Bloque II · Tema 11
Correo electrónico: Outlook 365
«Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.»
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1 h 17 min de narración. Es el desarrollo del tema, sin las preguntas de test.
Tema 11. Correo electrónico: Outlook 365
Bloque II. Actividad Administrativa y Ofimática. Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado (C2).
Enunciado oficial (Anexo I, BOE-A-2025-26262): «Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.»
| Autoría | Equipo de contenidos TestMiOpo |
|---|---|
| Revisión jurídica | Pendiente de revisor colegiado |
| Última revisión | 6 de agosto de 2026 |
| Software de referencia | Microsoft Outlook para Microsoft 365, versión de escritorio en español, sobre Windows 11. Lo que se describe no coincide siempre con Outlook en la web ni con la aplicación nueva de Outlook para Windows, que reorganiza algunos comandos |
| Norma de referencia | Resolución de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262), anexo I, punto 2.2. Ley 39/2015, de 1 de octubre (BOE-A-2015-10565), artículos 41 a 43, sobre práctica de las notificaciones. Ley 40/2015, de 1 de octubre (BOE-A-2015-10566), artículo 17, sobre convocatorias y sesiones de los órganos colegiados. Reglamento (UE) 2016/679 y Ley Orgánica 3/2018 (BOE-A-2018-16673) en lo relativo a datos personales en las comunicaciones |
| Convocatoria de referencia | Resolución de 18 de diciembre de 2025 (BOE-A-2025-26262) |
1. Mapa del tema
CORREO ELECTRÓNICO: OUTLOOK 365
│
├── CÓMO FUNCIONA EL CORREO
│ ├── Cliente frente a webmail
│ ├── Protocolos: SMTP para enviar, POP3 e IMAP para recibir
│ ├── Estructura de una dirección
│ └── Exchange y las cuentas corporativas
│
├── EL ENTORNO DE TRABAJO
│ ├── La cinta y el panel de carpetas
│ ├── Los módulos: Correo, Calendario, Personas, Tareas y Notas
│ ├── Carpetas del sistema y carpetas propias
│ └── Archivos .pst y .ost
│
├── LOS MENSAJES
│ ├── Para, CC y CCO
│ ├── Crear, responder, responder a todos y reenviar
│ ├── Datos adjuntos
│ ├── Opciones: importancia, confirmaciones, votación, retraso
│ └── Firma automática
│
├── ORGANIZAR EL CORREO
│ ├── Reglas de mensaje
│ ├── Categorías, marcas de seguimiento y correo no deseado
│ ├── Búsqueda y carpetas de búsqueda
│ └── Respuestas automáticas
│
├── LIBRETA DE DIRECCIONES
│ ├── Contactos y listas de distribución
│ ├── Campos de la ficha, tarjeta de presentación y vCard
│ └── Libreta global de Exchange
│
├── CALENDARIO Y VISTAS
│ ├── Citas, reuniones y eventos
│ ├── Disponibilidad, periodicidad y asistente para programación
│ └── Columnas, orden, agrupación, filtro y formato condicional
│
├── INCIDENCIAS FRECUENTES
│ ├── Mensajes detenidos en la Bandeja de salida
│ ├── Correo que no entra: reglas, filtros y cuota
│ └── Archivos de datos dañados y elementos recuperables
│
└── EL CORREO COMO DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
├── Qué es y qué no es una notificación
└── Datos personales en los envíos
2. Introducción y enfoque de estudio
Outlook comparte con Word el primer puesto en frecuencia y es, de los cuatro temas de cabeza, el que más gente cree dominar sin haberlo estudiado. Ese exceso de confianza explica bastantes fallos: usar el correo a diario enseña a enviar y responder, pero el examen pregunta por lo que casi nadie toca, que son las reglas de mensaje, las opciones de entrega, la diferencia entre los protocolos y el comportamiento de los archivos de datos.
La parte conceptual pesa más de lo que parece. El enunciado oficial empieza por «conceptos elementales y funcionamiento», y ahí entran los protocolos. Distinguir SMTP de POP3 y de IMAP, y entender qué implica cada uno para los mensajes que quedan en el servidor, produce preguntas todos los años y se aprende en veinte minutos.
El consejo de estudio. Empiece por los protocolos y por la diferencia entre CC y CCO, que son las dos cosas que más veces se preguntan y las dos que se responden sin abrir el programa. Siga por las reglas de mensaje, que figuran expresamente en el enunciado. Deje para el final el calendario y las tareas, que no están en el enunciado y solo aparecen de forma incidental.
Una advertencia sobre la versión. Microsoft está sustituyendo el Outlook clásico de escritorio por una aplicación nueva que cambia la disposición de algunos comandos y elimina temporalmente otros. La convocatoria fija Microsoft 365 en versión de escritorio, y este tema describe el cliente clásico, que es el que sigue instalado en la mayoría de los puestos de la Administración. Cuando una diferencia sea relevante, se advierte.
3. Qué se pregunta de este tema
De dónde salen estas cifras. De ANALISIS-FRECUENCIA.md, recuento propio de TestMiOpo sobre los seis cuestionarios oficiales del ejercicio único publicados por la Comisión Permanente de Selección, de febrero de 2022 a mayo de 2026, con sus 480 preguntas clasificadas una a una (n = 6 ejercicios). Es medición, no impresión. No se reproduce el enunciado literal de ninguna pregunta oficial.
Lo que mide el recuento. Treinta y cuatro preguntas en seis ejercicios, media de 5,67 por ejercicio, rango de 4 a 8. Etiqueta de confianza medido, sin advertencia de inestabilidad.
| Ejercicio | Fecha | Preguntas del tema II.11 |
|---|---|---|
| OEP 2019, ordinario | 12 de febrero de 2022 | 6 |
| OEP 2019, extraordinario | marzo de 2022 | 8 |
| OEP 2021 y 2022 | 17 de septiembre de 2023 | 5 |
| OEP 2023 y 2024, modelo A | 14 de diciembre de 2024 | 4 |
| OEP 2023 y 2024, extraordinario | 7 de febrero de 2025 | 6 |
| Convocatoria 2025, modelo A | 23 de mayo de 2026 | 5 |
| Total | 34 |
El tema más rentable del programa. En el ranking de puntos esperados por páginas de estudio, Outlook ocupa el primer puesto de los 28 temas, con 5,67 puntos esperados por ejercicio y 22,7 puntos por cada 100 páginas. La razón es sencilla: da lo mismo que Word y ocupa bastante menos materia. Si hay que elegir por dónde empezar el Bloque II, se empieza por aquí.
La aritmética. El ejercicio es único y tiene dos partes. La primera reparte 50 puntos entre 60 preguntas, de las que solo 30 son de temario jurídico. La segunda reparte 50 puntos entre 50 preguntas, todas del Bloque II. Cada pregunta de este tema vale un punto entero, frente a los 0,833 de una del Bloque I.
Dónde se concentran las preguntas. El análisis clasifica por tema y no por epígrafe, de modo que este reparto es inferencia declarada, no medición.
| Bloque del tema | Peso estimado | Etiqueta |
|---|---|---|
| Protocolos y conceptos de funcionamiento | alto | inferido |
| CC frente a CCO y destinatarios | alto | inferido |
| Reglas de mensaje | alto | inferido |
| Opciones de mensaje: importancia, confirmaciones, retraso | medio alto | inferido |
| Carpetas, archivos .pst y .ost | medio alto | inferido |
| Responder, responder a todos y reenviar | medio | inferido |
| Libreta de direcciones y listas de distribución | medio | inferido |
| Búsqueda, categorías y marcas | medio | inferido |
| Firmas y respuestas automáticas | bajo | inferido |
4. Desarrollo
4.1. Conceptos elementales: qué es el correo electrónico y cómo viaja
El correo electrónico es un servicio de intercambio de mensajes entre usuarios identificados por una dirección, con almacenamiento intermedio: el mensaje no viaja de un ordenador a otro directamente, sino que se deposita en servidores que lo custodian hasta que el destinatario lo recoge. De esa arquitectura de depósito derivan casi todas sus características, incluida la que más confunde, que es que un mensaje enviado no está necesariamente leído ni recibido.
La dirección de correo tiene dos partes separadas por la arroba: a la izquierda el nombre del buzón, que identifica a la persona o al servicio dentro de su organización, y a la derecha el dominio, que identifica a la organización. No distingue mayúsculas de minúsculas y no admite espacios.
Cliente frente a webmail. Un cliente de correo, como Outlook, es un programa instalado que descarga o sincroniza los mensajes y permite trabajar con ellos, en muchos casos sin conexión. Un webmail se usa desde el navegador y deja los mensajes siempre en el servidor. La misma cuenta puede consultarse de las dos formas.
Los protocolos, que es lo más preguntado del epígrafe.
| Protocolo | Para qué sirve | Qué hace con los mensajes |
|---|---|---|
| SMTP | Enviar correo, y transferirlo entre servidores | Es el protocolo de salida. Puerto 25 clásico, 587 con autenticación |
| POP3 | Recibir correo | Descarga los mensajes al equipo y, en su configuración clásica, los borra del servidor. Pensado para un solo dispositivo |
| IMAP | Recibir correo | Sincroniza: los mensajes permanecen en el servidor y se reflejan en todos los dispositivos, incluidas las carpetas y el estado de leído |
| MAPI | Protocolo propio de Microsoft | Es el que usa Outlook contra un servidor Exchange, con sincronización completa de correo, calendario, contactos y tareas |
La regla que resuelve la mayoría de las preguntas: SMTP saca, POP e IMAP meten. Y entre los dos que meten, POP3 se lleva el correo al equipo mientras que IMAP lo deja en el servidor y lo sincroniza. Quien consulta su cuenta desde el móvil y desde el ordenador necesita IMAP, no POP3.
Exchange y las cuentas corporativas. En la Administración lo habitual es una cuenta gestionada por un servidor Exchange, que además del correo sincroniza el calendario, los contactos y las tareas, y que ofrece la libreta global de direcciones de toda la organización. Con Exchange, las carpetas y los mensajes viven en el servidor y el equipo mantiene una copia local para trabajar sin conexión.
Los archivos de datos, que se preguntan con frecuencia.
| Archivo | Qué es |
|---|---|
| .pst | Archivo de datos personales. Almacena mensajes en el equipo, de forma independiente del servidor. Es el formato de las copias y de las cuentas POP3 |
| .ost | Archivo de datos sin conexión. Es la copia local sincronizada de un buzón de Exchange o IMAP. No sirve como copia de seguridad, porque se reconstruye desde el servidor |
Confundirlos es una trampa clásica: el .ost no es una copia de seguridad, es un reflejo. Si el buzón del servidor se vacía, el .ost se vacía con él en la siguiente sincronización.
[[CAPTURA: fig-II11-01]]
Aplicación: Outlook para Microsoft 365, versión de escritorio en español
Qué mostrar: la ventana principal con el panel de carpetas a la izquierda, la lista de mensajes en el centro y el panel de lectura a la derecha
Resaltar: la barra de navegación inferior con los módulos Correo, Calendario, Personas y Tareas
Pie: Figura II.11.1. El entorno de trabajo. Los módulos se cambian desde la barra de navegación
Cómo viaja un mensaje, paso a paso. Conviene tener el recorrido en la cabeza porque explica varias preguntas. Quien escribe entrega el mensaje a su servidor de salida mediante SMTP. Ese servidor consulta en el sistema de nombres de dominio cuál es el servidor de correo del dominio destinatario y le transfiere el mensaje, también por SMTP, a veces a través de servidores intermedios. El servidor de destino lo deposita en el buzón del destinatario. Y allí queda hasta que este lo recoge con POP3 o lo consulta con IMAP.
De ese recorrido se deducen tres cosas que se preguntan. La primera, que enviar no es entregar: el mensaje puede quedarse por el camino y generar un aviso de error, llamado rebote, que llega horas después. La segunda, que el correo no es instantáneo por naturaleza, aunque lo parezca. Y la tercera, que en cada salto el mensaje queda registrado en las cabeceras, que son la parte técnica invisible donde consta el recorrido completo.
Las cabeceras del mensaje. Además del asunto y los destinatarios, todo mensaje lleva información técnica: los servidores por los que ha pasado, las fechas de cada salto, el identificador único del mensaje y los resultados de las comprobaciones antifraude. En Outlook se consultan abriendo el mensaje y buscando las propiedades del elemento. Es donde se comprueba si un correo aparentemente interno procede en realidad del exterior.
La suplantación del remitente. El protocolo SMTP, tal como se diseñó, no comprueba que quien dice enviar un mensaje sea realmente quien lo envía. Sobre esa debilidad se han construido mecanismos de verificación del dominio que los servidores modernos aplican, y aun así la suplantación sigue siendo el fundamento del fraude por correo. La consecuencia práctica es la que ya se ha dicho: el nombre del remitente no acredita nada por sí solo, y un mensaje que llegue en nombre de una autoridad pidiendo una actuación urgente merece más desconfianza, no menos.
El cifrado del transporte. La conexión entre el programa y el servidor puede ir cifrada, y en cualquier entorno corporativo lo está. Eso protege el mensaje mientras viaja hasta el servidor, no lo protege dentro del buzón ni acredita la identidad de quien escribe. Para eso están la firma y el cifrado del propio mensaje mediante certificado, que son cosa distinta y de uso mucho menos frecuente.
