Bloque II · Tema 3
Documento, registro y archivo
«Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.»
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45 min de narración. Es el desarrollo del tema, sin las preguntas de test.
Tema 3. Documento, registro y archivo
Bloque II. Actividad Administrativa y Ofimática. Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado (C2).
Enunciado oficial (Anexo I, BOE-A-2025-26262): «Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación.»
| Autoría | Equipo de contenidos TestMiOpo |
|---|---|
| Revisión jurídica | Pendiente de revisor colegiado |
| Última revisión | 7 de agosto de 2026 |
| Norma de referencia | Ley 39/2015, de 1 de octubre (BOE-A-2015-10565), artículos 16, 17, 26, 27 y 28. Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (BOE-A-1985-12534), artículos 49 y 59. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos (BOE-A-2011-18541) |
| Convocatoria de referencia | Resolución de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262) |
1. Mapa del tema
DOCUMENTO, REGISTRO Y ARCHIVO
│
├── EL DOCUMENTO
│ ├── Concepto legal: art. 49 de la Ley 16/1985
│ ├── Documento administrativo: art. 26 de la Ley 39/2015
│ ├── Copias auténticas y digitalización: art. 27
│ └── Documentos aportados por los interesados: art. 28
│
├── EL REGISTRO
│ ├── Registro Electrónico General
│ ├── Funciones: asiento, constancia y curso
│ ├── Contenido del asiento y recibo
│ ├── Dónde se puede presentar
│ └── Oficinas de asistencia en materia de registros
│
├── EL ARCHIVO
│ ├── Concepto: art. 59 de la Ley 16/1985
│ ├── Archivo electrónico único: art. 17 de la Ley 39/2015
│ └── Funciones del archivo
│
├── CLASES DE ARCHIVO
│ ├── De oficina o de gestión
│ ├── General o central
│ ├── Intermedio: Archivo General de la Administración
│ └── Histórico: Archivo Histórico Nacional
│
└── ORDENACIÓN Y VALORACIÓN
├── Clasificación y ordenación
├── Criterios: alfabético, cronológico, numérico, geográfico, por materias
└── Valoración, selección y eliminación
2. Introducción y enfoque de estudio
Es el tema más antiguo del temario en su formulación y el más actual en su contenido, porque todo lo que describe se hace hoy en electrónico. Documento, registro y archivo son las tres piezas del trabajo administrativo: se produce un documento, se deja constancia de su entrada o salida y se conserva.
Lo que se pregunta. Definiciones legales, funciones y clasificaciones. Las tres cosas son listas cerradas y se aprenden como tales: qué es un documento según la Ley del Patrimonio Histórico Español, qué contiene un asiento registral, cuáles son las cuatro clases de archivo del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y cuáles son los criterios de ordenación.
Lo que hay que evitar. Estudiar este tema con la mentalidad del papel. La Ley 39/2015 impuso un modelo en el que el registro es electrónico, el archivo es electrónico y único, y el documento presentado presencialmente se digitaliza y se devuelve al interesado. Los materiales anteriores a 2015 describen otro mundo.
Cómo se reparte con otros temas. Este tema es el propietario de documento, registro y archivo. El II.7 explicó cómo se manejan archivos informáticos en el Explorador y remite aquí para la parte jurídica. El II.4 es el propietario de la administración electrónica y de la sede. Y el I.11 es el propietario de los plazos, incluidos los del cómputo en registros.
El consejo de estudio. Memorice tres bloques y habrá hecho el tema: los datos que debe contener un asiento, los lugares donde puede presentarse un documento y las cuatro clases de archivo con su función y su institución de referencia.
3. Qué se pregunta de este tema
De dónde salen estas cifras. De ANALISIS-FRECUENCIA.md, recuento propio de TestMiOpo sobre los seis cuestionarios oficiales del ejercicio único publicados por la Comisión Permanente de Selección, de febrero de 2022 a mayo de 2026, con sus 480 preguntas clasificadas una a una (n = 6 ejercicios). Es medición, no impresión. No se reproduce el enunciado literal de ninguna pregunta oficial.
Lo que mide el recuento. Quince preguntas en seis ejercicios, media de 2,50 por ejercicio, rango de 1 a 4. Etiqueta de confianza medido.
| Ejercicio | Fecha | Preguntas del tema II.3 |
|---|---|---|
| OEP 2019, ordinario | 12 de febrero de 2022 | 4 |
| OEP 2019, extraordinario | marzo de 2022 | 1 |
| OEP 2021 y 2022 | 17 de septiembre de 2023 | 3 |
| OEP 2023 y 2024, modelo A | 14 de diciembre de 2024 | 3 |
| OEP 2023 y 2024, extraordinario | 7 de febrero de 2025 | 3 |
| Convocatoria 2025, modelo A | 23 de mayo de 2026 | 1 |
| Total | 15 |
Dónde se concentran las preguntas. El análisis clasifica por tema y no por epígrafe, de modo que este reparto es inferencia declarada, no medición.
| Bloque del tema | Peso estimado | Etiqueta |
|---|---|---|
| Clases de archivo y ciclo vital del documento | alto | inferido |
| Funciones y contenido del registro | alto | inferido |
| Concepto legal de documento y de archivo | medio alto | inferido |
| Lugares de presentación de documentos | medio alto | inferido |
| Criterios de ordenación | medio | inferido |
| Copias auténticas y digitalización | medio | inferido |
| Valoración y eliminación de documentos | bajo | inferido |
4. Desarrollo
4.1. El concepto de documento
La definición legal. El artículo 49.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, define el documento como «toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos», y excluye expresamente los ejemplares no originales de ediciones. Es la definición que más veces se pregunta literalmente del tema.
Tres notas de esa definición: comprende cualquier lenguaje, incluido el convencional; comprende cualquier soporte, incluidos los informáticos, en una ley de 1985; y deja fuera los ejemplares no originales de ediciones, es decir, los libros publicados, que pertenecen al patrimonio bibliográfico.
El patrimonio documental lo forman, según los apartados siguientes del mismo artículo, los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por organismos o entidades públicas, por sociedades con participación pública mayoritaria y por gestores privados de servicios públicos; los de antigüedad superior a cuarenta años generados por entidades y asociaciones políticas, sindicales o religiosas y por fundaciones y asociaciones culturales y educativas privadas; y los de antigüedad superior a cien años generados por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
El documento administrativo. La Ley 39/2015 lo aborda desde otra perspectiva. Su artículo 26 entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas, y dispone que estas los emitirán por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.
Los requisitos de validez del documento electrónico administrativo, artículo 26.2, que se preguntan como lista:
- Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.
- Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su incorporación a un expediente electrónico.
- Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
- Incorporar los metadatos mínimos exigidos.
- Incorporar las firmas electrónicas que correspondan.
Y una excepción que se pregunta: no requieren firma electrónica los documentos electrónicos que las Administraciones publiquen con carácter meramente informativo ni aquellos que no formen parte de un expediente administrativo, si bien en todo caso será necesario identificar su origen.
Por qué importa la referencia temporal. Un documento administrativo sin fecha no permite saber si se dictó dentro de plazo, si es anterior o posterior a otro del mismo expediente ni desde cuándo produce efectos. Por eso la ley la exige como requisito de validez y no como buena práctica, y por eso el sello de tiempo de los sistemas electrónicos cumple hoy la función que antes cumplían la fecha manuscrita y el sello de caucho.
