiento de comprobación en la propia instalación descrito en el epígrafe 3.18.

13. Control de calidad de este tema

Comprobación	Estado
Cobertura literal del enunciado oficial: funciones y utilidades, creación y estructuración del documento, gestión de ficheros y personalización del entorno	Completa
Nivel del tema según rendimiento medido	A, 5,67 puntos por ejercicio
Preguntas de test originales, con respuesta explicada	70
Trampas de examen	20
Frecuencia medida sobre cuestionarios oficiales, no estimada	Sí, 6 ejercicios y 34 preguntas del tema
Enunciados oficiales reproducidos literalmente	Ninguno
Rayas tipográficas	Ninguna
Referencias al BOE con enlace	Sí
Marcadores de captura pendientes de imagen	16
Jurisprudencia	No procede: los temas de ofimática no la llevan desde la revisión del plan de 2 de agosto de 2026
Revisión jurídica por colegiado	Pendiente

Comprueba si te ha quedado

56 preguntas de Microsoft Word 365, con la solución explicada. Leer el tema y no medirse es la forma más común de creer que uno se lo sabe.

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Las preguntas son de práctica y orientación. No garantizamos que aparezcan en el examen oficial.