4.2. El entorno de trabajo
Los módulos. Outlook no es solo correo: reúne Correo, Calendario, Personas (contactos), Tareas y Notas, accesibles desde la barra de navegación. El enunciado oficial se centra en el correo y en la libreta de direcciones, de modo que el calendario y las tareas se tratan aquí solo en lo imprescindible.
El panel de carpetas muestra la jerarquía del buzón. Las carpetas del sistema son las que Outlook crea y no pueden eliminarse:
| Carpeta | Qué contiene |
|---|---|
| Bandeja de entrada | Los mensajes recibidos |
| Borradores | Los mensajes empezados y no enviados. Outlook guarda automáticamente aquí lo que se está escribiendo |
| Bandeja de salida | Los mensajes enviados que todavía no han salido. Es una carpeta de paso: si un mensaje se queda aquí, no ha llegado a enviarse |
| Elementos enviados | Copia de los mensajes ya enviados |
| Elementos eliminados | La papelera. Vaciarla es lo que borra de verdad |
| Correo no deseado | Los mensajes filtrados como no deseados |
| Fuentes RSS y Archivo | Menos usadas, según configuración |
La distinción entre Bandeja de salida y Elementos enviados es pregunta segura: en la primera están los pendientes de salir, en la segunda los que ya salieron.
El panel de lectura muestra el contenido del mensaje seleccionado sin abrirlo en ventana propia. Su posición se cambia desde Vista, Panel de lectura: a la derecha, en la parte inferior o desactivado.
La barra de tareas pendientes, también en la pestaña Vista, muestra el calendario, las citas y las tareas en un panel lateral.
La vista de conversación agrupa los mensajes de un mismo hilo bajo un único encabezado, con independencia de la carpeta en que estén. Se activa en Vista, Mostrar como conversaciones. Es cómoda y tiene un efecto que sorprende: al eliminar una conversación se eliminan todos sus mensajes, no solo el visible.
Las vistas y la organización de la lista de mensajes. La pestaña Vista permite cambiar la disposición de columnas, el criterio de ordenación y la agrupación. Se puede ordenar por fecha, remitente, asunto, tamaño, categoría o marca de seguimiento, con solo pulsar el encabezado de la columna correspondiente, y añadir o quitar columnas desde la configuración de la vista. La ordenación por tamaño es la vía rápida para localizar los mensajes que están agotando la cuota del buzón.
La cuota del buzón. En un entorno corporativo el buzón tiene un límite de espacio. Al acercarse, el sistema avisa; al superarlo, deja de recibir. Las tres formas de recuperar espacio son vaciar Elementos eliminados, revisar los mensajes con adjuntos grandes ordenando por tamaño, y archivar. Conviene no confundir eliminar con archivar.
Archivar frente a eliminar. El botón Archivar mueve el mensaje a una carpeta de archivo sin borrarlo, de modo que sale de la bandeja de entrada y sigue disponible. El archivado automático, cuando está configurado, mueve periódicamente los elementos antiguos a un archivo de datos según su antigüedad. Eliminar, en cambio, envía a Elementos eliminados y el vaciado de esa carpeta es lo que borra de verdad.
Los buzones compartidos y la delegación, que son la realidad cotidiana de una oficina pública. Un buzón compartido es una cuenta que no pertenece a una persona sino a una unidad, y varios usuarios acceden a él con sus propias credenciales. La delegación es distinta: una persona concede a otra permisos sobre su propio buzón o sobre su calendario, con niveles que van desde ver la disponibilidad hasta leer, crear y eliminar elementos.
La regla de oro en ambos casos es la misma y conviene subrayarla: el acceso se concede por permisos, nunca compartiendo la contraseña. Compartir credenciales incumple cualquier política de seguridad razonable, impide saber quién hizo qué y, en caso de incidente, deja sin defensa a quien cedió la contraseña. Cuando alguien envía un mensaje desde un buzón compartido, el sistema puede registrar tanto la cuenta desde la que se envía como la persona que lo hizo, que es justamente lo que se pierde al compartir la clave.
Enviar en nombre de otro. Con los permisos adecuados, el campo De permite enviar en nombre del buzón compartido o de la persona que ha delegado. El destinatario ve una indicación de que el mensaje se envía en nombre de alguien, lo que preserva la trazabilidad.
4.3. Crear y enviar mensajes
Un mensaje nuevo se crea con Ctrl+U en la versión española, o desde Inicio, Nuevo mensaje de correo electrónico.
Los campos de destinatario, que son materia de examen segura.
| Campo | Quién recibe | Quién lo ve |
|---|---|---|
| Para | Los destinatarios principales, de quienes se espera acción o respuesta | Todos los destinatarios ven estas direcciones |
| CC, con copia | Destinatarios informados, de quienes no se espera acción | Todos los destinatarios ven estas direcciones |
| CCO, con copia oculta | Destinatarios informados | Nadie más que el remitente sabe que están. Los demás destinatarios no los ven |
El campo CCO no aparece por defecto en el formulario de mensaje nuevo: se activa desde la pestaña Opciones, botón CCO, y una vez activado permanece visible para los mensajes siguientes.
Por qué CCO importa en una oficina pública. Enviar una comunicación a doscientos interesados poniendo sus direcciones en Para o en CC revela la dirección de cada uno a los otros ciento noventa y nueve. Eso es una comunicación de datos personales a terceros sin base legal y constituye una brecha de seguridad de las que hay que notificar. La forma correcta de hacer ese envío es poner la propia dirección en Para y todas las demás en CCO, o mejor, usar una combinación de correspondencia que genere un mensaje individual por destinatario. Es uno de los errores más frecuentes y más sancionados de la Administración.
El asunto debe describir el contenido. Un mensaje sin asunto provoca un aviso antes de enviarse.
El cuerpo del mensaje admite tres formatos, que se eligen en la pestaña Formato de texto:
| Formato | Características |
|---|---|
| HTML | El predeterminado. Admite tipos de letra, colores, imágenes incrustadas y enlaces |
| Texto enriquecido (RTF) | Formato propio de Microsoft. Fuera del entorno Outlook puede llegar mal y generar el archivo winmail.dat |
| Texto sin formato | Solo caracteres. Es el más compatible y el más seguro |
Redactar un mensaje administrativo. Un correo que sale de una oficina pública representa al organismo, y su redacción no es indiferente. Cuatro criterios que conviene aplicar y que además explican varias de las opciones correctas del examen.
El asunto debe permitir identificar el contenido sin abrir el mensaje y, si se refiere a un expediente, incluir su número. Un asunto del tipo consulta o información no permite localizar nada después ni ordenar la bandeja con criterio. Al mismo tiempo, el asunto no debe contener datos personales: viaja sin cifrar en las cabeceras y aparece en las notificaciones de pantalla de cualquier dispositivo.
El tratamiento y la despedida siguen las normas de la correspondencia administrativa, con un registro formal y sin las fórmulas de cortesía excesivas del correo comercial. Se identifica siempre la unidad remitente.
La extensión: un mensaje que exige desplazarse tres pantallas no se lee. Si el asunto requiere esa extensión, va en un documento adjunto y el mensaje lo presenta.
Y la cadena de respuestas: reenviar un hilo largo a alguien ajeno a él le entrega todo lo que se dijo antes, incluidos comentarios internos y datos de terceros. Antes de reenviar conviene leer hacia abajo lo que va incluido y recortar lo que no proceda.
El acuse de recibo cortés y el silencio. En una oficina pública, la falta de respuesta a un correo de un ciudadano no equivale a silencio administrativo, que es una figura jurídica con sus plazos y efectos regulada en la Ley 39/2015, pero sí produce el efecto práctico de que la persona reitere su escrito por otras vías. Confirmar la recepción cuando la respuesta va a demorarse es una buena práctica de atención al público, materia que desarrolla el tema II.1.
4.4. Responder, responder a todos y reenviar
Tres botones que se confunden en el examen y en la práctica.
| Acción | Atajo | A quién va | Qué lleva |
|---|---|---|---|
| Responder | Ctrl+R | Solo al remitente | El texto original citado. No lleva los datos adjuntos |
| Responder a todos | Ctrl+Mayús+R | Al remitente y a todos los de Para y CC. No a los de CCO | El texto original citado. No lleva los adjuntos |
| Reenviar | Ctrl+F | A quien se indique, que puede no tener relación con el mensaje | El texto original y los datos adjuntos |
Las dos ideas que se preguntan. La primera: responder no arrastra los adjuntos y reenviar sí. La segunda: responder a todos alcanza a los destinatarios visibles, nunca a los ocultos en CCO, porque quien recibió en copia oculta no consta en el mensaje.
Responder a todos merece una advertencia de uso. En un mensaje dirigido a una lista amplia, pulsar responder a todos para decir algo que solo interesa al remitente genera decenas de correos innecesarios. Antes de pulsarlo conviene mirar cuántos destinatarios hay.
4.5. Datos adjuntos
Se insertan desde Insertar, Adjuntar archivo, que ofrece los archivos recientes, la ubicación en la nube y la exploración del equipo. También se adjuntan arrastrando el archivo a la ventana del mensaje.
Los límites de tamaño los fija el servidor, no el programa, y en los entornos corporativos suelen estar entre 10 y 25 megabytes por mensaje contando todos los adjuntos. Cuando se supera, la alternativa correcta no es trocear el archivo sino compartirlo desde el almacenamiento corporativo y enviar el enlace.
Los tipos de archivo bloqueados. Outlook impide recibir adjuntos con extensiones consideradas peligrosas, entre ellas las de archivos ejecutables. No es un fallo: es una protección. Enviar un ejecutable por correo, aunque sea legítimo, exige otra vía.
La precaución que hay que interiorizar. Un adjunto inesperado, aunque venga de una dirección conocida, es el vector de entrada más común del software malicioso, porque la dirección del remitente se falsifica con facilidad. Ante la duda, se confirma por otro canal antes de abrirlo. La materia se desarrolla en el tema II.5, propietario de seguridad informática.
Los adjuntos y la protección de datos, un problema cotidiano. El error más frecuente en las oficinas no es enviar el archivo equivocado, sino enviar el archivo correcto con más información de la necesaria. Un listado completo cuando bastaba una fila, un documento con el historial de cambios sin depurar, una hoja de cálculo con pestañas ocultas que contienen otros datos. Antes de adjuntar conviene abrir el archivo y comprobar qué contiene realmente, y aplicar el principio de minimización: solo los datos necesarios para la finalidad del envío.
Los adjuntos en la nube. Outlook permite adjuntar un archivo como enlace al almacenamiento corporativo en lugar de como copia. Tiene dos ventajas: no consume espacio en el buzón de nadie y permite revocar el acceso después. Y una trampa: si los permisos del enlace se dejan abiertos, cualquiera con el enlace accede al documento, incluido quien reciba un reenvío no previsto. Al usar esta modalidad hay que comprobar el ámbito del permiso.
Los mensajes con datos especialmente protegidos. Cuando el contenido incluye datos de salud, de infracciones o cualquier otra categoría que la normativa protege de forma reforzada, el correo ordinario deja de ser el canal adecuado. La vía correcta es la que el organismo tenga establecida, habitualmente la sede electrónica o un sistema de intercambio seguro. Enviarlos por correo porque es más rápido es la decisión que después hay que explicar.
4.6. Opciones del mensaje
En la pestaña Opciones del mensaje nuevo están las funciones que menos se usan y más se preguntan.
- Importancia alta o baja, que marca el mensaje con un signo de admiración o una flecha hacia abajo. Es informativa: no acelera nada.
- Confirmación de entrega, que avisa cuando el mensaje llega al servidor del destinatario.
- Confirmación de lectura, que avisa cuando el destinatario lo abre. El destinatario puede negarse a enviarla, de modo que su ausencia no prueba que no se haya leído. Este matiz es importante y se pregunta.
- Botones de votación, que insertan opciones de respuesta rápida en el mensaje. Requiere Exchange.
- Retrasar la entrega hasta una fecha y hora, quedando el mensaje en la Bandeja de salida.
- Dirigir las respuestas a otra dirección distinta de la del remitente.
- Fecha de expiración, tras la cual el mensaje aparece tachado.
- Cifrar y firmar digitalmente, si hay certificado configurado.
La opción de revocar o reemplazar un mensaje enviado, en Acciones dentro del mensaje ya enviado, tiene tantas condiciones que en la práctica casi nunca funciona: exige que ambos estén en la misma organización de Exchange, que el destinatario no lo haya abierto y que esté en su bandeja de entrada. Fuera de esos supuestos, el intento de revocación llega como un mensaje más que además delata el error. Conviene saber que existe y no confiar en ella.
4.7. La firma automática
Se configura en Archivo, Opciones, Correo, Firmas. Permite crear varias firmas y asignar cuál se inserta automáticamente en los mensajes nuevos y cuál en las respuestas y reenvíos, y hacerlo por cuenta si hay más de una.
En un puesto de la Administración la firma debe incluir el nombre, el puesto, la unidad, el organismo y los datos de contacto oficiales, y no debe incluir datos personales innecesarios ni imágenes pesadas que se adjuntan a cada mensaje. Muchos organismos añaden además una cláusula informativa sobre protección de datos.
Configurar una cuenta. En un puesto corporativo la cuenta suele venir configurada, pero el examen puede preguntar por el procedimiento. Se hace desde Archivo, Configuración de la cuenta, o desde Agregar cuenta, donde basta introducir la dirección para que Outlook intente la configuración automática. Cuando esta no funciona, la configuración manual pide el tipo de cuenta, los servidores de entrada y salida, los puertos y el método de cifrado, además de las credenciales.