Las clases de documento administrativo que la práctica distingue, útiles para el examen aunque no procedan de una lista legal cerrada: documentos de decisión, como acuerdos y resoluciones; de transmisión, como notificaciones, publicaciones y oficios; de constancia, como actas y certificados; y de juicio, como los informes. A ellos se añaden los documentos de los ciudadanos, como solicitudes, denuncias, alegaciones y recursos.
4.2. Copias auténticas y digitalización
El artículo 27 de la Ley 39/2015 regula la validez y eficacia de las copias. Sus reglas esenciales, ya adelantadas en el tema II.7, que remite a este como propietario de la materia:
Quién las expide. Cada Administración determina los órganos con competencia para expedir copias auténticas de documentos públicos administrativos o privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las realizadas por una Administración tienen validez en las restantes. Pueden realizarse mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada, y debe mantenerse actualizado un registro de funcionarios habilitados, interoperable e interconectado con los de las demás Administraciones, en el que constarán al menos los que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.
Qué valor tienen. Las copias auténticas tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales.
Qué exigen. Ajustarse al Esquema Nacional de Interoperabilidad, al Esquema Nacional de Seguridad y a sus normas técnicas, y además: las copias electrónicas de un documento electrónico original, con o sin cambio de formato, deben incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que se visualicen al consultar el documento; y las copias electrónicas de documentos en papel requieren que el documento haya sido digitalizado, con esos mismos metadatos. La ley define la digitalización como el proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro soporte no electrónico en un documento electrónico.
La regla operativa del mostrador, artículo 16.5: los documentos presentados de manera presencial deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros en la que se presenten, para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado. Se exceptúan los supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.
4.3. Los documentos aportados por los interesados
El artículo 28 contiene uno de los derechos más citados de la ley y una de las preguntas más frecuentes del tema.
El derecho a no aportar lo que la Administración ya tiene. Los interesados tienen derecho a no aportar documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante o hayan sido elaborados por cualquier otra Administración. La Administración podrá consultarlos o recabarlos salvo que el interesado se oponga, sin que quepa oposición cuando la aportación se exija en el marco del ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.
Cómo se obtienen. Las Administraciones deberán recabar los documentos electrónicamente, a través de sus redes corporativas o mediante consulta a las plataformas de intermediación de datos u otros sistemas habilitados al efecto.
Un plazo que conviene retener: cuando se trate de informes preceptivos ya elaborados por un órgano distinto del que tramita, deberán remitirse en el plazo de diez días (10 días) desde su solicitud; cumplido ese plazo, se informará al interesado de que puede aportar el informe o esperar a su remisión.
4.4. El registro: concepto y funciones
Qué es. El artículo 16.1 de la Ley 39/2015 dispone que cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculado o dependiente. También podrán anotarse las salidas de documentos oficiales dirigidos a otros órganos o a particulares.
Los organismos públicos pueden disponer de su propio registro electrónico, plenamente interoperable e interconectado con el Registro Electrónico General de su Administración, que funciona como un portal de acceso a los registros de cada organismo.
Las funciones del registro, que el enunciado oficial pide expresamente y que se deducen del propio artículo 16: dejar constancia de la entrada y la salida de los documentos, con su fecha y hora; acreditar ante el interesado esa presentación mediante el recibo correspondiente; fijar el momento a efectos de cómputo de plazos; y cursar los documentos a sus destinatarios.
El orden y el curso. Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida e indicarán la fecha del día en que se produzcan. Concluido el trámite de registro, los documentos serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes.
El contenido del asiento, artículo 16.3, que es lista de examen. Debe garantizarse la constancia de:
- Un número.
- Epígrafe expresivo de su naturaleza.
- Fecha y hora de su presentación.
- Identificación del interesado.
- Órgano administrativo remitente, si procede.
- Persona u órgano administrativo al que se envía.
- En su caso, referencia al contenido del documento que se registra.
Y añade que se emitirá automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del documento, con la fecha y hora de presentación y el número de entrada, así como un recibo acreditativo de los demás documentos que lo acompañen, que garantice su integridad y no repudio.
Dónde pueden presentarse los documentos, artículo 16.4, otra lista que se pregunta casi literalmente:
- a) En el registro electrónico de la Administración u organismo al que se dirijan, así como en los restantes registros electrónicos de las Administraciones y organismos del sector público.
- b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
- c) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
- d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
- e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Los registros electrónicos de todas las Administraciones deben ser plenamente interoperables, de modo que se garantice su compatibilidad e interconexión y la transmisión telemática de los asientos y de los documentos.
Dos reglas más del mismo artículo. El apartado 6 permite hacer efectivas mediante transferencia las cantidades que haya que satisfacer al presentar documentos, sin perjuicio de otros medios de pago. Y el apartado 7 obliga a las Administraciones a hacer pública y mantener actualizada la relación de oficinas en las que se presta asistencia para la presentación electrónica.
El cómputo de plazos en el registro corresponde al artículo 31 y se desarrolla en el tema I.11, propietario de los plazos. Basta recordar aquí lo esencial: el registro electrónico admite presentaciones todos los días del año durante las veinticuatro horas, y lo presentado en día inhábil se entiende realizado en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo norma que permita expresamente la recepción en día inhábil.
4.5. Las oficinas de asistencia en materia de registros
Son la sustitución del antiguo registro presencial. Su función no es sellar papeles, sino asistir: digitalizan los documentos que se presentan presencialmente, expiden copias auténticas cuando el funcionario está habilitado para ello, ayudan a quienes no están obligados a relacionarse electrónicamente y practican el asiento registral electrónico.
Tres ideas que se preguntan. La primera: la oficina digitaliza y devuelve el original al interesado, salvo excepción normativa. La segunda: el funcionario que expide copias auténticas debe estar habilitado y figurar en el registro correspondiente. Y la tercera: la relación de oficinas debe estar publicada y actualizada.
Qué hace exactamente una oficina de asistencia con un escrito. Comprueba la identidad de quien lo presenta cuando es necesario, verifica que va dirigido a un órgano identificable, practica el asiento, entrega el recibo, digitaliza lo que venga en papel, devuelve los originales y remite. Lo que no hace es examinar el fondo del escrito, decidir si procede lo que se pide ni rechazar la presentación porque parezca improcedente: eso corresponde al órgano competente para tramitar, y negarse a registrar un escrito es una de las actuaciones que más quejas y más problemas genera.
El único supuesto en que no se tiene por presentado algo, según el propio artículo 16.8, es aquel en que un régimen especial establezca otra cosa, lo que remite a normas sectoriales concretas y no a la apreciación de quien atiende el mostrador.
Lo que enlaza con el tema II.2. En la práctica, la misma persona que registra informa, de modo que en el mostrador conviven las reglas de este tema y las de los servicios de información administrativa. Registrar un escrito no es validarlo: el registro acredita que se presentó, no que sea correcto ni que cumpla los requisitos, y decírselo al ciudadano evita malentendidos posteriores.
4.6. El archivo: concepto y funciones
La definición legal. El artículo 59.1 de la Ley 16/1985 dispone que «son Archivos los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa», y añade que también se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden esos conjuntos orgánicos.
De esa doble acepción salen preguntas: archivo es a la vez el conjunto de documentos y la institución que los custodia. El mismo artículo define en sus apartados siguientes las bibliotecas y los museos, lo que permite otra pregunta clásica: la biblioteca conserva colecciones de libros y materiales bibliográficos, no conjuntos orgánicos de documentos producidos por una actividad.