El modo de intercambio en caché. Con una cuenta de Exchange, Outlook mantiene una copia local del buzón en el archivo .ost y trabaja contra ella, sincronizando en segundo plano. Eso permite seguir trabajando sin conexión y hace que el programa responda con rapidez aunque el servidor esté lejos. Puede configurarse cuánto correo se conserva localmente, que es la forma de reducir el tamaño del archivo en equipos con poco espacio.
El estado de la conexión aparece en la barra de estado, y es lo primero que hay que mirar cuando alguien dice que no le llega el correo: si indica que se trabaja sin conexión, los mensajes ni entran ni salen aunque el programa parezca funcionar con normalidad. El comando correspondiente de la pestaña Enviar y recibir alterna ese modo, y activarlo por accidente es una causa de incidencia sorprendentemente común.
Varias cuentas en el mismo perfil. Outlook admite configurar varias cuentas, cada una con su propio conjunto de carpetas. En ese caso conviene comprobar desde qué cuenta se envía cada mensaje, porque el campo De permite elegirla y el valor predeterminado no siempre es el que corresponde. Enviar desde la cuenta personal un asunto de trabajo, o al revés, es un error con consecuencias.
4.8. Reglas de mensaje
Figuran expresamente en el enunciado oficial, de modo que se preguntan.
Una regla es una acción que Outlook ejecuta automáticamente sobre los mensajes que cumplen una condición. Se gestionan desde Archivo, Administrar reglas y alertas, o desde Inicio, Reglas.
Estructura de una regla. Tres partes, y conviene retener el orden:
1. Condiciones: qué mensajes se ven afectados. Por remitente, por destinatario, por palabras en el asunto o en el cuerpo, por cuenta de recepción, por importancia, por tener datos adjuntos, por tamaño, por intervalo de fechas.
2. Acciones: qué se hace con ellos. Mover a una carpeta, copiar, eliminar, marcar como leído, asignar categoría, marcar para seguimiento, reenviar, redirigir, responder con una plantilla, mostrar una alerta, reproducir un sonido.
3. Excepciones: qué mensajes quedan fuera aunque cumplan la condición.
Cuándo se ejecutan. Las reglas pueden aplicarse al recibir un mensaje o al enviarlo, y esa elección se hace al crearla. Además, una regla puede ejecutarse manualmente sobre los mensajes que ya están en una carpeta, con el botón Ejecutar reglas ahora.
El orden importa. Las reglas se aplican en el orden en que aparecen en la lista y ese orden puede modificarse con las flechas. La acción Detener el proceso de más reglas interrumpe la cadena, de modo que las reglas siguientes no se evalúan. Es la causa habitual de que una regla aparentemente correcta no funcione: otra anterior la está cortando.
Reglas del cliente frente a reglas del servidor. Con una cuenta de Exchange, algunas reglas se ejecutan en el servidor y funcionan aunque Outlook esté cerrado. Otras, las que dependen del equipo, se marcan como reglas solo del cliente y únicamente se aplican con Outlook abierto. Redirigir a otra dirección se ejecuta en el servidor; mostrar una alerta en pantalla, no.
Reenviar frente a redirigir. Reenviar envía el mensaje como si lo mandara quien reenvía, con su nombre en el remitente. Redirigir lo hace llegar conservando el remitente original, de modo que quien lo recibe puede responder directamente a este. Es una distinción fina y aparece en preguntas.
Una advertencia de seguridad importante. Una regla que reenvíe automáticamente todo el correo a una dirección externa es una de las técnicas habituales de exfiltración de información tras el compromiso de una cuenta. En la Administración este tipo de reglas suele estar prohibido por la política de seguridad, y crear una para leer el correo del trabajo en una cuenta personal, aunque sea por comodidad, es una fuga de datos.
[[CAPTURA: fig-II11-02]]
Aplicación: Outlook para Microsoft 365, versión de escritorio en español
Qué mostrar: el asistente para reglas con la lista de condiciones marcadas y el panel inferior donde se edita la descripción de la regla
Resaltar: la casilla de la condición elegida y el valor subrayado en la descripción, que es donde se concreta
Pie: Figura II.11.2. Una regla se construye en tres pasos: condiciones, acciones y excepciones
Las plantillas de mensaje. Cuando una unidad responde muchas veces lo mismo, la respuesta se guarda como plantilla y se reutiliza, en lugar de reescribirla o de reenviar un mensaje antiguo con los datos de otro interesado, que es la fuente de errores más común. Se guarda un mensaje como plantilla desde Archivo, Guardar como, eligiendo el tipo de plantilla de Outlook, y se abre después desde el menú de elementos nuevos. Las reglas pueden además responder automáticamente con una plantilla.
Los elementos rápidos y el autotexto. Para fragmentos que se repiten dentro de un mensaje, sin llegar a ser una plantilla completa, Outlook ofrece los bloques de creación reutilizables, que se insertan desde la pestaña Insertar. Es la vía correcta para las cláusulas informativas de protección de datos y para los pies de recurso, que deben reproducirse literalmente y sin variaciones.
Los pasos rápidos. Agrupan varias acciones en un solo botón: mover a una carpeta y marcar como leído, o responder y archivar, por ejemplo. Se configuran desde la pestaña Inicio, en el grupo correspondiente. En un buzón con mucho volumen ahorran una cantidad notable de clics y son un recurso poco conocido.
La impresión. Se imprime con Ctrl+P, y el cuadro de impresión ofrece dos estilos principales: el estilo de tabla, que imprime la lista de mensajes tal como se ve, y el estilo de memorando, que imprime el mensaje seleccionado con sus datos de cabecera. La distinción se pregunta de vez en cuando y se recuerda pensando que la tabla imprime la lista y el memorando imprime el contenido.
Accesibilidad. El comprobador de accesibilidad también está disponible al redactar un mensaje, y detecta los mismos problemas que en un documento: imágenes sin texto alternativo, contraste insuficiente o tablas con estructura poco clara. En una comunicación destinada a la ciudadanía es un paso que conviene incorporar, porque un correo inaccesible excluye a parte de sus destinatarios.
4.9. Organizar el correo: categorías, marcas, búsqueda y correo no deseado
Las categorías de color etiquetan mensajes, citas y contactos con un color y un nombre editable. Un mismo elemento admite varias categorías. Sirven para clasificar en horizontal, sin mover nada de carpeta.
Las marcas de seguimiento convierten un mensaje en un pendiente, con fecha de vencimiento opcional y recordatorio, y lo hacen aparecer en la lista de tareas. Marcar para seguimiento no mueve el mensaje.
La búsqueda se hace desde el cuadro superior, que activa la pestaña contextual Búsqueda con los filtros de ámbito: carpeta actual, subcarpetas, buzón completo o todos los elementos de Outlook. Se pueden acotar por remitente, asunto, con datos adjuntos, sin leer o intervalo de fechas.
Las carpetas de búsqueda son carpetas virtuales que muestran, de forma permanente, los mensajes que cumplen un criterio, con independencia de dónde estén realmente almacenados. No contienen mensajes: los muestran. Borrar un mensaje desde una carpeta de búsqueda lo borra de su carpeta real, detalle que sorprende.
El correo no deseado. Outlook aplica un filtro con niveles de protección configurables y listas de remitentes seguros, destinatarios seguros y remitentes bloqueados. Los mensajes filtrados van a la carpeta correspondiente, donde los enlaces quedan desactivados y el contenido se muestra como texto sin formato, precisamente por seguridad.
Las respuestas automáticas, conocidas como fuera de oficina, se configuran en Archivo, Respuestas automáticas, y requieren cuenta de Exchange. Permiten un texto para los remitentes de dentro de la organización y otro distinto para los de fuera, y programar un intervalo de fechas. Conviene no incluir en el texto para el exterior información innecesaria: quien está fuera no necesita saber los motivos de la ausencia ni el teléfono personal de nadie.
4.9.1. El fraude por correo electrónico
Es el epígrafe que más veces evita un problema real y aparece con regularidad en el examen, porque la convocatoria incluye la seguridad entre las materias del Bloque II.
Qué es la suplantación de identidad por correo. Un mensaje que aparenta proceder de una entidad legítima, un banco, un organismo público, el propio servicio de informática, y que persigue que el destinatario entregue sus credenciales, ejecute un archivo o realice un pago. Funciona porque el remitente visible se falsifica con facilidad y porque el mensaje está construido para provocar una reacción rápida.
Las señales que permiten reconocerlo, y conviene aprenderlas como una lista:
- Urgencia y amenaza. El plazo que vence hoy, la cuenta que se bloquea, la sanción que se impone. La prisa es el mecanismo: quien corre no comprueba.
- Remitente que no encaja. El nombre mostrado dice una cosa y la dirección real dice otra. Se comprueba pasando el puntero sobre el remitente o abriendo sus propiedades.
- Enlaces cuyo destino no coincide con su texto. Se comprueba pasando el puntero sobre el enlace sin pulsarlo y leyendo la dirección real que aparece.
- Solicitud de credenciales. Ningún servicio legítimo pide la contraseña por correo. Ninguno.
- Adjuntos inesperados, sobre todo si piden habilitar contenido o macros al abrirlos.
- Errores de redacción o traducciones extrañas, aunque este indicio es cada vez menos fiable.
- Cambios de última hora en datos bancarios, que es la variante que más dinero mueve: un proveedor conocido comunica por correo que su cuenta ha cambiado. Se verifica siempre por teléfono, con un número conocido de antes, nunca con el que figura en el mensaje.
Qué hacer ante un mensaje sospechoso. No pulsar enlaces, no abrir adjuntos, no responder. Comunicarlo al servicio de informática por el cauce establecido, que en muchos organismos incluye un botón de notificación en el propio Outlook. Y, si ya se ha pulsado o se han introducido credenciales, comunicarlo de inmediato: la rapidez es lo único que limita el daño, y ocultar el error por vergüenza lo multiplica.
El fraude interno más habitual. Un mensaje que parece venir de un cargo superior pidiendo con urgencia una transferencia o el envío de datos, fuera del procedimiento normal y solicitando discreción. La regla es sencilla: ningún procedimiento legítimo exige saltarse el procedimiento. Ante esa combinación de urgencia, autoridad y secreto, se verifica por otro canal.
4.9.2. La firma electrónica del mensaje
Distinta de la firma automática de texto del epígrafe anterior, que es solo un bloque de despedida. La firma electrónica emplea un certificado y aporta dos garantías: autenticidad, es decir, que el mensaje procede de quien dice, e integridad, es decir, que no ha sido alterado por el camino. El cifrado, que es la operación complementaria, garantiza la confidencialidad: solo el destinatario previsto puede leerlo.
Para firmar hace falta un certificado instalado en el equipo o en tarjeta. Para cifrar un mensaje dirigido a alguien hace falta además disponer de su certificado, lo que en la práctica limita el uso al intercambio dentro de organizaciones que lo tienen desplegado. Ambas opciones están en la pestaña Opciones del mensaje.
Conviene no confundir tres cosas que el examen mezcla: la firma automática de texto no acredita nada; la firma electrónica del mensaje acredita autenticidad e integridad; y la firma de un documento adjunto es independiente de las anteriores y es la que da validez al documento en sí.
4.9.3. Importar y exportar en Outlook
El asistente correspondiente, en Archivo, Abrir y exportar, permite exportar los elementos a un archivo .pst y volver a importarlos después. Es el procedimiento para trasladar el correo entre equipos, para conservar el contenido de una cuenta que se cierra y para las copias de seguridad de cuentas POP3.
También permite importar y exportar contactos en formato de valores separados por comas, que es el formato de intercambio con hojas de cálculo y con otros gestores de correo. Al exportar contactos a ese formato conviene recordar que el archivo resultante contiene datos personales en claro y que, por tanto, su custodia y su borrado posterior forman parte del tratamiento.
Una precaución sobre los archivos .pst. Un archivo .pst con el correo de una unidad es, a efectos prácticos, una copia completa de su información. Guardarlo en un equipo personal, en una memoria extraíble sin cifrar o en un servicio de almacenamiento ajeno a la organización es una salida de información fuera del entorno controlado, con las consecuencias que ello comporta.
4.10. La libreta de direcciones
Figura en el enunciado oficial. Conviene distinguir dos cosas que se confunden.
La carpeta Contactos, en el módulo Personas, es donde se guardan los contactos propios, con sus datos completos: nombre, organización, cargo, direcciones de correo, teléfonos, dirección postal y notas.
La libreta de direcciones es la ventana de selección de destinatarios, que se abre desde el botón Para de un mensaje nuevo o desde Inicio, Libreta de direcciones. Reúne varias fuentes en un desplegable: los contactos propios, las carpetas de contactos adicionales y, en un entorno corporativo, la Lista global de direcciones, que es el directorio de toda la organización mantenido por el servidor Exchange y que no se puede modificar desde el puesto.
Los grupos de contactos, antes llamados listas de distribución, agrupan varias direcciones bajo un nombre único: escribiendo ese nombre en Para, el mensaje llega a todos sus miembros. Se crean desde Personas, Nuevo grupo de contactos. Cuando el grupo se envía en Para o CC, todos los miembros ven las direcciones de los demás, de modo que para envíos masivos sigue siendo preferible el campo CCO.
La autocompletar y su lista. Al escribir las primeras letras de una dirección, Outlook sugiere las usadas recientemente desde una lista propia, distinta de los contactos. Esa lista es la causa del error clásico de enviar a la persona equivocada por aceptar la primera sugerencia, y se puede depurar borrando entradas concretas con la equis que aparece junto a cada sugerencia.
El calendario y los contactos. El módulo Personas guarda la ficha completa de cada contacto y el módulo Calendario gestiona las citas y las reuniones. Ambos se desarrollan en los epígrafes 4.12 y 4.13, porque comparten con la libreta de direcciones la misma base de datos de personas y el examen los mezcla con frecuencia.
Las tareas y el seguimiento. Un mensaje marcado para seguimiento aparece en la lista de tareas con su fecha de vencimiento. Las tareas propiamente dichas admiten además prioridad, porcentaje completado y recordatorio, y pueden asignarse a otra persona, que las acepta o las rechaza. Para el examen basta reconocer la diferencia entre marcar un mensaje y crear una tarea.
Las notas son el módulo menos usado: apuntes breves que se guardan sin estructura. Se mencionan porque forman parte de la lista de módulos, que sí se pregunta.
4.11. El correo como documento administrativo
Un mensaje de correo no es una notificación administrativa. Es una idea sencilla y una fuente frecuente de errores en las oficinas.
La Ley 39/2015 regula en sus artículos 41 a 43 la práctica de las notificaciones, que se realizan preferentemente por medios electrónicos a través de la comparecencia en la sede electrónica o en la dirección electrónica habilitada, con acreditación de la puesta a disposición y del acceso. El correo electrónico ordinario sirve para avisar de que existe una notificación, y ese aviso, según la propia ley, no tiene efectos en el cómputo de plazos si no se produce.
De ahí dos consecuencias prácticas. La primera: comunicar por correo electrónico una resolución que debe notificarse formalmente no sustituye a la notificación. La segunda: los mensajes intercambiados en un expediente pueden formar parte de él si se incorporan, y en ese caso les alcanzan las reglas de conservación y de acceso, incluido el derecho de acceso del interesado.
Los datos personales en el correo. Cada envío es un tratamiento de datos. Las reglas de sentido común coinciden aquí con las jurídicas: destinatarios ocultos en los envíos múltiples, ningún dato personal en el asunto, ningún adjunto con más información de la necesaria y ninguna redirección automática a cuentas ajenas a la organización. La materia se desarrolla en el tema I.12.
Búsquedas más precisas. El cuadro de búsqueda admite criterios que acotan mucho el resultado y que ahorran tiempo en buzones grandes. Se pueden combinar el remitente, palabras del asunto, la existencia de datos adjuntos, el estado de leído o no leído, la categoría asignada y un intervalo de fechas. La pestaña de búsqueda ofrece esos filtros como botones, de modo que no hace falta memorizar la sintaxis.
Dos consejos prácticos que valen más que la sintaxis: acotar primero el ámbito, porque buscar en todo el buzón cuando se sabe la carpeta multiplica el ruido; y usar el remitente antes que el asunto, porque casi siempre se recuerda mejor de quién venía un mensaje que cómo se titulaba.
Cuando la búsqueda no encuentra algo que existe, la causa habitual es el índice: Outlook busca sobre un índice que el sistema construye en segundo plano, y mientras está incompleto los resultados son parciales. El propio programa avisa de ello. El estado del índice se consulta en las opciones de búsqueda, y es el primer sitio donde mirar antes de dar por perdido un mensaje.
Sobre la organización del buzón. Hay dos escuelas y ambas funcionan: la de crear una estructura de carpetas por asunto y mover cada mensaje al terminar con él, y la de dejar todo en la bandeja y confiar en la búsqueda y en las categorías. Lo que no funciona es la mezcla sin criterio, que es lo habitual: veinte carpetas creadas en distintos momentos, con nombres que se solapan, y la mitad del correo sin clasificar. Para el examen basta saber qué herramientas existen; para el puesto, elegir una y mantenerla.
Las carpetas compartidas de la unidad. En muchos organismos, además del buzón propio, se accede a carpetas públicas o a buzones de unidad donde se archiva la correspondencia común. La regla de uso es que lo que pertenece al expediente va al expediente, y el correo es un canal, no un archivo. Un mensaje relevante para un procedimiento debe incorporarse al expediente por el cauce previsto y no quedarse únicamente en la bandeja de quien lo recibió, porque cuando esa persona cambie de destino la información se pierde.
4.12. El calendario: citas, reuniones y eventos
El enunciado oficial no menciona el calendario, y sin embargo aparece en los cuestionarios con regularidad suficiente para que convenga conocerlo. La explicación es que la convocatoria no examina de correo electrónico, examina de Outlook, y el calendario comparte con el correo la ventana, los permisos y buena parte del vocabulario. Quien sabe distinguir una cita de una reunión responde bien a la mayoría de esas preguntas.
Las tres clases de elemento del calendario. Una cita ocupa tiempo en el calendario propio y no convoca a nadie: se crea con Ctrl+Mayús+A o desde el módulo Calendario, con Nueva cita. Una reunión es una cita a la que se añaden asistentes, de modo que Outlook envía una convocatoria por correo y recoge las respuestas; se crea con Ctrl+Mayús+Q o con Nueva reunión. Un evento ocupa el día completo y no bloquea horas concretas: se obtiene marcando la casilla de todo el día en una cita. La diferencia entre los tres se resume así: la cita es para uno, la reunión convoca a otros y el evento dura todo el día.
Los campos de una cita. El formulario pide el asunto, la ubicación, la hora de inicio y la de finalización. A su lado están los controles que más se preguntan: el aviso, que dispara un recordatorio con la antelación elegida; el desplegable Mostrar como, que declara la disponibilidad; la casilla Privado, que oculta el contenido a quien tenga permiso de lectura sobre el calendario; la categoría de color, la misma que se usa en el correo; y la periodicidad, que convierte el elemento en una serie.
La disponibilidad, que es lo que ven los demás. El desplegable Mostrar como admite los valores Libre, Provisional, Ocupado, Fuera de la oficina y Trabajando en otro lugar. Su efecto no es decorativo: cuando otra persona consulta la disponibilidad para convocar una reunión, lo que ve es precisamente ese valor y no el contenido de la cita. Bloquear una mañana de trabajo concentrado con una cita marcada como Libre equivale a no bloquearla, porque el asistente para programación seguirá proponiendo ese hueco. Y al revés: marcar como Ocupado un recordatorio personal impide que la unidad cuente con esa franja.
Las reuniones y sus respuestas. Al añadir asistentes, cada uno puede figurar como obligatorio u opcional, y las salas y los equipos se añaden como recursos. Al enviar la convocatoria, quien la recibe dispone de cuatro respuestas: aceptar, aceptar de forma provisional, rechazar y proponer una hora nueva. El organizador ve el recuento en la pestaña de seguimiento de la propia reunión, que es donde se comprueba quién ha contestado y qué ha contestado. Conviene retener que la respuesta provisional reserva el hueco en el calendario del asistente pero no compromete su asistencia, y que rechazar una convocatoria elimina la reunión del calendario de quien rechaza, no del de los demás.
Modificar y cancelar. Si el organizador cambia la hora, el lugar o los asistentes, debe usar el botón de enviar actualización para que el cambio llegue a todos; editar la reunión en el calendario propio sin enviar la actualización deja a los demás con los datos antiguos, que es el origen de la mitad de las reuniones a las que falta gente. Cancelar es distinto de eliminar: el organizador cancela y Outlook envía el aviso de cancelación; un asistente que simplemente borra la reunión de su calendario desaparece del recuento sin avisar a nadie.
El asistente para programación y el buscador de salas. El asistente muestra una cuadrícula horaria con una fila por asistente y la disponibilidad de cada uno, de modo que la franja libre común se localiza a simple vista, y permite arrastrar el intervalo hasta el hueco elegido. El buscador de salas propone las salas disponibles en esa franja entre las que el servidor tenga dadas de alta. Ambas funciones dependen de Exchange: sin servidor corporativo que publique la disponibilidad, el asistente aparece vacío. La documentación del fabricante señala además que en la propia cuadrícula puede marcarse a cada asistente como obligatorio, opcional o recurso.
La periodicidad y sus dos niveles. Una cita periódica se define con un patrón, diario, semanal, mensual o anual, un intervalo y un final, que puede ser una fecha, un número de repeticiones o ninguno. A partir de ahí existen dos objetos distintos: la serie completa y cada aparición concreta. Al abrir un elemento periódico, Outlook pregunta cuál de los dos se quiere abrir, y la respuesta determina el alcance del cambio. Modificar una aparición crea una excepción dentro de la serie; modificar la serie sobrescribe el patrón y puede eliminar las excepciones creadas antes. Es una de esas mecánicas que se entienden en un minuto delante del programa y se olvidan en el examen si no se han visto nunca.
Los avisos. El recordatorio salta con la antelación configurada, quince minutos de forma predeterminada para las citas y un día para los eventos de todo el día, y el valor puede cambiarse elemento a elemento o en las opciones del calendario. Los avisos son locales: dependen de que Outlook esté abierto en algún dispositivo con la cuenta configurada, de modo que no funcionan como garantía de nada. Posponer un aviso lo reprograma, no lo elimina.
Las vistas del calendario. La cinta ofrece las presentaciones de Día, Semana laboral, Semana y Mes, más la vista de programación, que dispone los calendarios en horizontal y es la más cómoda para comparar varias agendas. La jornada laboral, con su hora de inicio, su hora de fin y los días que la componen, se configura en las opciones del calendario y es la que determina qué muestra la vista de semana laboral y qué considera hora hábil el asistente para programación. Cuando se abren varios calendarios a la vez, pueden verse en paralelo o superpuestos, y la superposición es la forma rápida de detectar solapamientos.
Compartir el calendario. Como el buzón, el calendario se comparte por permisos y con niveles graduales: desde ver solo la disponibilidad, sin asunto ni ubicación, hasta ver los detalles completos o crear y modificar elementos. La delegación va un paso más allá y permite que otra persona reciba las convocatorias y responda por el titular. Vale aquí íntegra la regla del epígrafe 4.2: el acceso se concede por permisos y nunca compartiendo la contraseña.
El calendario y la convocatoria de un órgano colegiado. Aquí conviene una precisión jurídica, porque el error es frecuente en las oficinas. El artículo 17.3 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, dispone que, salvo que no resulte posible, las convocatorias se remitirán a los miembros del órgano colegiado a través de medios electrónicos, haciendo constar en ellas el orden del día junto con la documentación necesaria para su deliberación cuando sea posible, las condiciones en las que se va a celebrar la sesión, el sistema de conexión y, en su caso, los lugares en que estén disponibles los medios técnicos para asistir y participar. Y el artículo 17.1 admite expresamente el correo electrónico, las audioconferencias y las videoconferencias entre los medios válidos para celebrar sesiones a distancia.
La consecuencia práctica es doble. Una convocatoria de reunión de Outlook con un asunto y una hora no cumple lo que exige ese precepto: le faltan el orden del día, la documentación y las condiciones de la sesión. Pero una convocatoria que incorpore todo eso, en el cuerpo del mensaje o en sus adjuntos, sí es una remisión por medios electrónicos de las que la ley admite. Dicho de otro modo, el problema nunca es la herramienta, es lo que se pone dentro. La materia de órganos colegiados se desarrolla en su tema propio y aquí solo se cita en lo que afecta al uso del calendario.
Una advertencia sobre los datos personales en el calendario. El asunto de una cita lo ve todo el que tenga permiso de lectura, y en muchas organizaciones ese permiso está concedido por defecto a la unidad entera. Escribir en el asunto el nombre de un interesado, un número de expediente sancionador o el motivo de una consulta médica es una cesión de datos que nadie ha decidido. La casilla Privado limita ese riesgo, pero no lo elimina, porque no protege frente a quien tenga permisos de delegado. Lo prudente es un asunto neutro y el detalle en el cuerpo, o en el expediente si es donde corresponde.
4.13. Los contactos: campos, tarjetas y mantenimiento
El módulo Personas es la otra mitad de la libreta de direcciones. El epígrafe 4.10 explicó la diferencia entre la carpeta de contactos propia y la lista global que mantiene el servidor; queda por ver qué contiene una ficha y cómo se administra, que es de donde salen las preguntas de detalle.
Crear un contacto. Con Ctrl+Mayús+C, o desde Personas, Nuevo contacto. La ficha reúne los datos de identificación, los de contacto y las anotaciones libres, y ninguno de sus campos es obligatorio salvo, en la práctica, el que sirve para localizar la ficha después.
Los campos de identificación. El campo del nombre admite escritura directa, pero detrás tiene un botón que despliega sus partes: tratamiento, nombre, segundo nombre, apellidos y sufijo. Esa separación es la que permite ordenar y buscar con criterio, y es también la que explica un comportamiento que desconcierta: el campo Archivar como, que se rellena solo, decide bajo qué forma aparece el contacto en las listas ordenadas alfabéticamente. De forma predeterminada Outlook archiva por apellidos y luego nombre, y ese valor puede cambiarse contacto a contacto o fijarse para los nuevos en las opciones. Si una lista de contactos aparece ordenada de una forma que nadie entiende, la causa está casi siempre en ese campo.