El archivo electrónico único. El artículo 17.1 de la Ley 39/2015 obliga a cada Administración a mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados. Su apartado 2 exige conservarlos en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, asegurando la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes, y añade que la eliminación de esos documentos deberá ser autorizada conforme a la normativa aplicable. Su apartado 3 exige que los soportes cuenten con medidas de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad, con identificación de usuarios y control de accesos.
Las funciones del archivo, que el enunciado pide expresamente: reunir de forma ordenada los documentos producidos por la actividad de la organización; conservarlos garantizando su autenticidad e integridad; organizarlos y describirlos para poder localizarlos; servirlos a la propia Administración, a los interesados y a la investigación; y valorarlos para decidir qué se conserva permanentemente y qué puede eliminarse.
4.7. Las clases de archivo
Las fija el artículo 8 del Real Decreto 1708/2011, atendiendo al ciclo vital de los documentos, y es la lista más preguntada del tema:
- a) Archivos de oficina o de gestión.
- b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes.
- c) Archivo intermedio.
- d) Archivos históricos.
Archivos de oficina o de gestión, artículo 9. Existen en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Concluida la tramitación o esa etapa de uso, los documentos se transfieren al archivo central del departamento según los plazos establecidos en el proceso de valoración. Sus funciones son apoyar la gestión administrativa; acreditar las actuaciones de la unidad productora; organizar los documentos producidos por sus unidades; transferirlos al archivo central en la forma y tiempo del calendario de conservación; y eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia.
Esa última función merece un comentario: los borradores, las fotocopias de trabajo y la documentación de apoyo no forman parte del expediente y se depuran antes de transferir. Lo que sí forma parte del expediente no se elimina por criterio propio, según se ve en el epígrafe 4.9.
Archivos generales o centrales, artículo 10. Existen en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos. Entre sus funciones está coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos de gestión y prestarles asesoramiento técnico.
Archivo intermedio, artículo 11. Es la institución responsable de la custodia de los documentos generados por los departamentos ministeriales y sus organismos una vez finalizada su fase activa, conforme a los calendarios de conservación. El Archivo General de la Administración, adscrito al Ministerio de Cultura, es el archivo intermedio de la Administración General del Estado. Entre sus funciones están conservar los documentos transferidos desde los archivos centrales y aplicar las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos sobre eliminación o conservación permanente, tramitando los expedientes de eliminación y garantizando la efectiva destrucción cuando proceda.
Archivos históricos, artículo 12. Son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos del patrimonio histórico documental español que reflejen la trayectoria de la administración estatal o resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional. El Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de la Administración General del Estado, y entre ellas conservar los documentos con valor histórico transferidos desde el Archivo General de la Administración y establecer estrategias de conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos, como la emulación, la migración y la conversión de formatos.
La secuencia que resume el epígrafe, y que es la respuesta a la mayoría de las preguntas: oficina o gestión, central, intermedio e histórico. Y las dos instituciones que hay que asociar sin dudar: el Archivo General de la Administración es el intermedio y el Archivo Histórico Nacional es el histórico.
La coordinación. El artículo 13 encomienda a cada departamento ministerial organizar sus servicios para garantizar la coordinación de todos sus archivos, con posibles grupos de trabajo adscritos a la Subsecretaría, y sitúa a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano interministerial adscrito al Ministerio de la Presidencia, como responsable de elaborar instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios.
4.8. Clasificación, ordenación y criterios
Conviene distinguir dos operaciones que el examen mezcla.
Clasificar es agrupar los documentos en clases o series según el criterio elegido: por funciones, es decir, por la actividad que los produce; por estructura orgánica, es decir, por la unidad que los genera; o por materias. La clasificación funcional es la más estable, porque las funciones cambian menos que los organigramas.
Ordenar es situar los documentos dentro de cada serie siguiendo una secuencia. Los criterios de ordenación son los que el enunciado pide y se preguntan como lista:
| Criterio | En qué consiste | Ejemplo típico |
|---|---|---|
| Alfabético | Por el nombre, de personas o de entidades | Expedientes personales |
| Cronológico | Por la fecha del documento | Correspondencia, actas |
| Numérico | Por un número correlativo, habitualmente el de registro o el de expediente | Expedientes de un procedimiento |
| Geográfico | Por el territorio | Expedientes por provincia o municipio |
| Por materias | Por el asunto | Documentación temática |
| Mixto o alfanumérico | Combinación de los anteriores | Un código de serie más un correlativo |
Dos principios archivísticos que aparecen en preguntas. El principio de procedencia, según el cual los documentos de un mismo productor no se mezclan con los de otro; y el principio de respeto al orden original, según el cual se conserva la organización que el productor dio a sus documentos. Aplicados al trabajo diario, significan que no se reorganiza el fondo de otra unidad según el criterio propio.
Cómo se elige el criterio. No hay uno mejor que otro: hay uno adecuado a cada serie, y la pregunta que lo decide es por dónde se va a buscar después. Si lo que se va a buscar es una persona, ordenación alfabética. Si lo que se va a buscar es una fecha o un periodo, cronológica. Si cada asunto tiene un número que todo el mundo maneja, numérica. Si el territorio organiza el trabajo, geográfica. Y si nada de eso encaja, por materias, que es el criterio más flexible y también el más discutible, porque el mismo documento puede pertenecer a dos materias según quién lo mire.
Las reglas de la ordenación alfabética, que producen preguntas de aplicación. Se ordena por el primer apellido, después por el segundo y después por el nombre. Las partículas y los artículos que preceden al apellido se posponen o se ignoran según el criterio que se haya fijado, pero ese criterio debe ser el mismo para toda la serie. Y los nombres de entidades se ordenan por su denominación completa, sin tener en cuenta las formas jurídicas que la acompañan. Lo importante para el examen y para el trabajo no es el detalle de cada regla, sino que la regla elegida se aplique de forma uniforme: una serie ordenada con dos criterios distintos no está ordenada.
Un error frecuente en las oficinas. Reordenar una serie heredada porque el criterio anterior no gusta. Además de costar horas, rompe las referencias que otros documentos hacen a esa ordenación y contradice el respeto al orden original. Si el criterio antiguo es realmente inservible, se documenta el cambio y se hace completo; lo que no puede quedar es media serie con un criterio y media con otro.
La aplicación práctica en electrónico. Los criterios anteriores nacieron para carpetas de papel y siguen valiendo para carpetas electrónicas y para nombres de archivo, según se explicó en el tema II.7: una fecha en formato de año, mes y día al principio del nombre hace que la ordenación alfabética coincida con la cronológica, y un código de expediente hace que la ordenación numérica agrupe lo que debe ir junto.
4.9. Valoración, selección y eliminación
Qué es la valoración. El análisis del valor de los documentos, administrativo, jurídico, fiscal, informativo e histórico, para decidir cuánto tiempo se conservan y si su conservación debe ser permanente. Es el paso previo a cualquier eliminación.
Quién decide. En el ámbito estatal, la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, cuyas resoluciones sobre eliminación o conservación permanente aplican los archivos, según el artículo 11 del Real Decreto 1708/2011. La Ley 16/1985 prevé además la existencia de comisiones calificadoras.
La regla que no admite matices. Ningún empleado público elimina documentación de un expediente por criterio propio. El artículo 17.2 de la Ley 39/2015 lo dice para los documentos electrónicos: su eliminación deberá ser autorizada de acuerdo con la normativa aplicable. Lo que sí se depura, y debe depurarse, es la documentación de apoyo informativo antes de transferir al archivo central, según el artículo 9 del Real Decreto 1708/2011.