Los campos de contacto. Cada ficha admite hasta tres direcciones de correo, con un campo Mostrar como que determina el texto que aparecerá en el campo Para al insertarlo; varios números de teléfono, elegibles de una lista amplia que incluye el del trabajo, el móvil, el del domicilio y el fax; y tres direcciones postales, trabajo, domicilio y otra, de las que una se marca como dirección postal principal. Se añaden además la organización, el cargo, el departamento, la página web, el mensajero instantáneo y una fotografía. El cuadro de notas de la parte inferior admite texto libre y adjuntos, lo que lo convierte, sin que nadie lo haya decidido, en un pequeño expediente sobre la persona. Conviene recordar que ahí también se aplica el principio de minimización.
La tarjeta de presentación electrónica. Cada contacto tiene una representación gráfica editable, la tarjeta, en la que se elige el diseño, el fondo, la imagen y los campos que se muestran y en qué orden. Se inserta en un mensaje desde Insertar, Tarjeta de presentación, y el destinatario la recibe como imagen y como archivo adjunto reutilizable.
El formato vCard. Ese adjunto es un archivo con extensión .vcf, que es el estándar de Internet para intercambiar información de contacto y que leen los demás programas de correo y los teléfonos. Un contacto se guarda como vCard desde la ficha abierta, con Archivo, Guardar como, y una vCard recibida se incorpora a los contactos abriéndola y guardándola. Es la vía natural cuando el intercambio es de una ficha o dos; para volcados masivos está el archivo de valores separados por comas que se explicó en el epígrafe 4.9.3.
Los duplicados. Al guardar un contacto cuyo nombre o cuya dirección de correo coincide con otro ya existente, Outlook avisa y ofrece dos salidas: actualizar la ficha existente con los datos nuevos o crear un contacto aparte. Elegir siempre la segunda es lo que produce las libretas con cuatro fichas de la misma persona, cada una con un teléfono distinto y ninguna completa. Cuando eso ya ha ocurrido, la vista de lista telefónica ordenada por nombre es la forma rápida de localizar los duplicados y fusionarlos a mano.
Las vistas del módulo Personas. Además de la vista de personas, que muestra una lista compacta con la fotografía, están la vista de tarjeta, la de tarjeta de presentación, la de lista telefónica y las agrupadas por categoría, por organización o por ubicación. Todas se cambian desde la pestaña Vista, y todas responden al mismo mecanismo de columnas, orden y agrupación que se explica en el epígrafe siguiente.
Carpetas de contactos adicionales. Nada obliga a tener una sola carpeta de contactos. Pueden crearse varias, por ejemplo una por programa o por unidad, y todas aparecen luego en el desplegable de la libreta de direcciones. Una carpeta de contactos puede además compartirse con permisos, igual que el calendario, que es la forma correcta de que una unidad mantenga un directorio común de interlocutores externos sin que cada persona conserve su propia copia desactualizada.
Los contactos como datos personales. Una libreta de contactos profesional es un fichero de datos personales, por más que se sienta como una agenda privada. De ahí tres cautelas que ya se han enunciado en otros epígrafes y que aquí se concretan: no exportar la libreta a un archivo que acabe en un dispositivo personal, no llevarse el directorio de interlocutores al cambiar de destino y no anotar en el campo de notas apreciaciones sobre las personas que no se pondrían por escrito en un documento oficial. Ese campo es tan susceptible de aparecer en un derecho de acceso como cualquier otro.
4.14. Las vistas: columnas, orden, agrupación y filtro
La forma en que Outlook presenta la lista de mensajes es configurable hasta un grado que casi nadie explora, y el examen pregunta por ello porque separa cuatro operaciones que se confunden: ordenar, agrupar, filtrar y dar formato condicional. Ninguna de las cuatro mueve un mensaje de sitio.
Dónde está todo. En la pestaña Vista, grupo Vista actual, con dos botones: Cambiar vista, que aplica una de las predefinidas o una propia, y Configuración de la vista, que abre el cuadro de configuración avanzada. Ese cuadro reúne las opciones que interesan: Columnas, Agrupar por, Ordenar, Filtro, Otras configuraciones, Formato condicional y el botón de restablecer la vista actual. Desde Cambiar vista, Administrar vistas se crean vistas nuevas, se copian y se borran, con una limitación que conviene conocer: las vistas predefinidas no pueden eliminarse aunque se hayan modificado, solo restablecerse.
Las columnas. El cuadro de columnas muestra a la izquierda los campos disponibles y a la derecha los que se muestran, con botones para añadir, quitar y reordenar. Los campos disponibles son muchos más de los que se ven por defecto: además de De, Asunto, Recibido y Tamaño, están la marca de seguimiento, las categorías, la cuenta de recepción, la fecha de envío, el destinatario, la importancia y la existencia de datos adjuntos. Añadir la columna de tamaño y la de datos adjuntos convierte una bandeja saturada en una lista donde el problema se ve de un vistazo.
Ordenar. Se ordena pulsando el encabezado de una columna, y el segundo clic invierte el sentido. El cuadro de ordenación permite además encadenar varios criterios, de modo que el segundo desempata al primero. La ordenación afecta a la presentación, no al almacenamiento: los mensajes siguen en su carpeta y en su sitio.
Agrupar por. Outlook agrupa de forma predeterminada por fecha, con los encabezados de hoy, ayer, la semana pasada y así sucesivamente. La agrupación puede cambiarse a cualquier campo, por ejemplo el remitente o la categoría, y los grupos se contraen y se expanden. Agrupar tampoco mueve nada, y esa es la diferencia con una regla: la regla mueve el mensaje a una carpeta, la agrupación solo lo dibuja debajo de un encabezado.
Filtrar. El filtro oculta de la vista los mensajes que no cumplen la condición. Es útil y es peligroso a partes iguales, porque un filtro aplicado y olvidado produce el efecto de que han desaparecido mensajes que están perfectamente en su carpeta. Outlook lo advierte indicando que hay un filtro aplicado, y el remedio es entrar en el cuadro de filtro y borrarlo. Cuando alguien asegura que Outlook le ha borrado el correo, el filtro de vista es la segunda causa que hay que descartar, después de haber comprobado las reglas.
El formato condicional. Aplica una fuente y un color a los mensajes que cumplen una condición, sin ocultar ni mover nada: por ejemplo, en rojo lo que llega de una dirección concreta o en negrita lo que supera cierto tamaño. La regla que la vista trae de fábrica, la que pone en negrita lo no leído, es exactamente eso. Sirve para hacer visible una prioridad sin llenar el buzón de carpetas.
Otras configuraciones gobierna el aspecto: la fuente de la lista y la de los encabezados de columna, la posición del panel de lectura, la presentación en una sola línea o en varias, y el ajuste automático del ancho de las columnas. Es donde se resuelve la queja más común de un puesto nuevo, que es que la letra se ve pequeña.
Aplicar la vista a otras carpetas. Una vista se configura para la carpeta activa. Cuando se quiere la misma disposición en todas las carpetas de correo, el cuadro de Cambiar vista ofrece aplicarla al resto de carpetas del mismo tipo, y esa es la forma de no repetir el ajuste veinte veces.
El cuadro que resume el epígrafe para el examen. Ordenar cambia el orden, agrupar añade encabezados, filtrar oculta, el formato condicional colorea y la regla mueve. Cuatro de las cinco operaciones son cosméticas y solo la última toca el mensaje.
4.15. Incidencias frecuentes del correo y cómo se resuelven
Un auxiliar administrativo no repara sistemas, pero sí resuelve la mayoría de las incidencias de correo de su unidad, porque casi todas tienen la misma media docena de causas. Este epígrafe las ordena por frecuencia y da el diagnóstico, que además es materia de las preguntas de aplicación.
El mensaje se queda en la Bandeja de salida. Es la incidencia número uno y su significado ya se explicó: el mensaje no ha salido. Las causas habituales son cuatro. Que Outlook esté en modo sin conexión, lo que se comprueba en la barra de estado y se corrige desde la pestaña Enviar y recibir. Que el mensaje esté abierto en otra ventana, porque un elemento en edición no se envía. Que el envío se haya programado con la opción de retrasar la entrega, en cuyo caso el mensaje espera su hora. Y que los adjuntos superen el límite del servidor, supuesto en el que el envío se reintenta y falla en silencio. La comprobación rápida es pulsar F9 y mirar si el mensaje cambia de carpeta.
No entra correo. Antes de avisar a nadie se descartan, por este orden, cinco cosas: el modo sin conexión, otra vez; una regla que esté moviendo o eliminando los mensajes, que se revisa en Administrar reglas y alertas; un filtro de vista aplicado, según el epígrafe anterior; la carpeta de correo no deseado, donde acaban los mensajes de remitentes legítimos que el filtro clasifica mal; y la cuota del buzón, porque un buzón lleno deja de recibir y el aviso pasa desapercibido con facilidad. Solo cuando las cinco están descartadas la incidencia es del servidor.
El correo legítimo cae en no deseado. Se corrige añadiendo el remitente o su dominio a la lista de remitentes seguros, desde el propio mensaje o desde las opciones del filtro. Con una salvedad que conviene decir: en un entorno corporativo el filtrado principal lo hace el servidor según la política del organismo, de modo que si el mensaje ni siquiera llega a la carpeta de correo no deseado, el ajuste local no lo va a recuperar y hay que acudir al servicio de informática.
El mensaje rebota. Cuando la entrega falla, el sistema devuelve un informe de no entrega que indica la dirección afectada y el motivo: buzón inexistente, buzón lleno, dominio que no responde o rechazo por política del servidor de destino. Merece la pena leerlo antes de reenviar el mensaje otras tres veces, porque el motivo distingue el error tipográfico en la dirección, que se corrige, del rechazo del servidor de destino, que no.
Se ha eliminado algo que hacía falta. La primera parada es la carpeta de Elementos eliminados. Cuando no está allí, porque se vació la papelera o porque se usó Mayús+Supr, todavía queda una vía en las cuentas de Exchange: la carpeta oculta de elementos recuperables, a la que se llega con el comando de recuperar elementos eliminados desde la propia carpeta de Elementos eliminados. La documentación del fabricante advierte de que ese comando solo aparece si la cuenta admite la recuperación, de modo que su ausencia es en sí misma la respuesta. El plazo durante el cual los elementos permanecen ahí lo fija la política de retención de la organización, no el usuario.
El archivo de datos está dañado. Un archivo .pst corrupto produce errores al abrir Outlook o carpetas que no se despliegan. Para eso existe la herramienta de reparación de la Bandeja de entrada, cuyo ejecutable es SCANPST.EXE, que comprueba y repara los archivos de datos de Outlook. Con un archivo .ost dañado el procedimiento documentado por el fabricante es otro y más simple: eliminar el archivo y dejar que Outlook lo vuelva a crear en el arranque siguiente, precisamente porque el .ost es una copia sincronizada del buzón del servidor y no un original. Es la aplicación práctica de la distinción entre los dos formatos que abría el epígrafe 4.1.
Aparecen mensajes duplicados. La causa clásica es una cuenta POP3 configurada en dos equipos con la opción de dejar copia en el servidor mal ajustada, de modo que cada equipo descarga lo mismo. La segunda causa son dos reglas que copian el mensaje a la misma carpeta. La tercera, una sincronización interrumpida. Ninguna se resuelve borrando los duplicados a mano, que es lo primero que hace todo el mundo.
Outlook va lento o no arranca. Los complementos son la causa más frecuente, y por eso el diagnóstico estándar pasa por arrancar sin ellos y comprobar si el problema desaparece. Un archivo de datos muy grande y un buzón con decenas de miles de elementos en una sola carpeta también degradan el rendimiento, y ahí la solución es archivar, no comprar más memoria. Cuando nada de esto funciona, el paso siguiente es crear un perfil nuevo desde la configuración de correo del panel de control, porque el perfil guarda la configuración de cuentas y archivos de datos y a veces es él quien está dañado.
Qué escalar y cómo. Una incidencia bien comunicada al servicio de informática incluye la cuenta afectada, la hora aproximada, el texto exacto del error y qué se ha comprobado ya. Y una regla que cierra el epígrafe y enlaza con el 4.2: ninguna incidencia se resuelve entregando la contraseña a un compañero ni a quien llame por teléfono diciendo ser del servicio técnico. El acceso a un buzón ajeno se concede por permisos, y quien de verdad administra el sistema no necesita la contraseña de nadie.
4.16. Atajos de teclado
Las combinaciones con letra dependen del idioma de la interfaz. Se recogen las confirmadas en documentación en español y las independientes del idioma.
| Combinación | Función |
|---|---|
| Ctrl+U | Mensaje nuevo, en la versión española |
| Ctrl+R | Responder |
| Ctrl+Mayús+R | Responder a todos |
| Ctrl+F | Reenviar |
| Ctrl+Intro | Enviar el mensaje |
| F9 | Enviar y recibir todo |
| Ctrl+Mayús+M | Mensaje nuevo desde cualquier módulo |
| Ctrl+1 a Ctrl+4 | Cambiar a Correo, Calendario, Contactos y Tareas |
| Ctrl+Mayús+I | Ir a la Bandeja de entrada |
| Ctrl+Mayús+O | Ir a la Bandeja de salida |
| Ctrl+Q | Marcar como leído |
| Ctrl+U en un mensaje seleccionado | Marcar como no leído |
| Ctrl+E | Ir al cuadro de búsqueda |
| Ctrl+Mayús+B | Abrir la libreta de direcciones |
| Insert | Marcar para seguimiento |
| Ctrl+P | Imprimir |
| Supr | Enviar a Elementos eliminados |
| Mayús+Supr | Eliminar de forma permanente, sin pasar por la papelera |
Mayús+Supr merece atención, porque salta la papelera y no hay recuperación sencilla. Se pregunta precisamente por su carácter definitivo.