El calendario de conservación es el instrumento que traduce esas decisiones a plazos concretos por serie documental, y es el que determina cuándo transfiere cada archivo al siguiente.
4.10. El acceso a los archivos y a los documentos
El artículo 105.b) de la Constitución remite a la ley la regulación del acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.
Los tres cauces que conviene no confundir, y que se preguntan juntos:
| Cauce | Quién y para qué | Tema propietario |
|---|---|---|
| Acceso al expediente por el interesado | Quien es parte en un procedimiento en tramitación | I.11 |
| Derecho de acceso a la información pública | Cualquier persona, sobre información en poder de la Administración | I.7, Ley 19/2013 |
| Acceso a archivos con fines de investigación | Investigadores, conforme al régimen del Real Decreto 1708/2011 y la Ley 16/1985 | Este tema |
El límite constante en los tres. La protección de datos personales, que obliga a disociar o a denegar el acceso a la información que identifique a terceros, según el criterio del epígrafe siguiente y la doctrina constitucional que allí se cita.
4.11. El expediente administrativo
Cierra el desarrollo la pieza que reúne todo lo anterior. El expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, junto con las diligencias encaminadas a ejecutarla. En el modelo vigente los expedientes tienen formato electrónico y se forman mediante la agregación ordenada de los documentos, con un índice electrónico que garantiza su integridad y permite recuperarlos.
Dos precisiones que se preguntan. No forma parte del expediente la información de carácter auxiliar o de apoyo, como notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos entre órganos o entidades administrativas. Y cuando se remite un expediente, no se remiten copias sueltas: se remite el expediente completo, foliado o indizado, porque su valor probatorio depende de su integridad, según la idea que la jurisprudencia del epígrafe siguiente aplica a los archivos informáticos.
4.12. El trabajo con documentos en el puesto, paso a paso
Este epígrafe traduce lo anterior a la rutina de una unidad, que es donde se juegan las preguntas de aplicación práctica.
Cuando entra un documento. Se comprueba a qué procedimiento se refiere y si va dirigido al órgano correcto; se practica el asiento, que fija la fecha y la hora y con ellas el inicio de los plazos; se digitaliza si vino en papel y se devuelve el original; se incorpora al expediente electrónico correspondiente; y se cursa a la unidad competente sin dilación. Si el escrito va dirigido a otra Administración, se registra igualmente y se remite, porque la interoperabilidad de los registros es precisamente para eso.
Cuando se produce un documento. Se identifica el tipo, se comprueba que incorpora los elementos que el artículo 26.2 exige y se firma electrónicamente cuando corresponde. Un documento de trámite interno sin efectos frente a terceros no necesita el mismo tratamiento que una resolución, y confundirlos genera dos errores simétricos: firmar electrónicamente notas internas y remitir resoluciones sin firma.
[[CAPTURA: fig-II03-01]]
Aplicación: navegador web sobre Windows 11, en español, registro electrónico de una sede electrónica de la Administración General del Estado
Qué mostrar: el formulario de presentación de un escrito con el resumen previo al envío
Resaltar: el aviso sobre fecha y hora oficial de la sede y el botón de presentación
Pie: Figura II.3.1. La fecha y hora oficial de la sede electrónica es la que determina el asiento y el cómputo de plazos
Cuando se cierra el expediente. Se comprueba que están todos los documentos y que no queda dentro documentación de apoyo que no forma parte de él; se completa el índice; y se deja preparado para la transferencia según el calendario de conservación. El momento de cerrar es el mejor para depurar, porque después nadie recuerda qué era cada cosa.
Cuando se busca un documento antiguo. Primero se identifica la serie a la que pertenece, después el archivo en el que debe estar según el tiempo transcurrido, y solo entonces se busca. Preguntar directamente al archivo intermedio por un expediente que aún está en el archivo central es el motivo más común de que una consulta tarde semanas.
[[CAPTURA: fig-II03-02]]
Aplicación: navegador web sobre Windows 11, en español, portal de archivos estatales del Ministerio de Cultura
Qué mostrar: la página de búsqueda de fondos con los archivos estatales listados
Resaltar: el acceso al Archivo General de la Administración y al Archivo Histórico Nacional
Pie: Figura II.3.2. Cada archivo custodia la documentación que le corresponde según el ciclo vital del documento
Y una cautela transversal. Cada uno de esos pasos deja rastro: el asiento, el índice, los metadatos y los registros de acceso. Ese rastro es lo que permite acreditar después qué se hizo y cuándo, y es también información sujeta a protección de datos. Trabajar bien con documentos consiste, en buena medida, en no romper esa cadena.
5. Jurisprudencia esencial
Las resoluciones citadas se han comprobado en el Boletín Oficial del Estado o, en el caso de la resolución de la Sala Segunda, en la nota de verificación propia del manual.
STC 292/2000, de 30 de noviembre (Pleno, recurso de inconstitucionalidad 1463/2000 interpuesto por el Defensor del Pueblo, publicada con la referencia BOE-T-2001-332). Configuró el derecho fundamental a la protección de datos como derecho autónomo y distinto del derecho a la intimidad, cuyo contenido consiste en otorgar a la persona «un poder de control sobre sus datos personales, sobre su uso y destino». Es el fundamento del límite que recorre este tema: un archivo administrativo está lleno de datos personales, y su conservación, su consulta y su cesión están sujetas a ese derecho.
STC 55/2018, de 24 de mayo (Pleno, recurso de inconstitucionalidad 3628-2016, publicada como BOE-A-2018-8574). Resolvió sobre diversos preceptos de la Ley 39/2015, declarando la nulidad de extremos relativos, entre otros, a los registros electrónicos de apoderamientos, además de pronunciarse sobre los títulos competenciales de la ley. Interesa aquí porque el modelo de registro electrónico único que este tema describe ha sido objeto de delimitación competencial.
STS 438/2018, de 3 de octubre (Sala Segunda, de lo Penal, recurso de casación 772/2017, ROJ STS 3253/2018). Es la única resolución del Tribunal Supremo comprobada que resuelve expresamente sobre la fiabilidad probatoria de un archivo informático de datos. Su razonamiento es directamente aplicable a este tema: el elemento probatorio no es el archivo en sí, sino el sistema que lo generó y custodió, cuya integridad y trazabilidad quedaron acreditadas por otros medios. Trasladado al expediente electrónico: lo que da fuerza a un documento archivado no es el archivo aislado, sino el sistema de gestión documental que garantiza su autenticidad, su integridad y su cadena de custodia.
STC 52/2014, de 10 de abril (Pleno, cuestión de inconstitucionalidad 2918-2005, publicada como BOE-A-2014-4822). Declaró constitucional el precepto que fija el plazo para recurrir los actos presuntos, desde el derecho a la tutela judicial efectiva y la seguridad jurídica. Se cita aquí porque la fecha que fija el registro es la que determina el inicio de esos plazos, y de ahí la importancia jurídica de un asiento correcto.
STC 72/2008, de 23 de junio (Sala Primera, recurso de amparo 6615-2005, publicada como BOE-T-2008-12645). Otorgó el amparo por vulneración del derecho a la tutela judicial efectiva en su vertiente de acceso a la justicia en un supuesto de denegación presunta tenida por consentida. Confirma la misma idea desde el lado del ciudadano: la constancia registral es su garantía.
Lo que hay que llevarse. El registro no es un trámite burocrático: es la prueba de cuándo se presentó algo y el origen del cómputo de todos los plazos. El archivo no es un almacén: es el sistema que permite acreditar después lo que se hizo. Y un documento electrónico vale por el sistema que lo respalda, no por sí solo.
6. Tabla resumen del tema
| Concepto | Dato exacto |
|---|---|
| Concepto legal de documento | Art. 49.1 de la Ley 16/1985: toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte, incluidos los informáticos |
| Exclusión de ese concepto | Los ejemplares no originales de ediciones |
| Patrimonio documental, entidades políticas, sindicales, religiosas y culturales privadas | Documentos de más de 40 años |
| Patrimonio documental, otras entidades particulares y personas físicas | Documentos de más de 100 años |
| Documento público administrativo | El válidamente emitido por los órganos de las Administraciones Públicas, art. 26.1 |
| Requisitos del documento electrónico administrativo | Formato identificable, datos de identificación, referencia temporal, metadatos mínimos y firma electrónica |
| Documentos sin necesidad de firma electrónica | Los publicados con carácter meramente informativo y los que no formen parte de un expediente, identificando su origen |
| Copias auténticas | Misma validez y eficacia que los originales, art. 27.2 |
| Copias auténticas de documentos privados | Solo efectos administrativos |
| Quién expide copias auténticas | Funcionario habilitado o actuación administrativa automatizada |
| Documentos presentados presencialmente | Se digitalizan por la oficina de asistencia y se devuelve el original al interesado |
| Derecho a no aportar documentos | Los que ya estén en poder de cualquier Administración, salvo oposición del interesado, art. 28.2 |
| Sin posibilidad de oposición | En el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección |
| Informes preceptivos ya elaborados por otro órgano | Remisión en 10 días desde su solicitud |
| Registro Electrónico General | Uno por Administración, art. 16.1 |
| Qué se asienta | Todo documento presentado o recibido, y también pueden anotarse las salidas |
| Orden de los asientos | Orden temporal de recepción o salida |
| Contenido del asiento | Número, epígrafe de su naturaleza, fecha y hora, identificación del interesado, órgano remitente, destinatario y, en su caso, referencia al contenido |
| Recibo de presentación | Copia autenticada del documento con fecha, hora y número de entrada |
| Lugares de presentación | Registros electrónicos, oficinas de Correos, representaciones diplomáticas u oficinas consulares, oficinas de asistencia en materia de registros y los demás que establezcan las disposiciones vigentes |
| Interoperabilidad | Los registros electrónicos de todas las Administraciones deben ser plenamente interoperables |
| Concepto legal de archivo | Art. 59.1 de la Ley 16/1985: conjuntos orgánicos de documentos reunidos en el ejercicio de sus actividades, y también las instituciones que los custodian |
| Archivo electrónico único | Art. 17.1 de la Ley 39/2015, para documentos de procedimientos finalizados |
| Eliminación de documentos electrónicos | Debe ser autorizada conforme a la normativa aplicable |
| Clases de archivo del Sistema de Archivos de la AGE | De oficina o de gestión, general o central, intermedio e histórico |
| Archivo intermedio de la AGE | Archivo General de la Administración |
| Archivo histórico de la AGE | Archivo Histórico Nacional |
| Función propia del archivo de oficina | Apoyar la gestión, acreditar actuaciones, organizar, transferir y eliminar documentos de apoyo informativo |
| Función propia del archivo central | Coordinar y controlar los archivos de gestión y asesorarlos técnicamente |
| Órgano que resuelve sobre eliminación y conservación permanente | Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos |
| Órgano coordinador del sistema | Comisión de Archivos de la Administración General del Estado |
| Criterios de ordenación | Alfabético, cronológico, numérico, geográfico, por materias y mixto |
| Principios archivísticos | Procedencia y respeto al orden original |
| No forma parte del expediente | La información auxiliar o de apoyo: notas, borradores, opiniones, resúmenes e informes internos |
| Acceso a archivos y registros | Art. 105.b) de la Constitución, con los límites de seguridad y defensa, averiguación de delitos e intimidad |
7. Trampas de examen
1. El concepto legal de documento incluye los soportes informáticos desde 1985, y excluye los ejemplares no originales de ediciones.
2. Archivo es a la vez el conjunto de documentos y la institución. Ambas acepciones están en el artículo 59.1 de la Ley 16/1985.
3. Los plazos del patrimonio documental son 40 y 100 años, no 25 ni 50. Cuarenta para entidades políticas, sindicales, religiosas y culturales privadas; cien para el resto de particulares.
4. Cada Administración tiene un Registro Electrónico General, no uno por órgano. Los organismos pueden tener el suyo, interoperable e interconectado.
5. En el registro se asientan las entradas, y las salidas pueden anotarse. La ley usa expresiones distintas para una cosa y otra.
6. El asiento debe indicar número, naturaleza, fecha y hora, interesado, órgano remitente y destinatario. Si una opción omite la fecha y hora, es falsa.
7. El recibo de presentación es una copia autenticada del documento con fecha, hora y número de entrada, no un simple justificante.
8. Correos, las oficinas consulares y las oficinas de asistencia son lugares válidos de presentación. Y también cualquier registro electrónico de cualquier Administración.
9. Los documentos presentados presencialmente se digitalizan y el original se devuelve al interesado, salvo excepción normativa.
10. Las copias auténticas tienen la misma validez que el original, y las de documentos privados solo efectos administrativos.
11. Escanear no es hacer copia auténtica. Hace falta órgano competente o funcionario habilitado y los metadatos que acrediten la condición de copia.
12. El interesado puede oponerse a que se recaben sus documentos, salvo en potestades sancionadoras o de inspección.
13. Las clases de archivo son cuatro y siguen el ciclo vital: oficina o gestión, central, intermedio e histórico.
14. El Archivo General de la Administración es el intermedio; el Archivo Histórico Nacional, el histórico. Invertirlos es la trampa más repetida.
15. Del archivo de oficina se eliminan los documentos de apoyo informativo antes de transferir, no los documentos del expediente.
16. Ningún empleado elimina documentos de un expediente por criterio propio. La eliminación se autoriza conforme a la normativa y a las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora.
17. Clasificar no es ordenar. Clasificar agrupa en series; ordenar sitúa dentro de la serie.
18. La información auxiliar o de apoyo no forma parte del expediente: notas, borradores, opiniones, resúmenes e informes internos.
19. El archivo electrónico es único por Administración y para procedimientos finalizados, con formato que garantice autenticidad, integridad, conservación y consulta.
20. El acceso del interesado al expediente, el derecho de acceso a la información pública y el acceso con fines de investigación son tres cauces distintos, con normas y titulares distintos.
8. Reglas mnemotécnicas
Para el ciclo del archivo: oficina, central, intermedio, histórico. De la mesa al Ministerio, del Ministerio al general y del general al histórico.
Para las dos instituciones: la A de Administración va con el intermedio, el Archivo General de la Administración; la N de Nacional va con el histórico, el Archivo Histórico Nacional.
Para el asiento registral: número, naturaleza, momento, quién, de dónde y adónde. Seis datos y el momento incluye siempre fecha y hora.
Para los lugares de presentación: registros, Correos, consulados, oficinas de asistencia y lo que diga otra norma. Cinco puertas.
Para los plazos del patrimonio documental: cuarenta para los organizados, cien para los particulares.