[[CAPTURA: fig-II11-03]]
Aplicación: Outlook para Microsoft 365, versión de escritorio en español
Qué mostrar: un mensaje nuevo con los campos Para, CC y CCO visibles y la pestaña Opciones abierta
Resaltar: el botón CCO de la pestaña Opciones y los botones de confirmación de entrega y de lectura
Pie: Figura II.11.3. El campo CCO no aparece por defecto: se activa desde la pestaña Opciones
5. Jurisprudencia esencial
Ningún tema de ofimática tiene tanta jurisprudencia como este, y no es casualidad: el correo del trabajo es el punto donde chocan la facultad de control del empleador y los derechos fundamentales de quien trabaja. Los tribunales llevan veinte años trazando esa frontera y el resultado explica por qué las reglas de uso del correo son como son.
Las resoluciones siguientes se han comprobado una a una. Se citan por su doctrina.
STC 241/2012, de 17 de diciembre (Sala Primera, recurso de amparo 7304-2007). Dos trabajadoras habían instalado un programa de mensajería en un ordenador de uso común, pese a que la empresa prohibía instalar programas. El Tribunal denegó el amparo: sobre un equipo compartido y respecto de un programa introducido contra la prohibición expresa, no existía expectativa razonable de intimidad ni de secreto de las comunicaciones. La sentencia recuerda que corresponde al empleador fijar las condiciones de uso de los medios informáticos. Lleva voto particular.
STC 170/2013, de 7 de octubre (Sala Primera, recurso de amparo 2907-2011). Es la resolución central de este tema. El convenio colectivo aplicable tipificaba como falta el uso de los medios informáticos para fines ajenos al trabajo. El Tribunal concluyó que esa prohibición convencional lleva implícita la facultad empresarial de supervisión, de modo que el trabajador no conservaba expectativa razonable de confidencialidad sobre el correo corporativo, y su revisión no vulneró los artículos 18.1 ni 18.3 de la Constitución.
La lección práctica es la que conviene retener: lo que determina hasta dónde llega la privacidad del correo del trabajo son las reglas previas y conocidas. Donde hay una norma clara que prohíbe el uso personal, la expectativa de confidencialidad decae. Donde no la hay, no puede darse por supuesta la facultad de control.
STS 119/2018, de 8 de febrero (Sala de lo Social, recurso 1121/2015). Traslada a la doctrina española los criterios de ponderación europeos y valida el examen ponderado del correo electrónico del trabajador. La palabra decisiva es ponderado: ni inmunidad absoluta del buzón, ni acceso libre del empleador, sino un juicio de proporcionalidad caso por caso.
STC 173/2011, de 7 de noviembre (Sala Segunda, recurso de amparo 5928-2009). El ordenador personal es un ámbito protegido por el derecho a la intimidad del artículo 18.1, porque en su disco se acumula información del reducto último de la vida privada. Acceder a sus archivos es una injerencia que necesita justificación constitucional.
STS 225/2024, de 6 de febrero (Sala de lo Social, recurso 263/2022). La más reciente y la más directamente aplicable al puesto actual. Declaró la nulidad de la política empresarial de uso de los dispositivos digitales por haberse elaborado sin la participación de la representación de las personas trabajadoras, que exige el artículo 87.3 de la Ley Orgánica 3/2018. No basta con que exista una norma interna sobre el uso del correo: hay que haberla elaborado como manda la ley.
El criterio europeo que ordena todo lo anterior. La sentencia de la Gran Sala del Tribunal Europeo de Derechos Humanos de 5 de septiembre de 2017, asunto Bărbulescu contra Rumanía, demanda 61496/08, enumera los factores que han de ponderarse antes de dar por lícito el control del correo de un trabajador: si se le informó previamente y con claridad de la posibilidad de control y de su aplicación efectiva; el alcance del control y el grado de intrusión; si el empleador alegó motivos legítimos, exigiéndose una justificación de más peso para acceder al contenido de los mensajes que a su mero flujo; si existían medios menos intrusivos; las consecuencias para el trabajador; y si se ofrecieron garantías adecuadas.
Lo que hay que llevarse, en cuatro frases. El correo corporativo es una herramienta de trabajo cuya titularidad es del empleador, pero su uso genera un ámbito que la Constitución protege. La medida de esa protección depende de que existan y se conozcan reglas previas de uso. Esas reglas debe elaborarlas el empleador con participación de la representación del personal. Y cualquier control ha de ser idóneo, necesario y proporcionado, valorado caso por caso.
Una precisión de rigor. Nada de lo anterior autoriza a leer el correo de un compañero, ni siquiera con permiso de la jefatura, fuera de los cauces establecidos. Y en sentido inverso: usar el correo corporativo para asuntos privados no lo convierte en privado si las normas de la organización lo prohíben.
6. Tabla resumen del tema
| Concepto | Dato exacto |
|---|---|
| Protocolo de envío | SMTP |
| Protocolos de recepción | POP3 e IMAP |
| POP3 | Descarga los mensajes al equipo y, en su configuración clásica, los borra del servidor |
| IMAP | Sincroniza: los mensajes y las carpetas permanecen en el servidor y se reflejan en todos los dispositivos |
| MAPI | Protocolo propio de Microsoft, el que usa Outlook con Exchange |
| Archivo .pst | Archivo de datos personales, independiente del servidor. Sirve como copia |
| Archivo .ost | Copia local sincronizada de un buzón. NO es copia de seguridad: se reconstruye desde el servidor |
| Módulos de Outlook | Correo, Calendario, Personas, Tareas y Notas |
| Bandeja de salida | Mensajes enviados que aún no han salido |
| Elementos enviados | Copia de los mensajes que ya salieron |
| Campo Para | Destinatarios principales, visibles para todos |
| Campo CC | Destinatarios informados, visibles para todos |
| Campo CCO | Destinatarios ocultos. No aparece por defecto: se activa en la pestaña Opciones |
| Responder | Ctrl+R, solo al remitente, sin adjuntos |
| Responder a todos | Ctrl+Mayús+R, al remitente y a Para y CC, nunca a CCO, sin adjuntos |
| Reenviar | Ctrl+F, a quien se indique, CON los datos adjuntos |
| Formatos del mensaje | HTML, texto enriquecido y texto sin formato |
| Confirmación de lectura | El destinatario puede negarse a enviarla |
| Revocar un mensaje | Solo dentro de la misma organización de Exchange y si no se ha abierto |
| Retrasar la entrega | El mensaje queda en la Bandeja de salida hasta la fecha indicada |
| Partes de una regla | Condiciones, acciones y excepciones |
| Momento de aplicación de una regla | Al recibir o al enviar, a elección |
| Orden de las reglas | Se aplican en el orden de la lista; Detener el proceso de más reglas corta la cadena |
| Reglas del servidor frente a del cliente | Las del cliente solo funcionan con Outlook abierto |
| Reenviar frente a redirigir | Reenviar cambia el remitente; redirigir conserva el original |
| Carpetas de búsqueda | Carpetas virtuales: muestran mensajes, no los contienen |
| Lista global de direcciones | Directorio de la organización, mantenido en Exchange, no editable desde el puesto |
| Grupo de contactos | Antes lista de distribución. Agrupa varias direcciones bajo un nombre |
| Respuestas automáticas | Requieren Exchange. Permiten texto distinto dentro y fuera de la organización |
| Mensaje nuevo | Ctrl+U en la versión española |
| Enviar | Ctrl+Intro |
| Enviar y recibir todo | F9 |
| Libreta de direcciones | Ctrl+Mayús+B |
| Eliminar sin pasar por la papelera | Mayús+Supr |
| Notificación administrativa | El correo ordinario no la sustituye: los artículos 41 a 43 de la Ley 39/2015 regulan su práctica |
7. Trampas de examen
1. SMTP envía; POP3 e IMAP reciben. Es la pregunta más repetida del tema y la que más se falla por prisa. Ninguna opción que atribuya la recepción a SMTP es correcta.
2. POP3 se lleva el correo al equipo; IMAP lo deja en el servidor. Por eso quien consulta desde varios dispositivos necesita IMAP. Una opción que diga lo contrario es falsa.
3. El archivo .ost no es una copia de seguridad. Es un reflejo del buzón del servidor y se reconstruye desde él. La copia es el .pst.
4. La Bandeja de salida no es Elementos enviados. En la primera están los que todavía no han salido; en la segunda, los que ya salieron. Un mensaje atascado en la Bandeja de salida no se ha enviado.
5. Responder no lleva los datos adjuntos; reenviar sí. Es la distinción práctica más preguntada de todo el tema.
6. Responder a todos no alcanza a los destinatarios en CCO. Quien recibió en copia oculta no consta en el mensaje, de modo que no puede ser destinatario de la respuesta.
7. El campo CCO no está visible por defecto. Se activa desde la pestaña Opciones del mensaje nuevo. Una pregunta que lo sitúe siempre a la vista es incorrecta.
8. La confirmación de lectura la puede rechazar el destinatario. Que no llegue no prueba que el mensaje no se haya leído. Se confunde con la confirmación de entrega, que la genera el servidor.
9. La importancia alta no acelera el envío. Es una marca visual. Nada en el correo funciona por prioridad de entrega.
10. Revocar un mensaje casi nunca funciona. Exige misma organización de Exchange, mensaje no abierto y en la bandeja de entrada. Fuera de eso, el intento avisa al destinatario del error.
11. Una regla tiene tres partes: condiciones, acciones y excepciones. Las opciones que hablan de dos o de cuatro son falsas.
12. Las reglas se aplican en orden y Detener el proceso de más reglas corta la cadena. Es la causa habitual de que una regla correcta no se ejecute.
13. Reenviar cambia el remitente; redirigir lo conserva. La diferencia decide a quién responde el destinatario final.
14. Las carpetas de búsqueda no contienen mensajes. Los muestran. Borrar desde ellas borra el mensaje de su carpeta real.
15. La lista global de direcciones no se edita desde el puesto. La mantiene el servidor Exchange. Solo los contactos propios son editables.
16. Mayús+Supr elimina sin pasar por Elementos eliminados. Se confunde con Supr, que sí pasa por la papelera.
17. Eliminar una conversación elimina todos sus mensajes, no solo el que se ve en pantalla. La vista de conversación agrupa mensajes de carpetas distintas.
18. Un correo electrónico no es una notificación administrativa. Los artículos 41 a 43 de la Ley 39/2015 regulan la práctica de las notificaciones, y el aviso por correo no sustituye a la notificación ni computa plazos por sí solo.
19. Enviar una comunicación masiva con las direcciones en Para o CC revela los datos de todos a todos. Es una comunicación de datos a terceros y una brecha de seguridad. La forma correcta es CCO o una combinación de correspondencia.
20. Ctrl+F reenvía, no busca. En Outlook la búsqueda es Ctrl+E. Es la trampa favorita de quien viene de otros programas, donde Ctrl+F es buscar.
8. Reglas mnemotécnicas
Los protocolos: SMTP Sale, IMAP e Impresiona porque sIncroniza, POP se lo lleva. La S de SMTP para salir, la I de IMAP para sincronizar en el servidor, y POP como quien coge y se marcha.
Las tres partes de una regla: CAE. Condiciones, Acciones, Excepciones. En ese orden y no en otro.
Los tres campos de destinatario: PACO. PAra, CC y CCO. Y de los tres, solo el último es invisible para los demás.
Responder frente a reenviar: se responde con palabras, se reenvía con paquetes. La respuesta lleva texto; el reenvío, los adjuntos.
.pst persiste, .ost es un espejo. El primero guarda de verdad; el segundo refleja lo que hay en el servidor.
Supr manda a la papelera, Mayús+Supr manda al olvido.
9. Aplicación práctica
Caso 1. Una comunicación a doscientos interesados. La unidad debe informar a doscientas personas de la apertura de un plazo. La opción cómoda es un solo mensaje con las doscientas direcciones en Para, y es la incorrecta: revela a cada destinatario las direcciones de los otros ciento noventa y nueve, lo que constituye una comunicación de datos personales a terceros sin base legal. El procedimiento correcto es poner la dirección de la propia unidad en Para y las doscientas en CCO, o mejor aún, generar mensajes individuales mediante combinación de correspondencia desde Word tomando la lista de un archivo de datos. Si además el mensaje contiene datos del expediente de cada interesado, la combinación deja de ser preferible y pasa a ser obligada.
Caso 2. Ordenar automáticamente el correo de un buzón compartido. El buzón de la unidad recibe cada día avisos automáticos de una aplicación, escritos de registro y consultas de ciudadanos. Se crea una regla con la condición de que el remitente sea la dirección del sistema y la acción de mover a una carpeta de avisos, marcándola como leída. Se crea una segunda regla para las consultas, con la condición de que el asunto contenga una palabra clave y la acción de asignar una categoría de color. Y se comprueba el orden: si la primera regla lleva la acción de detener el proceso, la segunda no llegará a evaluarse sobre esos mensajes. Conviene ejecutarlas manualmente sobre la carpeta ya existente para ordenar lo acumulado.