Para los criterios de ordenación: ACNUMGEMA, que recuerda alfabético, cronológico, numérico, geográfico y por materias.
Para la diferencia entre clasificar y ordenar: primero se hacen los montones y después se coloca dentro de cada montón.
9. Aplicación práctica
Caso 1. Un ciudadano presenta presencialmente una instancia con dos documentos originales.
Se practica el asiento en el registro electrónico, con su número, fecha y hora, se digitalizan los documentos para incorporarlos al expediente electrónico y se devuelven los originales al interesado, salvo que una norma imponga su custodia. Se entrega el recibo, que es copia autenticada con fecha, hora y número de entrada. Y se cursa sin dilación a la unidad competente.
Caso 2. El interesado pregunta si tiene que aportar un certificado que ya presentó a otra Administración.
No. El artículo 28.2 le reconoce el derecho a no aportar documentos que ya estén en poder de cualquier Administración, y es esta la que debe recabarlos electrónicamente a través de las plataformas de intermediación de datos, salvo que el interesado se oponga. La oposición no cabe en el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.
Caso 3. Una unidad quiere hacer sitio y propone destruir expedientes antiguos.
No procede por decisión propia. La eliminación de documentos debe estar autorizada conforme a la normativa aplicable y a las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, y se materializa a través del archivo correspondiente. Lo que sí procede es depurar la documentación de apoyo informativo antes de transferir al archivo central, y comprobar en el calendario de conservación qué series están ya en plazo de transferencia.
Caso 4. Hay que organizar la carpeta de una serie de expedientes de subvenciones.
Primero se clasifica: la serie es la de expedientes de esa subvención, separada de otras series de la unidad, respetando el principio de procedencia. Después se ordena: lo natural aquí es el criterio numérico por número de expediente, o el cronológico si lo que importa es la convocatoria. Y el nombre de cada carpeta electrónica sigue el criterio del tema II.7: fecha en formato de año, mes y día, identificador del expediente y una descripción breve.
Caso 5. Un investigador solicita consultar documentación de hace treinta años.
No es un interesado en un procedimiento ni ejerce el derecho de acceso a la información pública sin más: solicita acceso a los archivos con fines de investigación, que se rige por el régimen del Real Decreto 1708/2011 y la Ley 16/1985, con los límites del artículo 105.b) de la Constitución y de la protección de datos personales. Se le encauza hacia el archivo competente, que es quien tramita y resuelve, y no se le facilita documentación desde la unidad de gestión.
10. Preguntas de test con respuesta explicada
Las cincuenta preguntas siguientes son de redacción propia del equipo de contenidos de TestMiOpo. No reproducen el enunciado ni las opciones de ningún cuestionario oficial ni de ningún banco de preguntas ajeno.
1. Según el artículo 49.1 de la Ley 16/1985, se entiende por documento:
a) Todo escrito firmado por una autoridad b) Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, en cualquier soporte, incluidos los informáticos c) Únicamente el documento en papel d) Cualquier libro publicado
Respuesta: b). Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.
2. Quedan excluidos del concepto legal de documento:
a) Los soportes informáticos b) Los ejemplares no originales de ediciones c) Las grabaciones sonoras d) Las fotografías
Respuesta: b).
3. Forman parte del Patrimonio Documental los documentos generados por entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso con una antigüedad superior a:
a) 25 años b) 40 años c) 50 años d) 100 años
Respuesta: b).
4. Los documentos generados por particulares y personas físicas forman parte del Patrimonio Documental cuando superan:
a) 40 años b) 60 años c) 100 años d) 150 años
Respuesta: c).
5. Son documentos públicos administrativos:
a) Los emitidos por cualquier persona jurídica b) Los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas c) Los inscritos en un registro público d) Los notariales
Respuesta: b). Artículo 26.1 de la Ley 39/2015.
6. Entre los requisitos de validez del documento electrónico administrativo NO figura:
a) Incorporar una referencia temporal b) Incorporar los metadatos mínimos exigidos c) Estar impreso y sellado d) Disponer de datos de identificación que permitan su individualización
Respuesta: c).
7. No requieren firma electrónica los documentos que las Administraciones publiquen:
a) Con carácter meramente informativo b) En el BOE c) En papel d) A petición del interesado
Respuesta: a). Tampoco los que no formen parte de un expediente, si bien debe identificarse su origen.
8. Las copias auténticas de documentos privados realizadas por una Administración:
a) Tienen efectos civiles plenos b) Surten únicamente efectos administrativos c) Carecen de valor d) Solo valen en el organismo que las expide
Respuesta: b).
9. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública:
a) Solo valen ante ella misma b) Tienen validez en las restantes Administraciones c) Requieren legalización notarial d) Caducan al año
Respuesta: b).
10. Las copias auténticas pueden realizarse mediante:
a) Cualquier empleado público b) Funcionario habilitado o actuación administrativa automatizada c) Solo por el titular del órgano d) Solo por notario
Respuesta: b). Debe mantenerse un registro actualizado de funcionarios habilitados.
11. Los documentos presentados de manera presencial ante las Administraciones:
a) Se conservan siempre en papel por la Administración b) Deberán ser digitalizados por la oficina de asistencia en materia de registros, devolviéndose los originales al interesado c) Se destruyen tras el registro d) Se remiten al Archivo Histórico Nacional
Respuesta: b). Salvo los supuestos en que la norma imponga su custodia o no sean digitalizables.
12. El derecho a no aportar documentos que ya obran en poder de la Administración:
a) No existe b) Se reconoce en el artículo 28.2 de la Ley 39/2015, salvo oposición del interesado c) Solo se aplica a documentos de la misma Administración d) Requiere autorización judicial
Respuesta: b).
13. No cabe la oposición del interesado a que se recaben sus documentos cuando:
a) Se trate de procedimientos de subvenciones b) La aportación se exija en el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección c) El documento tenga más de cinco años d) El interesado sea persona jurídica
Respuesta: b).
14. Los informes preceptivos ya elaborados por un órgano distinto del que tramita deben remitirse en el plazo de:
a) Cinco días b) Diez días desde su solicitud c) Un mes d) Tres meses
Respuesta: b).
15. Conforme al artículo 16.1 de la Ley 39/2015, cada Administración dispondrá de:
a) Un registro por cada órgano b) Un Registro Electrónico General c) Un registro en papel y otro electrónico d) Un registro por procedimiento
Respuesta: b). Los organismos pueden disponer del suyo, interoperable e interconectado.
16. En el Registro Electrónico General se hará asiento de:
a) Solo los documentos de entrada de los interesados b) Todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano, pudiendo anotarse también las salidas c) Solo los recursos administrativos d) Solo los documentos electrónicos
Respuesta: b).
17. Los asientos registrales se anotarán:
a) Por orden alfabético del interesado b) Respetando el orden temporal de recepción o salida c) Por materias d) Por unidades administrativas
Respuesta: b). Indicando la fecha del día en que se produzcan.
18. Entre los datos que debe garantizar el asiento registral NO figura:
a) Un número b) La fecha y hora de presentación c) El resultado del procedimiento d) La identificación del interesado
Respuesta: c).
19. El recibo que emite automáticamente el registro consiste en:
a) Un justificante sin valor b) Una copia autenticada del documento con la fecha, hora y número de entrada c) Un certificado del Secretario General d) Una diligencia manuscrita
Respuesta: b).
20. Los documentos dirigidos a las Administraciones Públicas pueden presentarse, entre otros lugares, en:
a) Cualquier notaría b) Las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca c) Cualquier entidad bancaria d) La sede de cualquier partido político
Respuesta: b).
21. También pueden presentarse documentos en:
a) Las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero b) Los ayuntamientos exclusivamente c) Los registros de la propiedad d) Las cámaras de comercio
Respuesta: a).
22. Los registros electrónicos de todas las Administraciones deben ser:
a) Independientes entre sí b) Plenamente interoperables, garantizando compatibilidad e interconexión c) Gestionados por el Ministerio de Hacienda d) De acceso restringido a empleados públicos
Respuesta: b).
23. Concluido el trámite de registro, los documentos:
a) Se archivan durante un mes b) Serán cursados sin dilación a sus destinatarios y unidades correspondientes c) Se devuelven al interesado d) Se publican en la sede electrónica
Respuesta: b).
24. El registro electrónico permite la presentación de documentos:
a) En horario de oficina b) Todos los días del año durante las veinticuatro horas c) Solo en días hábiles d) Solo mediante certificado electrónico
Respuesta: b). El cómputo de plazos se desarrolla en el tema I.11.
25. Las Administraciones deben hacer pública y mantener actualizada:
a) La relación de expedientes en tramitación b) La relación de oficinas en las que se presta asistencia para la presentación electrónica de documentos c) La lista de funcionarios del registro d) El calendario de conservación
Respuesta: b).
26. Conforme al artículo 59.1 de la Ley 16/1985, son archivos:
a) Los depósitos de material de oficina b) Los conjuntos orgánicos de documentos reunidos en el ejercicio de sus actividades, y también las instituciones que los reúnen, conservan, ordenan y difunden c) Únicamente los edificios de titularidad estatal d) Las bibliotecas públicas
Respuesta: b).
27. Las instituciones que conservan colecciones de libros y materiales bibliográficos son:
a) Archivos b) Bibliotecas c) Museos d) Registros
Respuesta: b).
28. El archivo electrónico único del artículo 17.1 de la Ley 39/2015 comprende:
a) Todos los documentos de la Administración b) Los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados c) Solo los expedientes sancionadores d) Los documentos en papel digitalizados
Respuesta: b).
29. Los documentos electrónicos deben conservarse en un formato que garantice:
a) Su edición permanente b) La autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido c) Su compresión máxima d) Su compatibilidad con un único programa
Respuesta: b).
30. La eliminación de los documentos del archivo electrónico:
a) La decide la unidad que los produjo b) Deberá ser autorizada de acuerdo con la normativa aplicable c) Es libre pasados cinco años d) Está prohibida en todo caso
Respuesta: b).
31. Los archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado se clasifican, atendiendo al ciclo vital de los documentos, en:
a) Dos clases b) Tres clases c) Cuatro clases d) Cinco clases
Respuesta: c). De oficina o de gestión, centrales, intermedio e históricos.
32. Los archivos de oficina o de gestión custodian:
a) Los documentos históricos b) Los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa c) Los documentos ya valorados para su eliminación d) Los documentos transferidos desde el archivo central
Respuesta: b).
33. Entre las funciones de los archivos de oficina figura:
a) Conservar permanentemente los documentos históricos b) Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al archivo central c) Resolver sobre la eliminación de expedientes d) Coordinar el Sistema Español de Archivos
Respuesta: b).
34. Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión corresponde al:
a) Archivo Histórico Nacional b) Archivo central del Ministerio u organismo c) Archivo General de la Administración d) Registro Electrónico General
Respuesta: b).
35. El archivo intermedio de la Administración General del Estado es:
a) El Archivo Histórico Nacional b) El Archivo General de la Administración c) El Archivo de la Corona de Aragón d) El Archivo General de Simancas
Respuesta: b). Está adscrito al Ministerio de Cultura.
36. El archivo histórico de la Administración General del Estado es:
a) El Archivo General de la Administración b) El Archivo Histórico Nacional c) El archivo central de Presidencia d) El Archivo General de Indias
Respuesta: b).
37. El Archivo Histórico Nacional conserva los documentos con valor histórico que le son transferidos desde:
a) Los archivos de oficina b) El Archivo General de la Administración c) Los registros electrónicos d) Las comunidades autónomas
Respuesta: b).
38. Las resoluciones sobre eliminación o conservación permanente de agrupaciones documentales las adopta:
a) La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos b) El Consejo de Estado c) El Tribunal de Cuentas d) Cada unidad productora
Respuesta: a).
39. El órgano interministerial que actúa como coordinador del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es:
a) La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado b) La Comisión Superior Calificadora c) La Inspección General de Servicios d) La Subsecretaría de Cultura
Respuesta: a).
40. Clasificar los documentos consiste en:
a) Situarlos dentro de una serie siguiendo una secuencia b) Agruparlos en clases o series según funciones, estructura orgánica o materias c) Eliminar los que carecen de valor d) Digitalizarlos
Respuesta: b). Situarlos dentro de la serie es ordenar.
41. El criterio de ordenación que sitúa los documentos por la fecha es el:
a) Alfabético b) Cronológico c) Numérico d) Geográfico
Respuesta: b).
42. Ordenar los expedientes por el número correlativo de registro responde al criterio:
a) Alfabético b) Numérico c) Por materias d) Geográfico
Respuesta: b).
43. El principio archivístico según el cual no se mezclan los documentos de productores distintos es el de:
a) Procedencia b) Unidad de acto c) Publicidad d) Economía procesal
Respuesta: a). Se completa con el respeto al orden original.
44. La información de carácter auxiliar o de apoyo, como notas, borradores y resúmenes:
a) Forma parte del expediente administrativo b) No forma parte del expediente administrativo c) Debe conservarse permanentemente d) Se remite al archivo histórico
Respuesta: b).
45. El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos se contempla en la Constitución en el artículo:
a) 103 b) 105.b) c) 24 d) 149
Respuesta: b). Con los límites de seguridad y defensa, averiguación de delitos e intimidad.
46. El acceso al expediente por quien es parte en un procedimiento en tramitación se rige por:
a) La Ley 19/2013 b) La Ley 39/2015 c) La Ley 16/1985 d) El Real Decreto 1708/2011
Respuesta: b). El derecho de acceso a la información pública corresponde a la Ley 19/2013.
47. El calendario de conservación sirve para:
a) Fijar el horario del archivo b) Determinar los plazos de permanencia y transferencia de cada serie documental c) Publicar los días inhábiles d) Ordenar alfabéticamente los expedientes
Respuesta: b).
48. Registrar un escrito significa:
a) Que la Administración lo admite como correcto b) Que queda constancia de su presentación, con su fecha y hora, sin prejuzgar su corrección c) Que se inicia automáticamente el procedimiento d) Que se ha resuelto favorablemente
Respuesta: b).
49. La valoración documental consiste en:
a) Tasar económicamente los documentos b) Analizar sus valores para decidir su conservación o eliminación c) Comprobar su autenticidad d) Digitalizarlos
Respuesta: b).
50. El expediente administrativo electrónico se forma:
a) Reuniendo copias en papel b) Mediante la agregación ordenada de documentos, con un índice electrónico que garantiza su integridad c) Guardando los documentos en una carpeta compartida d) Publicándolo en la sede electrónica
Respuesta: b).
11. Preguntas de estilo de examen redactadas por TestMiOpo
Diez preguntas con el tono y la extensión de enunciado de la Comisión Permanente de Selección. Son originales.