Caso 3. Ausencia programada de dos semanas. Antes de marcharse, se configuran las respuestas automáticas con un intervalo de fechas, un texto para los compañeros de la organización que indique quién asume los asuntos y un texto distinto y más escueto para el exterior, sin datos personales ni detalles de la ausencia. Conviene además revisar si existe alguna regla de reenvío activa y desactivarla si procede, y comprobar que la delegación de acceso al buzón, si se concede, se hace por el cauce previsto y no compartiendo la contraseña, que no debe compartirse nunca.
Caso 4. Un adjunto sospechoso. Llega un mensaje de una dirección conocida con un adjunto inesperado y un texto genérico que pide abrirlo con urgencia. La conducta correcta es no abrirlo, no habilitar contenido, comprobar la dirección real del remitente y confirmar por otro canal, por ejemplo por teléfono, que esa persona ha enviado ese archivo. Si la confirmación no es posible o resulta negativa, se comunica al servicio de informática. La urgencia en el texto no es un dato neutro: es una de las señales más habituales del intento de fraude.
Caso 5. Un mensaje enviado por error a la persona equivocada. La lista de autocompletar sugirió una dirección parecida y el mensaje, con datos de un expediente, ha llegado a quien no debía. Intentar revocarlo casi con seguridad no funcionará y puede llamar la atención sobre el error. Lo correcto es valorar de inmediato si se ha producido una brecha de seguridad de datos personales, comunicarlo sin demora al responsable de la unidad y al delegado de protección de datos del organismo, y solicitar al destinatario erróneo que elimine el mensaje. Después, depurar la entrada equivocada de la lista de autocompletar para que no vuelva a sugerirse.
10. Preguntas de test con respuesta explicada
Las setenta preguntas siguientes son de redacción propia del equipo de contenidos de TestMiOpo. No reproducen el enunciado ni las opciones de ningún cuestionario oficial ni de ningún banco de preguntas ajeno.
1. El protocolo que se emplea para enviar correo electrónico es:
a) POP3 b) IMAP c) SMTP d) HTTP
Respuesta: c). POP3 e IMAP son protocolos de recepción.
2. El protocolo que descarga los mensajes al equipo y, en su configuración clásica, los borra del servidor es:
a) IMAP b) POP3 c) SMTP d) MAPI
Respuesta: b). Está pensado para un único dispositivo.
3. Para consultar la misma cuenta desde el ordenador y el móvil manteniendo la sincronización conviene usar:
a) POP3 b) IMAP c) SMTP d) FTP
Respuesta: b). IMAP deja los mensajes en el servidor y sincroniza carpetas y estado de leído.
4. El protocolo propio de Microsoft que Outlook usa contra un servidor Exchange es:
a) SMTP b) IMAP c) MAPI d) POP3
Respuesta: c).
5. El archivo con extensión .pst es:
a) Una copia local sincronizada del buzón del servidor. b) Un archivo de datos personales que almacena mensajes en el equipo. c) Una plantilla de mensaje. d) Un archivo de firma.
Respuesta: b).
6. El archivo .ost:
a) Es una copia de seguridad fiable. b) Es la copia local sincronizada de un buzón y se reconstruye desde el servidor. c) Contiene solo los contactos. d) Almacena las reglas.
Respuesta: b). No sirve como copia de seguridad.
7. La carpeta que contiene los mensajes enviados que todavía no han salido es:
a) Elementos enviados. b) Bandeja de salida. c) Borradores. d) Bandeja de entrada.
Respuesta: b).
8. Los mensajes empezados y no enviados se guardan automáticamente en:
a) Bandeja de salida. b) Borradores. c) Elementos enviados. d) Elementos eliminados.
Respuesta: b).
9. Los destinatarios cuyo nombre no ven los demás se escriben en el campo:
a) Para b) CC c) CCO d) Asunto
Respuesta: c).
10. El campo CCO, en un mensaje nuevo:
a) Aparece siempre por defecto. b) No aparece por defecto y se activa desde la pestaña Opciones. c) Solo existe con Exchange. d) No existe en Outlook.
Respuesta: b).
11. Responder a todos envía la respuesta:
a) Solo al remitente. b) Al remitente y a los destinatarios de Para y CC. c) Al remitente y a los de CCO. d) A todos, incluidos los de CCO.
Respuesta: b). Los destinatarios en copia oculta no constan en el mensaje.
12. La acción que conserva los datos adjuntos del mensaje original es:
a) Responder. b) Responder a todos. c) Reenviar. d) Ninguna.
Respuesta: c).
13. El atajo para responder a un mensaje es:
a) Ctrl+R b) Ctrl+F c) Ctrl+U d) Ctrl+E
Respuesta: a). Ctrl+F reenvía y Ctrl+E va a la búsqueda.
14. En Outlook, Ctrl+F:
a) Busca en el buzón. b) Reenvía el mensaje. c) Crea un mensaje nuevo. d) Marca para seguimiento.
Respuesta: b). La búsqueda es Ctrl+E.
15. El formato de mensaje más compatible y seguro es:
a) HTML. b) Texto enriquecido. c) Texto sin formato. d) XML.
Respuesta: c).
16. El formato de texto enriquecido puede provocar, al salir del entorno Outlook:
a) La pérdida del asunto. b) La aparición de un archivo winmail.dat. c) El bloqueo del envío. d) La eliminación de los destinatarios.
Respuesta: b).
17. Marcar un mensaje con importancia alta:
a) Acelera su entrega. b) Es una marca informativa que no altera la velocidad de envío. c) Obliga al destinatario a responder. d) Genera una confirmación automática.
Respuesta: b).
18. La confirmación de lectura:
a) La genera el servidor automáticamente. b) La puede rechazar el destinatario. c) Es obligatoria. d) Prueba que el mensaje se ha leído en todo caso.
Respuesta: b). Por eso su ausencia no prueba nada.
19. La confirmación de entrega avisa de que:
a) El destinatario ha abierto el mensaje. b) El mensaje ha llegado al servidor del destinatario. c) El mensaje ha sido eliminado. d) El mensaje ha sido reenviado.
Respuesta: b).
20. Retrasar la entrega de un mensaje hace que este permanezca en:
a) Borradores. b) Bandeja de salida. c) Elementos enviados. d) Una carpeta de búsqueda.
Respuesta: b).
21. La opción de revocar un mensaje enviado funciona:
a) Siempre. b) Solo dentro de la misma organización de Exchange y si el destinatario no lo ha abierto. c) Solo con cuentas POP3. d) Solo en mensajes con adjuntos.
Respuesta: b).
22. Los botones de votación en un mensaje requieren:
a) Cuenta POP3. b) Servidor Exchange. c) Formato de texto sin formato. d) Confirmación de lectura activada.
Respuesta: b).
23. Una regla de mensaje se compone de:
a) Condiciones y acciones. b) Condiciones, acciones y excepciones. c) Acciones y excepciones. d) Solo condiciones.
Respuesta: b).
24. Las reglas de mensaje pueden aplicarse:
a) Solo al recibir. b) Solo al enviar. c) Al recibir o al enviar, según se elija. d) Solo manualmente.
Respuesta: c).
25. La acción Detener el proceso de más reglas:
a) Elimina las reglas siguientes. b) Interrumpe la evaluación de las reglas posteriores para ese mensaje. c) Desactiva todas las reglas. d) No existe.
Respuesta: b). Es la causa habitual de que una regla no llegue a ejecutarse.
26. Una regla marcada como solo del cliente:
a) Se ejecuta aunque Outlook esté cerrado. b) Únicamente se aplica con Outlook abierto. c) Se ejecuta en el servidor. d) No puede modificarse.
Respuesta: b).
27. La diferencia entre reenviar y redirigir un mensaje mediante una regla es que:
a) No hay diferencia. b) Reenviar cambia el remitente y redirigir conserva el original. c) Redirigir elimina los adjuntos. d) Reenviar solo funciona con Exchange.
Respuesta: b).
28. Crear una regla que reenvíe automáticamente todo el correo del trabajo a una cuenta personal externa:
a) Es una práctica recomendable por comodidad. b) Es indiferente desde el punto de vista de la seguridad. c) Constituye una fuga de información y suele estar prohibido por la política de seguridad. d) Solo es problemático si el correo lleva adjuntos.
Respuesta: c).
29. Las categorías de Outlook:
a) Mueven el mensaje a una carpeta. b) Etiquetan el elemento con un color, sin moverlo, y admiten varias por elemento. c) Eliminan el mensaje. d) Solo se aplican a contactos.
Respuesta: b).
30. Marcar un mensaje para seguimiento:
a) Lo mueve a Tareas. b) Lo convierte en un pendiente con posible fecha y recordatorio, sin moverlo de carpeta. c) Lo elimina tras la fecha. d) Lo reenvía automáticamente.
Respuesta: b).
31. Una carpeta de búsqueda:
a) Contiene físicamente los mensajes. b) Muestra los mensajes que cumplen un criterio, sin contenerlos. c) Es una copia de seguridad. d) Solo funciona con IMAP.
Respuesta: b).
32. Eliminar un mensaje desde una carpeta de búsqueda:
a) Solo lo quita de esa vista. b) Lo elimina de su carpeta real. c) No es posible. d) Lo mueve a Borradores.
Respuesta: b).
33. Las respuestas automáticas de ausencia requieren:
a) Cuenta POP3. b) Servidor Exchange. c) Formato HTML. d) Una regla del cliente.
Respuesta: b).
34. Las respuestas automáticas permiten:
a) Un único texto para todos. b) Un texto para los remitentes de dentro de la organización y otro para los de fuera. c) Solo respuestas a contactos conocidos. d) Solo activarse manualmente cada día.
Respuesta: b).
35. La Lista global de direcciones:
a) La mantiene cada usuario en su equipo. b) Es el directorio de la organización, mantenido en el servidor Exchange, no editable desde el puesto. c) Es lo mismo que la carpeta Contactos. d) Solo contiene grupos.
Respuesta: b).
36. Un grupo de contactos, antes llamado lista de distribución:
a) Oculta las direcciones de sus miembros siempre. b) Agrupa varias direcciones bajo un nombre único. c) Solo admite cinco miembros. d) Sustituye a la libreta de direcciones.
Respuesta: b). Si se usa en Para o CC, los miembros se ven entre sí.
37. La lista de autocompletar de direcciones:
a) Coincide exactamente con la carpeta Contactos. b) Es una lista propia de direcciones usadas recientemente, distinta de los contactos. c) No puede depurarse. d) Solo funciona con Exchange.
Respuesta: b).
38. El atajo para abrir la libreta de direcciones es:
a) Ctrl+Mayús+B b) Ctrl+B c) Ctrl+L d) Alt+B
Respuesta: a).
39. El atajo que envía y recibe todo el correo es:
a) F5 b) F9 c) F12 d) Ctrl+Intro
Respuesta: b). Ctrl+Intro envía el mensaje que se está redactando.
40. Mayús+Supr sobre un mensaje:
a) Lo mueve a Elementos eliminados. b) Lo elimina de forma permanente sin pasar por la papelera. c) Lo marca como no leído. d) Lo archiva.
Respuesta: b).
41. En la vista de conversación, eliminar la conversación:
a) Elimina solo el mensaje seleccionado. b) Elimina todos los mensajes del hilo, aunque estén en carpetas distintas. c) Archiva el hilo. d) Marca el hilo como leído.
Respuesta: b).
42. El panel de lectura:
a) Solo puede situarse a la derecha. b) Puede situarse a la derecha, en la parte inferior o desactivarse. c) No se puede desactivar. d) Solo aparece con IMAP.
Respuesta: b).
43. Los módulos de Outlook son:
a) Correo y Calendario. b) Correo, Calendario, Personas, Tareas y Notas. c) Correo, Contactos y Reglas. d) Correo, Archivo y Búsqueda.
Respuesta: b).
44. El tamaño máximo de los datos adjuntos lo determina:
a) La versión de Outlook. b) El servidor de correo. c) El sistema operativo. d) El formato del mensaje.
Respuesta: b).
45. Cuando un archivo supera el tamaño admitido, la solución correcta es:
a) Trocearlo en varios mensajes. b) Compartirlo desde el almacenamiento corporativo y enviar el enlace. c) Cambiar el formato del mensaje a texto sin formato. d) Comprimirlo y renombrar la extensión.
Respuesta: b).
46. Outlook bloquea la recepción de adjuntos con determinadas extensiones porque:
a) Ocupan mucho. b) Son potencialmente peligrosas, como los ejecutables. c) No son compatibles con HTML. d) Provienen de IMAP.
Respuesta: b).
47. Ante un adjunto inesperado de una dirección conocida, lo correcto es:
a) Abrirlo, ya que el remitente es conocido. b) Confirmar por otro canal antes de abrirlo, porque el remitente se falsifica con facilidad. c) Reenviarlo a un compañero para que lo compruebe. d) Habilitar el contenido y ejecutarlo.
Respuesta: b).
48. La firma automática se configura en:
a) Inicio, Firmas. b) Archivo, Opciones, Correo, Firmas. c) Vista, Firmas. d) Opciones del mensaje.
Respuesta: b).
49. Se pueden definir firmas distintas:
a) No, solo una. b) Sí, y asignar cuál se usa en mensajes nuevos y cuál en respuestas y reenvíos. c) Solo una por organización. d) Solo con Exchange.
Respuesta: b).