1. Un ciudadano presenta presencialmente en la oficina de asistencia dos documentos originales en papel. Señale la actuación correcta.
a) Quedarse con los originales y archivarlos en papel.
b) Digitalizarlos para su incorporación al expediente electrónico y devolver los originales al interesado, salvo que una norma imponga su custodia.
c) Exigir que los presente por medios electrónicos en todo caso.
d) Remitirlos al Archivo General de la Administración.
Respuesta: b). Lo establece el artículo 16.5 de la Ley 39/2015.
2. Señale cuál de los siguientes datos NO tiene que constar necesariamente en el asiento registral.
a) Número y epígrafe expresivo de su naturaleza.
b) Fecha y hora de presentación.
c) Sentido de la resolución que recaiga.
d) Identificación del interesado y órgano al que se envía.
Respuesta: c).
3. Una unidad recibe un expediente y detecta que se le han remitido solo algunos documentos sueltos. Señale la afirmación correcta.
a) Es indiferente, porque cada documento tiene valor propio.
b) El expediente se remite completo, con su índice, porque su valor probatorio depende de su integridad.
c) Debe reconstruirse a partir de copias del interesado.
d) El expediente electrónico no requiere índice.
Respuesta: b).
4. Un interesado se opone a que la Administración recabe de otra Administración un certificado necesario en un procedimiento de inspección. Señale la respuesta correcta.
a) La oposición debe respetarse en todo caso.
b) No cabe oposición cuando la aportación se exige en el ejercicio de potestades sancionadoras o de inspección.
c) La oposición obliga a archivar el procedimiento.
d) La oposición solo cabe por escrito ante el Defensor del Pueblo.
Respuesta: b).
5. Concluida la tramitación de un conjunto de expedientes, la unidad debe transferirlos. Señale el destino correcto y el instrumento que fija el momento.
a) Al Archivo Histórico Nacional, según decida la unidad.
b) Al archivo central del departamento, en la forma y tiempo del calendario de conservación.
c) Al Archivo General de la Administración directamente.
d) A la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
Respuesta: b).
6. Señale la afirmación correcta sobre el Archivo General de la Administración.
a) Es el archivo histórico de la Administración General del Estado.
b) Es el archivo intermedio de la Administración General del Estado y está adscrito al Ministerio de Cultura.
c) Es el archivo central de cada Ministerio.
d) Es el archivo de oficina de la Presidencia del Gobierno.
Respuesta: b).
7. Una unidad quiere destruir documentación de expedientes finalizados para ganar espacio. Señale la actuación correcta.
a) Destruirla, dado que los expedientes están finalizados.
b) No destruir nada por criterio propio: la eliminación debe estar autorizada conforme a la normativa y a las resoluciones de la Comisión Superior Calificadora, sin perjuicio de depurar la documentación de apoyo informativo.
c) Consultar al interesado en cada expediente.
d) Digitalizarla y destruir los originales sin más trámite.
Respuesta: b).
8. Se organiza una serie documental de expedientes de ayudas. Señale la afirmación correcta sobre clasificación y ordenación.
a) Son sinónimos.
b) Clasificar es agrupar en series y ordenar es situar dentro de la serie con un criterio como el numérico o el cronológico.
c) Ordenar exige siempre el criterio alfabético.
d) La clasificación debe seguir siempre la estructura orgánica vigente.
Respuesta: b).
9. Una investigadora solicita consultar fondos de hace treinta años relativos a un procedimiento administrativo. Señale el cauce correcto.
a) El derecho de acceso al expediente como interesada.
b) El régimen de acceso a los archivos previsto en el Real Decreto 1708/2011 y la Ley 16/1985, con los límites del artículo 105.b) de la Constitución y la protección de datos.
c) Una queja del Real Decreto 951/2005.
d) Una petición de la Ley Orgánica 4/2001.
Respuesta: b).
10. Señale la afirmación correcta sobre el valor del registro de entrada.
a) Acredita que el escrito cumple los requisitos exigidos.
b) Acredita la presentación, su fecha y su hora, que determinan el cómputo de plazos, sin prejuzgar la corrección del escrito.
c) Inicia siempre el procedimiento administrativo.
d) Sustituye a la notificación al interesado.
Respuesta: b).
12. Fuentes oficiales citadas
| Fuente | Referencia | Enlace |
|---|---|---|
| Registros, archivo de documentos, emisión de documentos, copias y documentos aportados por los interesados: artículos 16, 17, 26, 27 y 28 | Ley 39/2015, de 1 de octubre, BOE-A-2015-10565 | https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565 |
| Concepto de documento y de archivo: artículos 49 y 59 | Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, BOE-A-1985-12534 | https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-1985-12534 |
| Sistema Español de Archivos y Sistema de Archivos de la Administración General del Estado: clases de archivo y funciones | Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, BOE-A-2011-18541 | https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2011-18541 |
| Sentencia sobre el derecho fundamental a la protección de datos | STC 292/2000, de 30 de noviembre, BOE-T-2001-332 | https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-T-2001-332 |
| Sentencia sobre diversos preceptos de la Ley 39/2015 | STC 55/2018, de 24 de mayo, BOE-A-2018-8574 | https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2018-8574 |
| Sentencia sobre el plazo para recurrir actos presuntos | STC 52/2014, de 10 de abril, BOE-A-2014-4822 | https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2014-4822 |
| Sentencia sobre tutela judicial efectiva y denegación presunta | STC 72/2008, de 23 de junio, BOE-T-2008-12645 | https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-T-2008-12645 |
| Convocatoria vigente del Cuerpo General Auxiliar | Resolución de 18 de diciembre de 2025, BOE-A-2025-26262 | https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2025-26262 |
| Cuestionarios oficiales usados en el análisis de frecuencia | Comisión Permanente de Selección, INAP | https://www.inap.es/es/seleccion/procesos-selectivos-de-cuerposescalas-generales/cuerpo-general-auxiliar-de-la-administracion-del-estado |
13. Control de calidad de este tema
| Comprobación | Estado |
|---|---|
| Cobertura literal del enunciado oficial: concepto de documento, registro y archivo, funciones del registro y del archivo, clases de archivo y criterios de ordenación | Completa |
| Nivel del tema según rendimiento medido | B, 2,50 puntos por ejercicio |
| Preguntas de test originales, con respuesta explicada | 50 |
| Preguntas de estilo de examen originales | 10 |
| Trampas de examen | 20 |
| Frecuencia medida sobre cuestionarios oficiales, no estimada | Sí, 6 ejercicios y 15 preguntas del tema |
| Enunciados oficiales reproducidos literalmente | Ninguno |
| Resoluciones citadas, todas comprobadas | 5 |
| Preceptos transcritos desde el texto consolidado, no de memoria | Ley 39/2015 arts. 16, 17, 26, 27 y 28; Ley 16/1985 arts. 49 y 59; RD 1708/2011 arts. 8 a 13 |
| Reparto con otros temas declarado | Sí: II.7 remite aquí para la parte jurídica, II.4 para sede electrónica e I.11 para plazos |
| Rayas tipográficas | Ninguna |
| Referencias al BOE con enlace | Sí, ocho fuentes oficiales |
| Revisión jurídica por colegiado | Pendiente |
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940 preguntas de El documento, el registro y el archivo, con la solución explicada. Leer el tema y no medirse es la forma más común de creer que uno se lo sabe.
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Las preguntas son de práctica y orientación. No garantizamos que aparezcan en el examen oficial.