50. El atajo para crear un mensaje nuevo en la versión española es:
a) Ctrl+N b) Ctrl+U c) Ctrl+M d) Ctrl+Mayús+N
Respuesta: b). Ctrl+Mayús+M también crea un mensaje desde cualquier módulo.
51. Ctrl+E, en Outlook:
a) Envía el mensaje. b) Sitúa el cursor en el cuadro de búsqueda. c) Elimina el mensaje. d) Centra el texto.
Respuesta: b).
52. El filtro de correo no deseado:
a) Elimina directamente los mensajes. b) Los mueve a una carpeta donde los enlaces quedan desactivados. c) Los reenvía al administrador. d) Bloquea la cuenta del remitente.
Respuesta: b).
53. Las listas del filtro de correo no deseado incluyen:
a) Solo remitentes bloqueados. b) Remitentes seguros, destinatarios seguros y remitentes bloqueados. c) Solo destinatarios seguros. d) Solo dominios.
Respuesta: b).
54. La estructura de una dirección de correo consta de:
a) Un nombre de buzón y un dominio separados por arroba. b) Tres partes separadas por puntos. c) Un nombre y un número. d) Un dominio y una extensión.
Respuesta: a).
55. Las direcciones de correo:
a) Distinguen mayúsculas de minúsculas. b) No distinguen mayúsculas de minúsculas y no admiten espacios. c) Admiten espacios. d) Deben escribirse siempre en mayúsculas.
Respuesta: b).
56. Un mensaje que permanece en la Bandeja de salida indica que:
a) Ya se ha entregado. b) Todavía no ha salido del equipo. c) Ha sido rechazado. d) Está marcado como no deseado.
Respuesta: b).
57. Enviar una comunicación a doscientos interesados poniendo sus direcciones en el campo Para:
a) Es la práctica correcta. b) Revela las direcciones de todos a todos y constituye una comunicación de datos a terceros. c) Es indiferente si el mensaje no lleva adjuntos. d) Solo es incorrecto si son más de quinientos.
Respuesta: b).
58. Para un envío masivo con datos personalizados de cada destinatario, lo más adecuado es:
a) Un único mensaje con todos en CCO. b) Una combinación de correspondencia que genere un mensaje por destinatario. c) Un mensaje con un adjunto común. d) Publicarlo en el tablón.
Respuesta: b). El CCO resuelve la ocultación, no la personalización de datos.
59. Respecto de las notificaciones administrativas, un correo electrónico ordinario:
a) Sustituye a la notificación. b) Sirve como aviso, sin que su falta afecte por sí sola a la validez de la notificación practicada por el cauce previsto. c) Inicia el cómputo de plazos. d) Equivale a la comparecencia en sede electrónica.
Respuesta: b). Los artículos 41 a 43 de la Ley 39/2015 regulan la práctica de las notificaciones.
60. Según la doctrina de la STC 170/2013, la existencia de una prohibición previa y conocida de usar los medios informáticos para fines ajenos al trabajo:
a) Impide cualquier control empresarial. b) Lleva implícita la facultad empresarial de supervisión y hace decaer la expectativa de confidencialidad. c) Obliga a pedir autorización judicial. d) Solo afecta a los equipos compartidos.
Respuesta: b).
61. La STS 119/2018, de la Sala de lo Social, valida el examen del correo del trabajador siempre que sea:
a) Libre y sin condiciones. b) Ponderado, conforme a un juicio de proporcionalidad caso por caso. c) Autorizado por el propio trabajador en cada ocasión. d) Realizado por un tercero independiente.
Respuesta: b).
62. La STS 225/2024 declaró nula una política empresarial de uso de dispositivos digitales porque:
a) Prohibía el uso personal. b) Se había elaborado sin la participación de la representación de las personas trabajadoras. c) No estaba traducida. d) Permitía el control del correo.
Respuesta: b). Lo exige el artículo 87.3 de la Ley Orgánica 3/2018.
63. Según la STC 241/2012, en un ordenador de uso común y respecto de un programa instalado contra la prohibición expresa de la empresa:
a) Existe plena expectativa de intimidad. b) No existe expectativa razonable de intimidad ni de secreto de las comunicaciones. c) Se requiere autorización judicial previa. d) La empresa no puede fijar condiciones de uso.
Respuesta: b).
64. La sentencia del Tribunal Europeo de Derechos Humanos en el asunto Bărbulescu contra Rumanía establece:
a) La prohibición absoluta de controlar el correo del trabajador. b) Un conjunto de factores de ponderación, entre ellos la información previa y la existencia de medios menos intrusivos. c) La libertad plena del empleador. d) La obligación de cifrar todo el correo.
Respuesta: b).
65. El panel de carpetas muestra carpetas del sistema que:
a) Pueden eliminarse libremente. b) No pueden eliminarse. c) Solo existen con IMAP. d) Se crean manualmente.
Respuesta: b).
66. La búsqueda de Outlook permite acotar el ámbito a:
a) Solo la carpeta actual. b) Carpeta actual, subcarpetas, buzón completo o todos los elementos. c) Solo el buzón completo. d) Solo los elementos sin leer.
Respuesta: b).
67. Adjuntar un archivo puede hacerse:
a) Solo desde Insertar, Adjuntar archivo. b) Desde Insertar, Adjuntar archivo o arrastrando el archivo a la ventana del mensaje. c) Solo arrastrando. d) Solo desde el explorador.
Respuesta: b).
68. Un mensaje sin asunto:
a) No puede enviarse. b) Genera un aviso antes de enviarse. c) Se envía sin advertencia. d) Se guarda automáticamente en Borradores.
Respuesta: b).
69. Al configurar respuestas automáticas para el exterior de la organización, conviene:
a) Detallar el motivo de la ausencia y un teléfono personal. b) Limitarse a lo imprescindible, sin datos personales innecesarios. c) Incluir la dirección particular por si hay urgencias. d) Reenviar automáticamente a una cuenta personal.
Respuesta: b).
70. Si se envía por error un mensaje con datos de un expediente a un destinatario equivocado, lo correcto es:
a) Intentar revocarlo y no hacer nada más. b) Valorar si hay brecha de seguridad, comunicarlo al responsable y al delegado de protección de datos y solicitar la eliminación al destinatario. c) Esperar a ver si responde. d) Reenviar el mensaje correcto sin más.
Respuesta: b). La revocación rara vez funciona y no sustituye a la gestión del incidente.
11. Preguntas de estilo de examen redactadas por TestMiOpo
Diez preguntas con el tono y la extensión de enunciado de la Comisión Permanente de Selección. Son originales.
1. Una unidad debe comunicar la apertura de un plazo a trescientos interesados, sin que ninguno conozca la dirección de los demás. Señale el procedimiento correcto.
a) Un mensaje con las trescientas direcciones en el campo Para.
b) Un mensaje con las trescientas direcciones en el campo CC.
c) Un mensaje con la dirección de la unidad en Para y las trescientas en CCO, o una combinación de correspondencia.
d) Trescientos mensajes reenviados uno a uno desde el primero.
Respuesta: c). Poner las direcciones en Para o CC las revela a todos los destinatarios.
2. Un usuario configura su cuenta con POP3 en el ordenador de la oficina y desea consultarla también desde otro equipo. Señale la afirmación correcta.
a) Verá los mismos mensajes en ambos equipos, sincronizados.
b) En su configuración clásica, POP3 descarga los mensajes al primer equipo y pueden no estar disponibles en el segundo.
c) POP3 sincroniza carpetas y estado de leído.
d) POP3 es el protocolo de envío.
Respuesta: b). IMAP es el protocolo indicado para varios dispositivos.
3. Se recibe un mensaje con tres archivos adjuntos y se pulsa Responder. Señale qué ocurre.
a) La respuesta incluye los tres adjuntos.
b) La respuesta incluye solo el primero.
c) La respuesta no incluye los adjuntos.
d) Outlook pregunta si se desean incluir.
Respuesta: c). Los adjuntos viajan al reenviar, no al responder.
4. Una regla creada para mover a una carpeta los avisos de una aplicación no se ejecuta, pese a estar bien definida. La causa más probable es que:
a) La cuenta sea IMAP.
b) Una regla anterior de la lista incluya la acción de detener el proceso de más reglas.
c) La carpeta de destino esté vacía.
d) El mensaje tenga adjuntos.
Respuesta: b). Las reglas se aplican en orden y esa acción corta la cadena.
5. Señale la afirmación correcta sobre la confirmación de lectura.
a) La genera el servidor con independencia del destinatario.
b) El destinatario puede negarse a enviarla, de modo que su ausencia no prueba que no se haya leído.
c) Es obligatoria en las comunicaciones administrativas.
d) Equivale al acuse de recibo de una notificación.
Respuesta: b).
6. Un funcionario crea una regla para que todo su correo del trabajo se reenvíe automáticamente a su cuenta personal, con el fin de consultarlo fuera de la oficina. Señale la afirmación correcta.
a) Es una práctica recomendable de organización personal.
b) Es indiferente si no incluye adjuntos.
c) Constituye una salida de información fuera del entorno corporativo y suele estar prohibida por la política de seguridad.
d) Solo sería incorrecta si la cuenta personal fuera de un proveedor extranjero.
Respuesta: c).
7. Señale la diferencia correcta entre la Bandeja de salida y Elementos enviados.
a) Son la misma carpeta con distinto nombre.
b) La Bandeja de salida guarda los mensajes pendientes de salir y Elementos enviados los que ya salieron.
c) Elementos enviados guarda los borradores.
d) La Bandeja de salida guarda los mensajes recibidos con importancia alta.
Respuesta: b).
8. Se recibe un aviso por correo electrónico indicando que existe una notificación disponible en la sede electrónica. Señale la afirmación correcta.
a) El correo es la notificación y desde su recepción corren los plazos.
b) El correo es un aviso; la notificación se practica por el cauce previsto en los artículos 41 a 43 de la Ley 39/2015.
c) Sin ese correo la notificación es nula en todo caso.
d) El aviso sustituye a la comparecencia en sede electrónica.
Respuesta: b).
9. Señale la afirmación correcta sobre el archivo con extensión .ost.
a) Es la copia de seguridad recomendada del buzón.
b) Es la copia local sincronizada de un buzón y se reconstruye desde el servidor, por lo que no sirve como copia de seguridad.
c) Contiene únicamente los contactos y el calendario.
d) Solo se genera con cuentas POP3.
Respuesta: b).
10. En un mensaje dirigido a veinte personas en Para y dos en CCO, uno de los destinatarios pulsa Responder a todos. Señale quién recibe la respuesta.
a) Las veintidós personas.
b) El remitente y las veinte de Para.
c) Solo el remitente.
d) Solo las dos de CCO.
Respuesta: b). Quien está en copia oculta no consta en el mensaje y no puede ser destinatario de la respuesta.
12. Fuentes oficiales citadas
| Fuente | Referencia | Enlace |
|---|---|---|
| Convocatoria vigente del Cuerpo General Auxiliar, que fija el programa y el entorno ofimático | Resolución de 18 de diciembre de 2025, BOE-A-2025-26262 | https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2025-26262 |
| Práctica de las notificaciones administrativas, artículos 41 a 43 | Ley 39/2015, de 1 de octubre, BOE-A-2015-10565 | https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10565 |
| Convocatorias y sesiones de los órganos colegiados, artículo 17, apartados 1 y 3, sobre remisión de convocatorias por medios electrónicos y validez del correo electrónico en las sesiones a distancia | Ley 40/2015, de 1 de octubre, BOE-A-2015-10566 | https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-10566 |
| Protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, artículo 87 sobre derecho a la intimidad en el uso de dispositivos digitales | Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, BOE-A-2018-16673 | https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673 |
| Cuestionarios oficiales y plantillas de respuestas usados en el análisis de frecuencia | Comisión Permanente de Selección, INAP | https://www.inap.es/es/seleccion/procesos-selectivos-de-cuerposescalas-generales/cuerpo-general-auxiliar-de-la-administracion-del-estado |
La documentación del fabricante sobre funciones y métodos abreviados de Outlook se ha usado como referencia técnica. Las combinaciones con letra dependen del idioma de la interfaz, de modo que solo se recogen las confirmadas en documentación en español y las independientes del idioma.
13. Control de calidad de este tema
| Comprobación | Estado |
|---|---|
| Cobertura literal del enunciado oficial: conceptos elementales y funcionamiento, entorno de trabajo, enviar, recibir, responder y reenviar, creación de mensajes, reglas de mensaje y libreta de direcciones | Completa |
| Nivel del tema según rendimiento medido | A, 5,67 puntos por ejercicio |
| Preguntas de test originales, con respuesta explicada | 70 |
| Preguntas de estilo de examen originales | 10 |
| Trampas de examen | 20 |
| Frecuencia medida sobre cuestionarios oficiales, no estimada | Sí, 6 ejercicios y 34 preguntas del tema |
| Enunciados oficiales reproducidos literalmente | Ninguno |
| Resoluciones citadas, todas comprobadas | 5, más la del TEDH en el asunto Bărbulescu |
| Rayas tipográficas | Ninguna |
| Referencias al BOE con enlace | Sí, cuatro fuentes oficiales |
| Extensión del nivel A | 15.951 palabras, dentro del intervalo de 15.000 a 17.500 |
| Marcadores de captura pendientes de imagen | 3 |
| Revisión jurídica por colegiado | Pendiente |
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40 preguntas de Microsoft Outlook 365, con la solución explicada. Leer el tema y no medirse es la forma más común de creer que uno se lo sabe.
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